Dos e Dont de inserir dados no Excel

Este tutorial aborda alguns dos prós e contras básicos de inserir dados em programas de planilhas como Excel, Google Spreadsheets e Open Office Calc.

Inserir dados corretamente na primeira vez pode evitar problemas mais tarde e facilitar o uso de várias ferramentas e recursos do Excel, como fórmulas e gráficos.

Visão geral da entrada de dados do Excel

Os principais prós e contras que você deve sempre ter em mente ao usar o Excel são:

1. Faz Planeje sua planilha.
2. Não faça deixe linhas ou colunas em branco ao inserir dados relacionados.
3. Faz salve com freqüência e salve em dois lugares.
4. Não faça use números como cabeçalhos de coluna e não inclua unidades com os dados.
5. Faz use referências de célula e intervalos nomeados em fórmulas.
6. Não faça deixe as células contendo fórmulas desbloqueadas.
7. Faz classifique seus dados.

Planeje sua planilha

Quando se trata de inserir dados no Excel, é uma boa ideia fazer um pouco de planejamento antes de começar a digitar.

Saber para que a planilha será usada, os dados que ela conterá e o que será feito com esses dados podem afetar muito o layout final da planilha.

O planejamento antes da digitação pode economizar tempo mais tarde se a planilha precisar ser reorganizada para torná-la mais eficiente e mais fácil de trabalhar.

Pontos a considerar

• Qual é o propósito da planilha?
• Quantos dados a planilha terá?
• Os gráficos são necessários?
• A planilha será impressa?

Qual é o objetivo da planilha?

• O objetivo da planilha ajudará a determinar a localização dos dados, pois as informações mais importantes precisam estar visíveis e facilmente acessíveis.
• Quais cálculos são necessários? Os cálculos afetam quais fórmulas e funções são necessárias e onde elas serão localizadas.

Quantos dados a planilha contém?

A quantidade de dados que a planilha inicialmente armazenará e quanto será adicionada posteriormente afetará o número de planilhas usadas.

• Não divulgue muito os seus dados, pois isso pode dificultar a localização de informações específicas, e os cálculos que abrangem várias planilhas ou pastas de trabalho podem começar a afetar o desempenho do Excel.
• Para planilhas grandes, às vezes é útil exibir totais de colunas importantes acima dos títulos das colunas, em vez de forçar os usuários a rolar para a parte inferior da planilha para ver as informações.

Os gráficos são necessários?

Se todos ou parte dos dados devem ser exibidos em um gráfico ou gráficos, isso pode afetar o layout das informações.

• Dependendo do tipo de gráfico, os dados podem precisar ser agrupados de forma diferente - como a utilização de uma área de resumo para gráficos de pizza.
• Para planilhas grandes, os gráficos podem ser movidos para páginas separadas para facilitar o apinhamento.

A planilha será impressa?

O modo como os dados são organizados pode ser afetado se todos ou alguns dados forem impressos, dependendo se o layout retrato ou paisagem for escolhido e o número de folhas necessárias.

• Se a vista retrato em papel tamanho carta normal (8 1/2 X 11) é para ser usado, considere colocar a maioria dos dados em linhas em algumas colunas, para que todos os títulos sejam visíveis em uma folha.
• Se várias planilhas forem necessárias, considere imprimir cabeçalhos de coluna na parte superior de cada página para facilitar a leitura dos dados.
• Se muitas colunas de dados precisarem ser impressas, o layout de paisagem poderá manter todos os cabeçalhos em uma única página. Novamente, se várias folhas forem necessárias, imprima os títulos das colunas no topo de cada página.
• Se os gráficos devem ser impressos, movê-los para uma folha separada pode simplificar a tarefa.

Não deixe linhas ou colunas em branco em dados relacionados

Deixar linhas ou colunas em branco em tabelas de dados ou intervalos de dados relacionados pode dificultar o uso adequado de vários recursos do Excel, como gráficos, tabelas dinâmicas e determinadas funções.

Até mesmo as células em branco em uma linha ou coluna contendo dados podem causar problemas, conforme mostrado na imagem acima.

A ausência de espaços vazios também tornará mais fácil para o Excel detectar e selecionar todos os dados relacionados em um intervalo se forem usados ​​recursos como classificação, filtragem ou AutoSoma.

Em vez de deixar linhas ou colunas em branco, use bordas ou formate títulos e rótulos usando negrito ou sublinhado para dividir os dados e facilitar a leitura.

