Todos nós sabemos que o trabalho envolve, bem, trabalho. Mesmo se você ama o seu trabalho, nem sempre pode ser fácil, e nem sempre pode ser divertido.
Mas, às vezes, queremos que nossos trabalhos sejam um pouco (ou muito) mais fáceis. Queremos fazer nosso trabalho mais rapidamente, não nos sentirmos sobrecarregados ou sobrecarregados, e ter mais tempo para as coisas que realmente amamos.
A boa notícia é que existem maneiras de fazer isso (sem ser um total preguiçoso). Confira nossas dicas e truques favoritos abaixo para ser mais produtivo, removendo coisas que você não precisa fazer da sua lista de tarefas e, em geral, tornando seu trabalho uma experiência muito mais agradável.
1. Não planeje fazer muito
Aqui está um segredo para você: A maioria das listas de tarefas são longas demais, o que leva a excesso de trabalho e estresse quando tudo não é feito. Em vez disso, suponha que você só pode obter uma grande coisa, três coisas médias e cinco pequenas coisas por dia (menos se tiver muitas reuniões). Criamos um modelo para ajudá-lo a planejar uma lista de tarefas mais razoável.
2. Concentre-se em tarefas de alta recompensa
Concentre a maior parte de sua energia nas tarefas que criarão os maiores resultados. Você vai parecer que está fazendo muito mais, mas secretamente com menos esforço. Isso é freqüentemente chamado de obter o fruto mais fácil - as recompensas que você pode conseguir com o mínimo de esforço.
3. Trabalhe em Sprints
Tem sido dito repetidamente que o segredo para fazer mais trabalhos em menos tempo é trabalhar em rajadas, com intervalos entre eles. Os intervalos que você escolher dependerão do seu trabalho e preferências, mas, seja qual for a sua escolha, defina um cronômetro, faça o melhor para permanecer focado durante esse período de tempo e, em seguida, levante-se e faça uma pausa entre eles. Você se sentirá mais energizado durante as sessões de trabalho e, em última análise, será mais eficiente.
4. Dê a cada dia um tema
As distrações impedem que você se concentre nas coisas realmente importantes? Use Jack Dorsey - o co-fundador do Twitter, bem como o CEO da Square - em segredo e tente dar a cada dia um tema. Dessa forma, quando as distrações aparecerem, você sabe se quer dar uma bronca em outro dia ou, se for preciso, lidar com elas rapidamente e voltar ao caminho certo.
5. Comece com a tarefa mais difícil
Ao tirar a coisa mais difícil do seu prato do começo da manhã, o resto do dia parecerá mais fácil em comparação. Além disso, você não desperdiçará energia mental durante todo o dia pensando sobre essa coisa desafiadora que precisa fazer.
6. Siga sua energia
Todo mundo tem certas horas do dia em que elas são mais ou menos produtivas. Se você programar grandes projetos durante os períodos de inatividade de energia, estará dificultando seu trabalho. Em vez disso, tente mapear o seu dia ideal com base nos seus níveis de energia.
7. Não lute quando você está se sentindo inútil
Provavelmente, uma das coisas mais difíceis de se fazer no trabalho é forçar-se a trabalhar duro quando você realmente não está se sentindo no topo do seu jogo. Então, a menos que você tenha um prazo pendente e não possa, deixe essa tarefa em particular e faça algo mais adequado à sua capacidade mental. A escritora Katie Douthwaite sugere que este é um ótimo momento para acabar com essas tarefas monótonas e chatas.
8. Use modelos sempre que puder
Por que reinventar a roda toda vez que você tem que fazer alguma coisa? Tem um email que você tem que escrever com frequência? Use um modelo. Precisa criar uma apresentação? Use um modelo. Redesenhando seu currículo? Use um modelo. Você começa a foto.
9. Configurar respostas predefinidas
Melhor ainda, se você usa o Gmail, defina esses modelos como respostas prontas. Assim, você nem precisa sair da caixa de entrada para enviá-los e enviá-los.
10. Configurar texto automático
Se você estiver respondendo frequentemente a mensagens em qualquer lugar do seu telefone, facilite a si mesmo configurando o texto automático. Por exemplo, "pitch" pode se expandir para preencher o seu argumento do elevador - o que significa que você não precisa digitar tudo o tempo todo em seu pequeno teclado. Leia aqui para saber mais sobre como configurá-lo.
11. Ou não escreva a todos
Você também pode usar o recurso talk-to-text do seu telefone para responder com mais facilidade e rapidez às mensagens. Especialista em produtividade, Alex Cavoulacos explica como ela usa isso para sua vantagem aqui.
