Sexta-feira passada, às 16h30, desliguei meu computador, limpei minha mesa e fui para casa. Um dos itens que eu joguei na lixeira antes de sair foi minha lista de tarefas para a semana: 150 itens, todos despachados. Eu não trabalhei uma única tarde da noite ou de manhã cedo naquela semana. E eu ainda tinha tempo em casa para fazer jantares decentes, ver amigos, passear com o cachorro e assistir muita TV.
Agora, antes de fazer qualquer suposição sobre o conteúdo da minha lista de tarefas ou a importância do meu trabalho em geral, devo mencionar que durante essa semana, cheguei a um comitê do conselho de administração, fiz uma proposta de doação para o USDA, reuniu-se com um diretor executivo da fundação principal, foi apresentado a um empresário líder por um executivo da Microsoft, apresentou três propostas de concessão e recebeu minha análise de desempenho anual (o que foi muito positivo, por sinal).
Em suma, faço muito trabalho a cada semana. Como faço isso sem ter um colapso nervoso - e com tempo de sobra? Aqui estão algumas dicas.
1. Saiba o que precisa ser feito
Embora pareça óbvio, as coisas que mais enfatizam as pessoas geralmente são as que elas não esperavam. Então, para começar a semana, revise tudo o que você precisa fazer em detalhes. Por exemplo, digamos que você saiba que uma proposta deve ser entregue na sexta-feira, e é seu trabalho fazer a narrativa, mas a equipe financeira é responsável pelo orçamento. Para garantir que todo o projeto seja concluído no prazo, adicione “check in com a equipe financeira sobre orçamento” à sua lista de tarefas.
Sou bastante agnóstico sobre ferramentas para listas de tarefas; Listas escritas funcionam tão bem para mim quanto soluções eletrônicas, como o Evernote ou o Asana. Mas eu tenho uma regra que a lista inteira precisa estar em um lugar. Você pode segmentar e reorganizar tudo o que quiser, mas deve ver tudo o que precisa fazer de uma só vez.
2. Saiba o que precisa ser feito primeiro
Quando supervisionei funcionários menos experientes, descobri que o maior obstáculo para eles não era saber como priorizar e organizar o dia.
Por exemplo, se houvesse um grande projeto para a próxima semana, eles iriam a todo vapor em direção a esse prazo, apesar de primeiro precisarem coletar informações de outro departamento - informações que provavelmente poderiam desfazer todo o trabalho que tinha feito. E enquanto isso, havia outros projetos menores em que eles poderiam ter feito progressos reais.
Suas prioridades também podem mudar com base no seu humor ou horário. Por exemplo, se estou tendo um dia particularmente sem criatividade, sei que seria mais eficaz priorizar um projeto de dados. Se estou em reuniões durante a maior parte do dia, atendo chamadas e emails entre compromissos, em vez de tentar lançar algo maior em um período de tempo tão curto.
Você será muito mais eficiente se trabalhar com suas prioridades e restrições, em vez de tentar resistir a elas.
3. Peça ajuda
Se eu não ganhei mais nada trabalhando em organizações sem fins lucrativos, aprendi que, se você não perguntar, você não consegue. Ninguém pode fazer o trabalho de uma organização sozinho. Se você não tem as habilidades ou tempo para fazer algo de forma eficiente, é seu dever pedir ajuda.
Felizmente, trabalhando para organizações sem fins lucrativos, geralmente consigo encontrar um voluntário para me ajudar com tarefas mais mundanas. Se eu precisar de um nível mais alto de conhecimento, retiro meu catálogo de endereços e vejo se conheço alguém que possa sugerir uma solução. Recentemente, por exemplo, eu estava sofrendo por causa de um relatório provisório para um doador. Estávamos no meio de um novo programa, então, embora soubesse que tínhamos feito muito, não sabia como transmitir isso no formulário do relatório. Então, eu peguei uma de minhas comunicações para um café, e ela sugeriu que ficasse focando todo o relatório em histórias de clientes e como elas interpretavam o novo programa.
Foi um avanço - um que eu nunca teria tido sozinho. O doador adorou e me colocou em contato com seu departamento de comunicação para divulgar o programa ainda mais. Uma vez que tive a ideia, levei uma semana para terminar o relatório - a mesma quantidade de tempo que passei me preocupando antes de me encontrar com meu amigo.
4. Feche o Loop
Sabe aquela sensação satisfatória de checar alguma coisa da sua lista de afazeres? Não apenas se sente bem; É uma maneira importante de indicar que você terminou uma tarefa e agora pode passar para outra coisa.
Mas antes de seguir em frente, você vai querer ter certeza de que você tem um registro de suas tarefas concluídas em algum lugar, para que você possa acompanhar se - ahem - os outros não são tão eficientes quanto você. Quando termino uma proposta de financiamento, por exemplo, sempre coloco um lembrete no meu calendário para acompanhar o financiador em oito semanas. Nessa altura, a maioria dos financiadores terá tomado as suas decisões e, se não o tiverem, poderão estar interessadas em aprender um pouco mais sobre a organização. Da mesma forma, seu chefe pode não responder a você sobre um projeto por algumas semanas, se você deixar para ele, mas um aviso depois de alguns dias pode levá-lo a dar uma olhada mais cedo.
Acredito firmemente em trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil. Meu trabalho é muito importante para mim e para as pessoas que minha organização serve para aceitar qualquer coisa, menos as melhores. Mas sei, por experiência, que me perturbar trabalhando mais de 60 horas por semana não ajuda ninguém no final. Trabalhar com mais eficiência significa melhores resultados e um fim de semana - o que poderia ser melhor do que isso?