Digite seus dados em coluna quando possível.

• Ao colocar sua planilha, coloque um cabeçalho descritivo no topo da primeira coluna da tabela com os dados abaixo.
• Se houver mais de uma série de dados, liste-as uma após a outra em colunas (da esquerda para a direita) com o título de cada série de dados na parte superior.

Mantenha os dados não relacionados separados

Embora manter dados relacionados juntos seja importante, ao mesmo tempo, pode ser útil manter separados os intervalos de dados não relacionados.

Deixar colunas ou linhas em branco entre intervalos de dados diferentes ou outros dados na planilha tornará novamente mais fácil para o Excel detectar e selecionar intervalos ou tabelas de dados relacionados corretamente.

Salvar com freqüência

A importância de salvar seu trabalho com freqüência não pode ser exagerada - ou declarada com muita frequência.

Claro, se você estiver usando uma planilha baseada na web, como Google Spreadsheets ou Excel Online em seguida, salvar não é um problema, pois nenhum dos programas possui uma opção de salvamento, mas, em vez disso, trabalha com um recurso de salvamento automático.

No entanto, para programas baseados em computador, após duas ou três alterações, seja adicionar dados, fazer uma alteração de formatação ou inserir uma fórmula, salve a planilha.

Se isso parece demais, salve pelo menos a cada dois ou três minutos.

Embora a estabilidade dos computadores e do software de computador tenha melhorado drasticamente nos últimos anos, o software ainda falha, falhas de energia ainda acontecem e outras pessoas às vezes tropeçam no cabo de alimentação e o puxam para fora da tomada da parede.

E quando isso acontece, a perda de qualquer quantidade de dados - grandes ou pequenos - só aumenta sua carga de trabalho ao tentar reconstruir o que você já fez.

Excel tem um Salvamento automático recurso, que geralmente funciona muito bem, mas não deve ser invocado. Adquira o hábito de proteger seus próprios dados com salvamentos frequentes.

Atalho para salvar

Salvar não tem que ser uma tarefa onerosa de mover o mouse para a faixa de opções e clicar nos ícones. Use o hábito de salvar usando a combinação de atalhos de teclado de:

Ctrl + S

Salvar em dois lugares

Outro aspecto do salvamento que não pode ser exagerado é a importância de salvar seus dados em dois locais diferentes.

O segundo local é, obviamente, um backup, e já foi dito várias vezes " Backups são como seguros: tenha um e você provavelmente não precisará dele, não tenha um e provavelmente '.

O melhor backup é aquele que está em um local físico diferente do original. Afinal, qual é o sentido de ter duas cópias de um arquivo se elas:

• Estão no mesmo disco rígido que falha?
• Está no mesmo computador, que é roubado?
• Estão no mesmo prédio que queima no chão?

Backups baseados na web

Novamente, fazer um backup não precisa ser uma tarefa onerosa ou demorada.

Se a segurança não for um problema - se, digamos, a planilha for uma lista de seus DVDs - enviar por e-mail uma cópia usando um webmail para que uma cópia permaneça no servidor provavelmente é suficiente.

Se a segurança é um problema, o armazenamento na web ainda é uma opção - embora com uma empresa especializada nesse tipo de coisa e cobra uma taxa por isso.

No caso de planilhas on-line, presumivelmente, os proprietários do programa fazem backup de seus servidores - e isso inclui todos os dados do usuário. Mas, por segurança, baixe uma cópia do arquivo para o seu próprio computador.

Não use números como cabeçalhos de coluna e não inclua unidades com os dados

Use cabeçalhos na parte superior das colunas e no início das linhas para identificar seus dados, pois eles tornam as operações como classificação muito mais fáceis, mas não usam números como - 2012, 2013 e assim por diante - para fazer isto.

Como mostrado na imagem acima, cabeçalhos de colunas e linhas que são apenas números podem ser incluídos inadvertidamente nos cálculos. Se suas fórmulas contêm funções como:

• AutoSoma
• AutoMax
• AutoAverage

que seleciona automaticamente o intervalo de dados para o argumento da função.

Normalmente, essas funções primeiro procuram colunas de números acima de onde elas estão localizadas e depois à esquerda para uma linha de números, e quaisquer cabeçalhos que sejam apenas números serão incluídos no intervalo selecionado.

Os números usados ​​como cabeçalhos de linha também podem ser confundidos com outra série de dados, se selecionados como parte de um intervalo para um gráfico, em vez de como rótulos de eixos.