12. Encurte seus e-mails
Vamos adivinhar que responder a e-mails consome muito do seu tempo e energia. E se você tornar tudo mais fácil estabelecendo um limite de quanto tempo cada resposta pode ser? Obviamente, algumas mensagens precisam necessariamente ser mais longas do que outras, mas desafie-se a mantê-las abaixo de cinco sentenças (ou até mais curtas!) Com a maior frequência possível.
13. Basta ter uma conversa
Redes de e-mail longas te derrubaram? Quando uma conversa começar a ficar complicada demais, considere se seria mais fácil simplesmente pular no telefone ou marcar uma reunião para falar sobre isso. Às vezes, uma conversa de 10 minutos pode eliminar horas de mensagens de e-mail.
14. Eliminar e-mails de acompanhamento
Nada faz com que responder a e-mails seja mais difícil do que sua caixa de entrada, constantemente preenchendo e-mails de acompanhamento de pessoas que você ainda não teve a chance de responder. Portanto, configure uma resposta automática que permita que as pessoas saibam que você recebeu a mensagem e responderá no devido tempo - e esperamos que dissuadir os ansiosos castores de enviar e-mails constantemente de volta. Você pode até mesmo incluir respostas a perguntas frequentes, para ajudar potencialmente o mensageiro a se ajudar (e evitar que você tenha que responder a todos).
15. Empregue a estratégia da OHIO
Quantas vezes você abre um e-mail, lê e deixa em sua caixa de entrada para lidar mais tarde? Não faça isso! Na verdade, ocupa mais tempo e energia para processá-lo várias vezes. Em vez disso, siga a estratégia da OHIO (lide apenas uma vez) e lide com ela imediatamente, seja excluindo-a, respondendo-a, enviando-a para a pessoa certa ou, para mensagens maiores que precisarão de mais tempo, analisando-a tarefas para colocar em sua lista de tarefas.
16. Livrar-se de tantas decisões quanto possível
A fadiga das decisões é real - e isso pode tornar os seus dias mais difíceis. Para impedir que isso afete seu trabalho, elimine o máximo de decisões possíveis. Isso pode significar usar um uniforme de trabalho para que você não tenha que escolher uma roupa todos os dias, trazer a mesma coisa para almoçar por uma semana ou marcar uma reunião com seu chefe para que você nem sempre precise perguntar para um. O que for preciso para colocar um monte de suas decisões no piloto automático.
17. Pare a multitarefa
Esse hábito pode fazer você se sentir como se estivesse fazendo mais, mas na verdade está atrasando você e tornando seu trabalho mais difícil do que precisa ser. Então faça o seu melhor para se concentrar em uma tarefa até que seja feito, e depois passar para a próxima tarefa. Você descobrirá que sua mente está clara e que seu trabalho é melhor (e mais fácil).
18. Deixe-se um Cliffhanger
Às vezes, a parte mais difícil do trabalho é começar algo. Portanto, torne mais fácil entrar em uma tarefa deixando-se um suspense. Isso significa que, se você estiver arrastando os pés iniciando um projeto, comece, faça um pouco dele (mesmo que não seja o seu melhor trabalho) e deixe-o inacabado para voltar ao dia seguinte. Começar indo será muito mais fácil quando você já tiver um lugar para entrar.
19. Remover algo da sua lista de afazeres
Considere seriamente cada item em sua lista de tarefas para ver se há algo que não é importante. Isso se aplica especialmente a coisas que estão sendo colocadas em segundo plano. Vale a pena perguntar a si mesmo: "Se eu estou tanto exagerando, é realmente necessário?"
20. Diga "não" para algo
Além de remover algo do seu prato, considere dizer "não" com mais frequência a novas perguntas. Obviamente, você não pode fazer isso o tempo todo para simplesmente sair do trabalho, mas se estiver se sentindo sobrecarregado ou pedir algo não relacionado ao trabalho (como fazer uma entrevista informativa com o filho de um amigo), engula tudo. e diga “não”. Aqui estão algumas sugestões de como dizê-lo bem ao seu chefe e aos seus amigos.
21. Constantemente questionar reuniões
Caso você não tenha ouvido falar, as reuniões podem facilmente se tornar uma enorme perda de tempo. Toda vez que você agendar uma reunião - mesmo que seja recorrente - você deve estar realmente questionando se isso precisa acontecer, se você está reservando muito tempo para isso, ou se precisa estar presente. Se você acha que a resposta para qualquer uma dessas perguntas é “não”, considere ajustar (ou conversar com seu chefe para ter certeza de que está usando seu tempo da maneira mais eficiente possível).
22. Tenha uma lista de "não fazer"
Para ajudar a si mesmo a dizer “não” mais e reduzir a fadiga de decisão, comece uma lista de “não fazer” - uma lista de coisas que você nunca deve perder seu tempo fazendo. Confira essas ideias para começar.
