Todo mundo está sempre procurando uma maneira de facilitar o trabalho. E não faltam dicas, truques e truques criados para ajudar nesse objetivo.
Mas o que funciona para mim dia após dia é automatizar tarefas repetitivas. A ideia por trás disso é que ela economiza sua energia mental para projetos que realmente exigem pensamento e foco profundos.
Você provavelmente está pensando, isso parece ótimo, mas como faço isso?
Tudo o que você precisa fazer é criar uma folha de dicas.
A folha mais fácil e útil contém itens que você copia e cola normalmente. Não importa em qual indústria você está. Se você usa um computador para o seu trabalho, provavelmente há várias coisas que você precisa procurar regularmente antes de concluir uma tarefa.
Para mim, são algumas linhas diferentes de código HTML que eu preciso frequentemente para fazer upload de artigos para o Muse.
Em posições passadas, eu tinha algumas planilhas que economizam tempo e preservam o foco: uma para fórmulas de planilha do Excel, outra para cabeçalhos de memorando e a mais popular, um documento com números de telefone e instruções de login do computador para novos funcionários. Em vez de lidar com o incômodo de procurar o número de telefone do escritório financeiro mais uma vez, eu poderia simplesmente recorrer ao meu confiável documento, copiar e colar o que eu precisava, e enviar o email sem perder força.
Então, exatamente como você começou?
Passo 1: Tome nota do que você se encontra reescrevendo ou pesquisando repetidamente
Talvez você envie muitos dos mesmos e-mails com palavras similares todos os dias. Se você está escrevendo do zero toda vez, você está desperdiçando energia cerebral valiosa (e tempo). Como você pode ver no exemplo acima, meus amigos estão sempre me perguntando como usar o The Muse - agora tenho uma resposta rápida pronta para uso.
Sua "folha de dicas" pode consistir em alguns modelos de email prontos para serem reutilizados, dependendo de quem é o destinatário. (E se você usa o Gmail, definitivamente analise as respostas predefinidas - é uma mudança no jogo).
Etapa 2: escolha uma maneira de armazenar suas informações
Não há uma maneira de fazer isso - use o programa que faz mais sentido para você. Isso pode significar um documento do Word, o Google Doc, uma entrada no Bloco de notas ou até mesmo rascunhos de e-mails armazenados em uma pasta anotada. Tudo o que você escolhe, o importante é que você pode facilmente referenciá-lo.
Etapa 3: gaste 20 minutos preenchendo seu documento com os itens do primeiro passo
Seja o que for (e-mails, fórmulas do Excel ou talvez números de telefone), vale a pena tentar digitá-lo em um documento apenas uma vez e, em seguida, torná-lo facilmente acessível para reutilização no futuro. Eu sei que para mim, foi um grande alívio (e economizei provavelmente horas) apenas olhar para a nota na minha área de trabalho para copiar e colar as fórmulas do Excel que eu encontrei olhando várias vezes ao dia.
E você pode até manter essa velha escola, se preferir. Leve meu antigo administrador do escritório: ela bordou o monitor com diferentes notas coloridas que a ajudaram a se referir rapidamente a códigos de status e acrônimos que ela precisava diariamente.
Seja qual for o sistema que você preferir - uma nota em seu caderno digital, um documento do Word ou até mesmo uma nota adesiva - encontre algo que funcione para você. E embora eu saiba que às vezes pode ser difícil fazer uma pausa na sua lista de tarefas loucas para trabalhar em algo que pareça entediante no momento, isso é um truque de trabalho que economizará horas por toda a fila. Você pode fazer isso no tempo que levaria para pegar um café no quarteirão.
Então, o que você está esperando? É uma das coisas mais fáceis que você pode fazer para melhorar sua produtividade diária.