Formate números nas células de título como texto ou crie rótulos de texto precedendo cada número com um apóstrofo (') - como' 2012 e '2013. O apóstrofo não é exibido na célula, mas altera o número para dados de texto.

Mantenha as unidades nos títulos

Não insira moeda, temperatura, distância ou outras unidades em cada célula com os dados numéricos.

Se você fizer isso, há uma boa chance de que o Excel ou o Google Spreadsheets exibam todos os seus dados como texto.

Em vez disso, coloque as unidades nos títulos no topo da coluna, o que, por acaso, garantirá que esses títulos sejam pelo menos texto e não criarão o problema discutido acima.

Texto à esquerda, números à direita

Uma maneira rápida de saber se você tem dados de texto ou números é verificar o alinhamento dos dados em uma célula. Por padrão, os dados de texto são alinhados à esquerda no Excel, e os dados do Google Spreadsheets e do número são alinhados à direita em uma célula.

Embora esse alinhamento padrão possa ser facilmente alterado, a formatação não é normalmente aplicada até que todos os dados e fórmulas tenham sido inseridos, portanto, o alinhamento padrão pode fornecer uma pista antecipada de que algo está errado na planilha.

Por cento e símbolos de moeda

A melhor prática para inserir todos os dados em uma planilha é inserir apenas o número simples e, em seguida, formatar a célula para exibir o número corretamente - e isso inclui porcentagens e valores monetários.

No entanto, o Excel e o Google Spreadsheets aceitam porcentagens de símbolos que são digitados em uma célula junto com o número e ambos também reconhecem símbolos monetários comuns, como o símbolo do dólar ($) ou o símbolo da libra esterlina (£) se forem digitados célula juntamente com dados numéricos, mas outros símbolos monetários, como o Rand Sul-Africano (R), provavelmente serão interpretados como texto.

Para evitar possíveis problemas, siga as práticas recomendadas mencionadas acima, insira a quantidade e, em seguida, formate a célula para a moeda em vez de digitar o símbolo da moeda.

Use referências de célula e intervalos nomeados em fórmulas

As referências de células e intervalos nomeados podem e devem ser usados ​​em fórmulas para tornar mais rápido e fácil manter as fórmulas e, por extensão, toda a planilha, livres de erros e atualizadas.

• As referências de célula são uma combinação da letra da coluna e do número da linha de uma célula - como A1, B23 e W987 - e são usadas para identificar o local dos dados em uma planilha.
• Um intervalo nomeado ou nome definido é semelhante a uma referência de célula em que é usado para identificar uma célula ou intervalo de células em uma planilha.

Referenciando Dados em Fórmulas

Fórmulas são usadas no Excel para executar cálculos - como adição ou subtração.

Se números reais forem incluídos em fórmulas como:

= 5 + 3

Toda vez que as alterações de dados dizem para 7 e 6, a fórmula precisa ser editada e os números alterados para que a fórmula se torne:

= 7 + 6

Se, em vez disso, os dados são inseridos em células na planilha, as referências de célula ou nomes de intervalo podem ser usados ​​na fórmula em vez dos números.

Se o número 5 é inserido na célula A1 e 3 na célula A2, a fórmula se torna:

= A1 + A2

Para atualizar os dados, altere o conteúdo das células A1 e A2, mas a fórmula permanece a mesma, pois o Excel atualiza automaticamente os resultados da fórmula.

A economia de tempo e esforço aumentará se a planilha contiver fórmulas mais complicadas e se várias fórmulas fizerem referência aos mesmos dados, já que os dados precisam ser alterados apenas em um local e todas as fórmulas que fazem referência a ele serão atualizadas.

Usar referências de célula ou intervalos nomeados também torna sua planilha mais segura, pois permite proteger as fórmulas de alterações acidentais, deixando as células de dados que podem ser alteradas.

Apontando para os dados

Outro recurso do Excel e do Google Spreadsheets é que eles permitem inserir referências de célula ou nomes de intervalo em fórmulas usando o apontador, que envolve clicar em uma célula para inserir a referência na fórmula.

Apontar reduz a possibilidade de erros causados ​​pela digitação incorreta da referência de célula ou pelo erro de digitação de um nome de intervalo.

Use intervalos nomeados para selecionar dados

Dando uma área de dados relacionados, um nome pode tornar muito mais fácil selecionar os dados ao realizar ordenações ou operações de filtragem.

