Enquanto todo mundo usa e-mail para pelo menos algumas comunicações de negócios a cada mês, alguns de nós usarão o e-mail como uma ferramenta diária para fazer nosso trabalho profissional. Usaremos o e-mail para nos comunicarmos com clientes, colegas de equipe, superiores e possíveis novos contratados ou possíveis novos empregadores. E sim, essas pessoas vão nos julgar pela nossa capacidade de criar uma mensagem escrita clara e profissional.
E-mail etiqueta, ou 'netiqueta', tem sido em torno de 27 anos da World Wide Web. Netiqueta é um conjunto de diretrizes amplamente aceitas para mostrar respeito e competência em seu email. Infelizmente, há pessoas que nunca tiveram tempo para aprender a netiqueta de e-mail para configurações de negócios. Ainda pior: há pessoas que confundem a netiqueta de e-mail com o estilo informal e solto de mensagens de texto.
Não deixe que um email mal elaborado mate sua credibilidade com um cliente ou um empregador superior ou em potencial. Aqui estão as regras de e-netiqueta de e-mail que irão atendê-lo bem e poupar seu constrangimento no local de trabalho.
01 de 10Insira o endereço de e-mail como a última coisa que você faz antes de enviar.
Isso parece contra-intuitivo, mas esta é uma excelente forma. Você espera até o final da sua redação e revisão antes de adicionar o (s) endereço (s) de e-mail ao cabeçalho do e-mail. Essa técnica poupará o embaraço de enviar a mensagem acidentalmente muito antes de você terminar o conteúdo e a revisão.
Isso é particularmente importante para um e-mail mais longo que tenha conteúdo confidencial, como o envio de um pedido de emprego, a resposta à pergunta de um cliente ou a comunicação de más notícias à sua equipe. Nesses casos, adiar o endereço de e-mail adiciona segurança quando você precisa se afastar de seu e-mail por algum tempo para coletar seus pensamentos e ensaiar suas palavras em sua mente.
Se você estiver respondendo a um e-mail e considerar que o conteúdo tem sensibilidades, basta excluir o endereço de e-mail do destinatário temporariamente até que esteja pronto para enviá-lo e, em seguida, adicionar o endereço novamente. Alternativamente, você pode recortar e colar o endereço de e-mail do destinatário em um arquivo do Bloco de Notas ou na página do OneNote, escrever o e-mail e recortar e colar o endereço de e-mail de volta.
Acredite em nós: uma linha de endereço de e-mail em branco enquanto a criação vai lhe poupar um grande sofrimento um dia!
02 de 10Triplo verifique se você está enviando a pessoa correta por e-mail.
Isso é particularmente importante se você trabalha em uma grande empresa ou departamento do governo. Quando você está enviando um e-mail confidencial para 'Mike' ou 'Heather' ou 'Mohammed', seu software de e-mail desejará digitar antecipadamente o endereço completo para você. Nomes populares como esses terão muitos resultados no catálogo de endereços da sua empresa, e você poderá enviar acidentalmente um mau humor posteriormente ao seu vice-presidente, ou uma resposta confidencial para as pessoas que estiverem na contabilidade.
Graças à regra de netiqueta número 1 acima, você deixou o endereçamento até o final, portanto, a verificação tripla do endereço de e-mail do destinatário deve ocorrer sem problemas como seu último passo antes de enviá-lo!
03 de 10Evite "Responder a todos", especialmente em uma grande empresa.
Quando você recebe uma transmissão enviada para dezenas de pessoas, é aconselhável apenas responder ao remetente. Isso é especialmente verdadeiro se for uma empresa transmitida com grandes listas de distribuição.
Por exemplo: o gerente geral envia um e-mail para toda a empresa sobre o estacionamento no lote sul, e ela pede às pessoas que respeitem as bancas numeradas e designadas pelas quais os funcionários pagam. Se você clicar em 'responder a todos' e começar a reclamar que outros funcionários usurpam seu veículo pessoal e arranham sua pintura, você pode prejudicar seu progresso na carreira, tornando-se o idiota da empresa.
Ninguém quer receber mensagens que não se aplicam a elas. Ainda mais, ninguém aprecia reclamar para o grupo ou ouvir sobre suas queixas pessoais transmitidas em um formato de transmissão.
Evite esse engano e use a resposta individual ao remetente como sua ação padrão. Definitivamente, veja a Regra 9 abaixo também.
04 de 10Use saudações profissionais em vez de expressões coloquiais.