23. Delegue alguns dos seus trabalhos
Existe uma tarefa que você está fazendo que você realmente teme, ou que você sente que realmente não faz mais parte da descrição do seu trabalho? Considere se valeria a pena delegá-lo a um funcionário mais júnior ou, se você está realmente se afogando, se é hora de trazer um estagiário ou um novo subordinado direto. Aqui estão algumas diretrizes para descobrir quando a delegação é o caminho certo a seguir.
24. Ou Crowdsource It!
A escritora Jennifer Dziura sugere o crowdsourcing como uma maneira de “fazer menos esforço para você mesmo enquanto deixa clientes e usuários mais felizes”. Em essência, ele está trabalhando junto com o cliente ou usuário para fazer propostas, apresentações e coisas do gênero. Para saber mais sobre como isso pode acontecer no seu dia a dia, confira o artigo dela.
25. Faça um Swap de Trabalho
Tem uma tarefa que teme ou não sabe como lidar? Pergunte a um colega em seu departamento se ela quer trocar! Basicamente, você envia uma de suas tarefas menos favoritas para ela, e ela envia uma delas para você. Você não terá que se arrastar por algo que temia, mas o trabalho será feito - potencialmente até melhor do que você poderia ter feito sozinho; alguém que não tenha agravado a tarefa pode rapidamente ver algo que você não pode.
26. Evite perfeccionismo (exceto onde realmente importa)
Colocar pressão em si mesmo para tornar todo o seu trabalho perfeito não é apenas estressá-lo, pode estar atrasando você e fazendo com que você adie o acabamento, porque está preocupado com o fato de ele não estar certo. Em alguns casos (grande relatório de fim de ano para o seu chefe, cópia que vai para o mundo) esse tipo de atenção aos detalhes é fundamental. Mas em outras pessoas (enviar um e-mail para seu colega, fazer um primeiro rascunho de uma apresentação para sua equipe), concentrar-se no perfeccionismo é tornar sua vida mais difícil do que precisa ser.
27. Procure formas de simplificar processos
Existe uma tarefa que sempre leva você para sempre para completar? Algo que você sente é muito mais difícil do que deveria ser ou algo que está tomando muito do seu tempo? Em vez de apenas passar por ele uma e outra vez, veja se há alguma maneira de simplificar esses processos. Talvez esteja conversando com outras empresas para ver se encontraram uma maneira mais fácil. Talvez esteja coordenando com outros departamentos para ver se eles podem ajudar a economizar tempo ou esforço. (Por exemplo, há algo que a equipe de engenharia possa construir rapidamente que economizaria tempo?)
28. Contrate um assistente virtual para pequenas coisas
Todos nós temos essas coisas subalternas que nos levam horas para serem concluídas, mas poderiam facilmente ser feitas por outra pessoa. Se você não tem alguém na empresa para delegá-los, considere a contratação de um assistente virtual para ajudá-lo. Eles podem fazer qualquer coisa, desde planejar planos de viagem até revisar seus relatórios até fazer o tedioso trabalho de design em sua próxima apresentação - praticamente tudo que você teme começar e realmente não precisa fazer sozinho. Confira o conselho da especialista em eficiência, Marissa Brassfield, para descobrir se algo vale a pena ser terceirizado.
29. Tenha tudo super organizado
Seus arquivos. Pastas do seu computador. O topo da sua mesa. Sua caixa de entrada. Aproveite o tempo agora para se organizar para que encontrar as coisas que você precisa nunca é o obstáculo para começar uma tarefa. E tudo pode ser feito em apenas 30 minutos!
30. Não deixe que seus colegas o interrompam
Seus colegas de trabalho provavelmente têm boas intenções, mas seu fluxo constante de atualizações de mensagens instantâneas, perguntas rápidas sobre o último projeto ou bate-papo sobre os finais de semana podem atrapalhar seriamente seu fluxo de foco, dificultando a realização de tarefas difíceis. . Configure sistemas que alertem seus colegas de escritório quando você estiver na zona - seja uma mensagem de não perturbe no bate-papo ou fones de ouvido enormes que signifique que você não deve ser incomodado - e comunique-os com clareza.
31. Tome uma soneca
Veja se você pode tirar uma soneca durante sua queda da tarde. Até 20 a 30 minutos de fechamento podem dar a você mais energia do que o café, melhorar o seu humor, aprimorar suas habilidades analíticas e de aprendizagem e banir o estresse - tornando o resto do dia muito mais fácil e agradável. Então feche sua porta, esgueire-se para o seu carro, ou faça o que for preciso para dormir um pouco.