Se o tamanho de uma área de dados for alterado, o intervalo de um nome pode ser facilmente editado usando o Gerenciador de nomes.

Não deixe as células contendo fórmulas desprotegidas

Depois de gastar tanto tempo obtendo suas fórmulas corretas e usando as referências de célula corretas, muitas pessoas cometem o erro de deixar essas fórmulas vulneráveis ​​a mudanças acidentais ou não intencionais.

Colocar dados em células na planilha e, em seguida, fazer referência a esses dados em fórmulas, permite que as células que contêm as fórmulas sejam bloqueadas e, se necessário, protegidas por senha para mantê-las seguras.

Ao mesmo tempo, as células que contêm os dados podem ser deixadas desbloqueadas para que alterações possam ser facilmente inseridas para manter a planilha atualizada.

Proteger uma planilha ou pasta de trabalho é um processo de duas etapas:

1. Certifique-se de que as células corretas estão bloqueadas.
2. Aplique a opção de folha de proteção e, se desejar, adicione uma senha.

Classifique seus dados

Classifique seus dados depois de terminar de inseri-los.

Trabalhar com pequenas quantidades de dados não classificados no Excel ou no Google Spreadsheets geralmente não é um problema, mas, à medida que um número de dados aumenta, aumenta também a dificuldade de trabalhar com eficiência.

Os dados classificados são mais fáceis de entender e analisar, e algumas funções e ferramentas, como VLOOKUP e SUBTOTAL, exigem dados ordenados para retornar os resultados corretos.

Além disso, classificar seus dados de maneiras diferentes pode facilitar a identificação de tendências que inicialmente não são óbvias.

Selecionando Dados para Serem Ordenados

Antes que os dados possam ser classificados, o Excel precisa saber o intervalo exato que deve ser classificado e, normalmente, o Excel é muito bom em selecionar áreas de dados relacionados, desde que seja digitado:

1. Não foram deixadas linhas ou colunas em branco dentro de uma área de dados relacionados;
2. E linhas e colunas em branco foram deixadas entre áreas de dados relacionados.

O Excel também determinará, com bastante precisão, se a área de dados tem nomes de campo e excluirá essa linha dos registros a serem classificados.

No entanto, permitir que o Excel selecione o intervalo a ser classificado pode ser arriscado, especialmente com grandes quantidades de dados que são difíceis de verificar.

Usando nomes para selecionar dados

Para garantir que os dados corretos sejam selecionados, destaque o intervalo antes de iniciar a classificação.

Se o mesmo intervalo deve ser classificado repetidamente, a melhor abordagem é dar um nome a ele.

Se um nome for definido para o intervalo a ser classificado, digite o nome na Caixa de Nome ou selecione-o na lista suspensa associada e o Excel destacará automaticamente o intervalo correto de dados na planilha.

Linhas e Colunas Escondidas e Ordenação

Linhas e colunas ocultas de dados não são movidas durante a classificação, portanto, elas precisam ser reexibidas antes que a classificação ocorra.

Por exemplo, se a linha 7 estiver oculta e fizer parte de um intervalo de dados classificado, ela permanecerá como linha 7 em vez de ser movida para o local correto como resultado da classificação.

O mesmo vale para colunas de dados. Classificar por linhas envolve reordenar colunas de dados, mas se a coluna B estiver oculta antes da classificação, permanecerá como Coluna B e não será reordenada com as outras colunas no intervalo classificado.

Todos os números devem ser armazenados como números

Verifique se todos os números estão armazenados como números. Se os resultados não forem os esperados, a coluna poderá conter números armazenados como texto e não como números. Por exemplo, números negativos importados de alguns sistemas contábeis ou um número inserido com um ' (apóstrofo) são armazenados como texto.

Quando você rapidamente classifica os dados com o A-Z ou Z-A botão, as coisas podem dar errado. Se houver uma linha em branco ou colunas em branco nos dados, parte dos dados poderá ser classificada, enquanto outros dados serão ignorados. Imagine a bagunça que você terá, se os nomes e o número de telefone não corresponderem mais ou se os pedidos forem para os clientes errados!

A maneira mais fácil de garantir que o intervalo correto de dados seja selecionado antes da classificação é fornecer um nome.

A segunda suposição afeta exatamente o que o Excel classifica. Se você tiver uma única célula selecionada, o Excel estende a seleção para selecionar um intervalo (bem como pressionar Ctrl + Shift + 8) delimitada por uma ou mais colunas e linhas em branco. Em seguida, ele examina a primeira linha no intervalo selecionado para determinar se contém informações de cabeçalho ou não.