A melhor maneira de iniciar um email profissional é alguma versão do seguinte:
1. Boa tarde, Senhora Chandra.2. Olá, equipe de projeto e voluntários.Olá, Jennifer.4. Bom dia, Patrick.NÃO utilize, em nenhuma circunstância, o seguinte para iniciar um email profissional:
1. Ei,2. Sup, equipe!Oi, Jen.4. Mornin, Pat. Expressões coloquiais como 'ei', 'yo', 'sup' podem parecer amigáveis e calorosas para você, mas na verdade elas corroem sua credibilidade em um ambiente de negócios. Embora você possa certamente usar essas conversas coloquiais quando tiver uma relação de confiança com a outra pessoa, é uma má ideia usar essas palavras em um email comercial. Além disso, é uma boa forma de usar atalhos de ortografia, como 'manhã'. É uma forma muito ruim encurtar o nome de alguém (Jennifer -> Jen) a menos que essa pessoa tenha pedido expressamente que você o fizesse. Como em qualquer comunicação empresarial inteligente, é inteligente errar por ser formal demais e demonstrar que você acredita em etiqueta e respeito. E, de fato, sua reputação é facilmente desmantelada pela má gramática, má ortografia e palavras mal escolhidas. Imagine como seu profissionalismo será atingido se você enviar acidentalmente Você precisa verificar o seu metanfetamina Ala 'quando você realmente quis dizer' você precisa checar sua matemática, Alma . Ou se você disser ' Eu posso fazer um intervir amanhã 'quando você quis dizer' Eu posso fazer uma entrevista amanhã '. Revise todos os e-mails que você enviar; faça como se a sua reputação profissional dependesse disso. A linha de assunto é um título para comunicação e uma maneira de resumir e marcar seu e-mail para que ele seja facilmente encontrado mais tarde. Deve resumir claramente o conteúdo e qualquer ação desejada. Por exemplo, uma linha de assunto: 'café' não é muito clara. Em vez disso, tente "Preferências do café da equipe: sua resposta é necessária" Como segundo exemplo, a linha de assunto 'seu pedido'é muito vago. Em vez disso, tente uma linha de assunto mais clara como:Seu pedido de estacionamento: mais detalhes são necessários. Pode ser tentador adicionar faces de fontes e cores elegantes ao seu email para torná-lo chamativo, mas é melhor usar Arial ou Times New Roman preto de 12 ou 10 pontos. Variantes similares como Tahoma ou Calibri também são boas. E se você está chamando a atenção para uma frase ou marcador específico, a tinta vermelha ou a fonte em negrito podem ser muito úteis com moderação. O problema é quando seus e-mails começam a ficar incoerentes e desfocado ou começar a transmitir uma atitude desmedida ou disruptiva da sua parte. No mundo dos negócios, as pessoas querem que as comunicações sejam confiáveis, claras e breves, não decorativas e perturbadoras. O e-mail sempre falha em transmitir inflexão vocal e linguagem corporal. O que você acha que é direto e direto pode, na verdade, parecer duro e mesquinho, uma vez colocado no seu e-mail. Não usar as palavras 'por favor' e 'obrigado' irá causar tendências negativas. E o que você considera humorístico e leve pode realmente transmitir como condescendente e rude. Entregando um tom respeitoso e comportamento amigável em e-mail requer prática e muita experiência. Ajuda quando você lê o e-mail em voz alta para você mesmo ou até mesmo para alguém antes de enviá-lo. Se alguma coisa sobre o e-mail parecer má ou severa, então reescreva-o. Se você ainda está preso em como transmitir o tom de algo em um e-mail, considere seriamente pegar o telefone e entregar a mensagem como uma conversa. Lembre-se: o email é para sempre, e uma vez que você envia a mensagem, você nunca pode puxá-lo de volta. Na verdade, o email é para sempre. Pode ser encaminhado para centenas de pessoas em segundos. Ele pode ser convocado por policiais e auditores fiscais sempre que houver uma investigação. Pode até chegar às notícias ou mídias sociais. Esta é uma responsabilidade ampla e assustadora, mas é uma que todos nós apoiamos: o que você escreve em um e-mail pode facilmente se tornar de conhecimento público. Escolha suas palavras com cuidado, e se você acha que há alguma chance de que isso possa lhe morder de volta, então considere seriamente não enviar a mensagem. O poder de gentilezas como 'obrigado' e 'por favor' são imensuráveis. Além disso, os vários segundos extras para incluir seu bloco de assinatura profissional falam muito sobre sua atenção aos detalhes e que você toma posse de suas comunicações carimbando seu nome e informações de contato. Reveja cada mensagem, como se a sua reputação profissional dependesse disso.
Uma linha de assunto concisa e clara irá realizar maravilhas (e ajudá-lo a ler).
Use apenas as duas fontes clássicas: Arial e Times Roman variantes, com tinta preta.
Evite sarcasmo e tons negativos / arrogantes, a todo custo.
Suponha que o mundo leia seu email, então planeje de acordo.
Sempre termine com um pequeno 'obrigado' e um bloco de assinatura.
