Estou obcecado em ser tão produtivo quanto humanamente possível, seja definindo prazos melhores ou encontrando a maneira mais eficaz de programar meus dias.
Mas a minha caixa de entrada ainda era uma enorme sugestão de tempo. E o kicker é: eu estava enviando muitos e-mails repetidamente.
Foi quando comecei a usar respostas prontas. Se você não estiver familiarizado com eles, poderá salvar uma resposta criada e, em vez de redigitá-la constantemente, poderá clicar nela e inseri-la em seu email, economizando tempo e esforço.
Ainda não foi vendido? Escrevi cinco modelos comuns que economizam tempo para você começar e que vão convencê-lo de que isso faz sentido. (Mas primeiro, você precisa configurar. Se você é um usuário do Gmail, encontrará instruções aqui. E se você for um usuário do Outlook, ele será chamado de "Partes rápidas" e poderá vê-las Aqui.)
1. Para Colocar Resposta
Às vezes, você pode disparar uma resposta rápida. Mas outras vezes, sua resposta exigirá mais atenção ou trabalho de campo. Como você não deseja ignorar a pessoa enquanto isso, envie-a para que ela saiba que você responderá quando puder. Se parece com isso:
2. Para desarmar uma situação
Você sabe que uma das piores coisas que você pode fazer quando as tensões estão altas é dizer a alguém como você se sente por e-mail. Em vez de arriscar quando as emoções são fortes, use um modelo pré-criado para ter certeza de que você está usando um tom apropriado no local de trabalho. Se parece com isso:
3. Compartilhar instruções
Você está constantemente dizendo às pessoas como navegar no seu site ou usar seu banco de dados? Em vez de digitar novamente as instruções uma e outra vez, digite-o uma vez e você não terá que se preocupar com a falta de etapas quando ficar estressado ou super ocupado (ou replicar o trabalho durante toda a semana). Se parece com isso:
4. Puntar o trabalho de baixa prioridade
Tem muito no seu prato? Mantenha seu e-mail conciso e honesto, oferecendo alternativas. Tente isto:
5. Para enviar um anexo
"Por favor, encontrar anexado …" tem de ser uma das respostas de e-mail mais comuns, o que o torna um candidato perfeito para um modelo de resposta predefinida. (Apenas certifique-se de anexar o arquivo antes de clicar em “Enviar!”). Tente isto:
Salvar respostas de e-mail ajudará você a gerenciar sua caixa de entrada e seu tempo. Dessa forma, você pode escrevê-las quando estiver com o mesmo nível de raciocínio e pensar com clareza, e tê-las à mão para esse dia estressante e desgastado pelo tempo.
Finalmente, não se esqueça que só porque eles são salvos não significa que eles estão em pedra. Sinta-se à vontade para mudá-los se for necessário, para que eles realmente trabalhem para você seguir em frente.