É aqui que a classificação com as ferramentas da barra de ferramentas pode se tornar complicada. Seu cabeçalho (supondo que você tenha um) deve atender a algumas diretrizes rígidas para que o Excel o reconheça como um cabeçalho. Por exemplo, se houver células em branco na linha de cabeçalho, o Excel pode pensar que não é um cabeçalho. Da mesma forma, se a linha de cabeçalho for formatada da mesma forma que as outras linhas no intervalo de dados, talvez ela não a reconheça. Além disso, se sua tabela de dados consistir inteiramente de texto e sua linha de cabeçalho não contiver nada além de texto, o Excel praticamente não reconhecerá a linha de cabeçalho. (A linha parece com outra linha de dados para o Excel.)

Somente após selecionar o intervalo e determinar se há uma linha de cabeçalho, o Excel fará a classificação real. Quão satisfeito você está com os resultados depende se o Excel obteve tanto a seleção do intervalo quanto a determinação da linha do cabeçalho. Por exemplo, se o Excel não achar que você tem uma linha de cabeçalho, o seu cabeçalho será classificado no corpo dos dados; isso geralmente é uma coisa ruim.

Para garantir que seu intervalo de dados seja reconhecido corretamente, use o Ctrl + Shift + 8 atalho para ver o que o Excel seleciona; isso é o que será classificado. Se não corresponder às suas expectativas, você precisará modificar o caractere dos dados em sua tabela ou selecionar o intervalo de dados antes de usar os dados. Ordenar caixa de diálogo.

Para se certificar de que o seu cabeçalho é reconhecido corretamente, use o Ctrl + Shift + 8 atalho para selecionar o intervalo de dados, em seguida, olhe para a primeira linha. Se o seu cabeçalho tiver células em branco entre as selecionadas na primeira linha ou a primeira linha estiver formatada como a segunda linha, ou se você tiver mais de uma linha de cabeçalho selecionada, o Excel presumirá que você não possui linha de cabeçalho. Para corrigir isso, faça alterações na linha de cabeçalho para garantir que ela seja reconhecida corretamente pelo Excel.

Finalmente, todas as apostas podem estar desativadas se a sua tabela de dados usar cabeçalhos de múltiplas linhas. O Excel tem dificuldade em reconhecê-los. Você compõe o problema quando espera incluir linhas em branco nesse cabeçalho; simplesmente não pode fazer isso automaticamente. Você pode, no entanto, simplesmente selecionar todas as linhas que você deseja classificar antes de fazer o tipo. Em outras palavras, seja específico no que você deseja que o Excel classifique; Não deixe o Excel fazer as suposições para você.

Datas e tempos armazenados como texto

Se os resultados da classificação por data não forem os esperados, os dados na coluna que contém a chave de classificação poderão conter datas ou horas armazenadas como dados de texto em vez de números (as datas e horas são apenas dados de números formatados).

Na imagem acima, o registro de A. Peterson acabou na parte inferior da lista, quando, com base na data de empréstimo de 5 de novembro de 2014, o registro deveria ter sido colocado acima do registro de A. Wilson, que também tem um data de empréstimo de 5 de novembro.

A razão para os resultados inesperados é que a data de empréstimo para A. Peterson foi armazenada como texto, e não como um número

Dados mistos e classificações rápidas

Ao usar o método de classificação rápida de registros que contêm dados de texto e número, eles são misturados, o Excel classifica os dados de número e texto separadamente - colocando os registros com dados de texto na parte inferior da lista classificada.

O Excel também pode incluir os títulos de coluna nos resultados de classificação - interpretando-os como apenas outra linha de dados de texto, em vez de nomes de campo para a tabela de dados.

Classificar avisos - caixa de diálogo Classificar

Como mostrado na imagem acima, se a caixa de diálogo Classificar for usada, mesmo para classificações em uma coluna, o Excel exibirá uma mensagem avisando que encontrou dados armazenados como texto e oferece a opção de:

• Classifique qualquer coisa que se pareça com um número como um número.
• Classifique números e números armazenados como texto separadamente.

Se você escolher a primeira opção, o Excel tentará colocar os dados de texto no local correto dos resultados de classificação.

Escolha a segunda opção e o Excel colocará os registros contendo dados de texto na parte inferior dos resultados de classificação, da mesma forma que acontece com classificações rápidas.