Não importa quanto tempo gastamos tentando otimizar nossa caixa de entrada - desde as mensagens de verificação de lote até a adição de sinos e assobios - o email toma conta de nossas vidas. Olhando para as minhas estatísticas do mês passado, recebi e processei mais de 10.000 e-mails (eek!), Então encontrar o caminho certo para gerenciar toda essa correspondência online tem sido fundamental para minha sanidade cotidiana.
Acontece que, no entanto, o "caminho certo" para gerenciar o e-mail depende muito do seu estilo pessoal. Arredei algumas das estratégias mais populares e bem-sucedidas para que você possa decidir qual delas é melhor para você:
1. LIFO: Último primeiro a sair
Esta técnica é baseada em deixar que as coisas antigas se tratem. É a maneira mais comum de as pessoas lidarem com a caixa de entrada, lendo o e-mail de cima para baixo (também conhecido como, começando com o e-mail mais recente recebido).
Isso é altamente conveniente e intuitivo, mas existem dois principais riscos dessa estratégia. O primeiro risco é que você provavelmente acabará com uma capacidade de resposta inconsistente. Nos dias em que você tem muito tempo para gastar no e-mail, você responderá aos contatos rapidamente. Nos dias em que você está ocupado e em reuniões, você terá mensagens se acumulando e sendo enterrado sob novos e-mails.
O segundo risco é que você pode perder boas oportunidades porque não deu seguimento a tempo. Se você optar por usar essa estratégia, mas quiser mitigar esses riscos, recomendo bloquear uma ou duas horas por semana durante as quais você alterna para a abordagem cronológica inversa (convenientemente descrita abaixo). Dessa forma, você eliminará qualquer coisa antiga que possa ser importante.
2. Reverso Cronológico
O oposto do LIFO, ter uma abordagem cronológica inversa significa lidar com os e-mails mais antigos primeiro. Se você usa o Gmail, pode alterar a classificação da sua caixa de entrada clicando no contador de e-mail no canto superior direito.
Com essa estratégia, muitas vezes você será confrontado com e-mails mais difíceis que você adiou, o que é ótimo para qualquer procrastinador crônico. No entanto, há uma desvantagem nessa estratégia. Se você trabalha em algum lugar onde recebe constantemente e-mails urgentes que realmente precisam ser respondidos imediatamente, pode ser arriscado adotar uma abordagem cronológica reversa. Com isso dito, você pode definitivamente combinar essa estratégia com o LIFO durante o dia de trabalho real, se for o caso.
3. Yesterbox
Famosamente usada pelo CEO da Zappos, Tony Hsieh, a técnica Yesterbox se concentra em lidar hoje com todos os e-mails que você recebeu ontem. Hsieh explica:
“Sua lista de tarefas a cada dia é simplesmente a caixa de entrada de emails de ontem (daí, 'Yesterbox'). O melhor de tudo é quando você acorda de manhã, sabe exatamente quantos e-mails você precisa fazer, há uma sensação de progresso ao processar cada e-mail de ontem e removê-lo de sua caixa de entrada, e há realmente um ponto quando você tem zero e-mails para processar a partir de ontem. Na verdade, existe uma sensação de conclusão quando você termina, o que é incrível ”.
Essa é uma ótima estratégia para qualquer um que se sinta constantemente afogado em e-mails. Embora eu recomende ler todo o seu como, a melhor parte é definitivamente a quantidade de controle que você vai recuperar em sua caixa de entrada. Ao contrário de outros métodos, seu alvo permanece o mesmo do dia, e você descobrirá, ao longo do tempo, que você terá um melhor controle de quanto tempo o e-mail levará para você. Você recebeu 25 e-mails ontem? OK, isso pode levar um pouco mais de uma hora. Tenha um grande dia com 70 e-mails chegando? Você pode planejar com antecedência e bloquear tempo adicional para gerenciar o volume.
4. Inbox Zero
Um termo cunhado por Merlin Mann, o Inbox Zero é uma estratégia de e-mail cujo objetivo é sempre manter sua caixa de entrada 100% vazia. Existem alguns grandes benefícios para isso: tudo é sempre tratado e você não perde tempo relendo um e-mail pela terceira vez antes de realmente agir. Essa estratégia é boa para os criadores de listas do tipo A (como eu!) Que gostam de ter controle total sobre suas caixas de entrada. Mas pela minha experiência, é fácil deixar sua caixa de entrada ditar sua vida se você levar isso longe demais. Sugestão: Acople o Inbox Zero ao Boomerang for Gmail, uma aplicação que permite enviar mensagens para fora da sua caixa de entrada até à data e hora da sua escolha, para que possa decidir entre responder e atrasar mais tarde, conforme necessário.
Se você está experimentando pela primeira vez, recomendo que você verifique o desafio de uma semana de Lily Herman para ficar no Inbox Zero antes de começar.
Depois de tentar cada método, posso dizer com certeza que escolher uma estratégia é combinar suas preferências pessoais com quaisquer hábitos que você gostaria de incentivar (ou desencorajar). Você pode achar que misturar e combinar funciona melhor para você. Eu passei um bom tempo no Inbox Zero e decidi que o esforço de fazer os últimos trabalhos não valeu a pena. Mas eu mantenho a minha caixa de entrada com menos de 20 e-mails quando vou para a cama todas as noites - apenas o suficiente para que eu possa ver todos eles na minha tela para uma verificação rápida de que nada caiu nas rachaduras. Contanto que você não seja um escravo da sua caixa de entrada e qualquer um que precise ouvir de você esteja obtendo uma resposta em tempo hábil, quem deve julgar?
