Tempo perdido nunca é achado novamente.
Benjamin FranklinO tempo é um recurso fundamental que simplesmente não podemos reabastecer. As 24 horas de cada dia são tudo o que nos é dado - uma vez gasto, essas horas são perdidas para sempre. Isso significa que, se você está lutando para adequar todas as suas prioridades e tarefas ao dia, é hora de procurar métodos para usar essas horas e minutos com mais eficiência.
Aqui estão algumas sugestões apoiadas por pesquisas que podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo o tempo que você tem.
1. Valorizar cada minuto
Como treinador, percebi que, em um nível básico, tendemos a nos vender no departamento de tempo. Em muitos casos, até permitimos que outros aproveitem nosso tempo. Portanto, o passo mais importante no gerenciamento do tempo é apropriar-se do nosso tempo, abrindo espaço para as atividades que são significativas e produtivas, e eliminando aquelas que têm menos valor a longo prazo.
O que diferencia as tarefas dignas dos resultados são os resultados associados ao seu investimento de tempo. Por exemplo, você pode frequentar rotineiramente uma reunião que inclua muitas idas e vindas, mas não muita ação. Poderia esse tempo alocado ser melhor gasto em uma atividade alternativa, como se conectar com clientes ou colaborar com colegas? Muitas vezes, há oportunidades para “minerar” o tempo para atividades mais produtivas - nós simplesmente as negligenciamos.
Para isso, dê uma boa olhada em como você está gastando seu tempo concluindo uma auditoria de calendário. Comece com este exercício: registre suas atividades de hora a hora por duas semanas. Em seguida, analise suas entradas com estas perguntas em mente: o tempo foi bem gasto? Houve benefícios sólidos associados ao tempo gasto? Você iria na mesma rota novamente? Em muitos casos, um problema de "tempo" é, na verdade, um problema de "tarefa". Então, abandone as tarefas que adicionam pouco à sua eficácia.
2. Deixe espaço para mais foco
De telefones tocando para colegas de trabalho parando em sua mesa para um bate-papo, as distrações são abundantes na maioria dos ambientes de escritório. (Lidar com os “drive-bys” pode ser um desafio real.) Embora essas distrações tenham se tornado uma parte aceitável da vida profissional, elas podem causar estragos em nossos níveis de produtividade. Quando estamos no modo de parar e começar o dia todo, nos encontramos repetindo tarefas, perdendo nosso lugar e girando nossas rodas. Na verdade, pode levar 20 minutos ou mais para refazer o foco após uma interrupção.
Em alguns casos, os escritórios abertos são os culpados. No entanto, também contribuímos para o problema com as escolhas que fazemos. O psicólogo Daniel Goleman discute que precisamos assumir o controle e nos proteger de nossos próprios cronogramas - construindo tempo em nossas vidas profissionais para nos concentrarmos profundamente em tarefas importantes. Precisamos identificar períodos de tempo em que, como Goleman explica, temos a oportunidade de “casar” e nos concentrar totalmente.
Você pode considerar silenciar seu telefone celular ou usar o recurso Pausa da caixa de entrada do Google para desativar os e-mails recebidos por uma hora ou mais todos os dias. Você também pode pedir ao seu gerente que reserve dois períodos ininterruptos de 30 minutos durante o dia de trabalho, talvez à medida que o dia começa, na hora do almoço ou no final do dia, onde você pode se concentrar e fazer um trabalho direcionado.
Você provavelmente ficará surpreso com o quanto você sai desse tempo.
3. Procrastinação Domada
A procrastinação é um dos desafios mais comuns no local de trabalho - e para alguns de nós; pode se tornar um grande desperdício de tempo. Embora a procrastinação possa resultar do sentimento de sobrecarga ou falta de preparação (nesse caso, não demore em buscar orientação), a pesquisa também sugere que a procrastinação pode ocorrer como resultado de como vemos as tarefas e os objetivos. Especificamente, lançamos certas tarefas de uma forma muito negativa - por exemplo, “terminarei o relatório até sexta-feira, para que meu gerente não fique chateado comigo”. Essas são chamadas metas de “evitação” - você as conclui para evitar uma conseqüência negativa - e, curiosamente, eles têm uma tendência maior a se correlacionar com a procrastinação.
Mas aqui está a boa notícia: você pode refrear a procrastinação ao tentar visualizar essas tarefas de maneira diferente, reformulando-as como uma meta de “abordagem” versus uma meta de “evitar”. Se você tem medo de uma determinada tarefa, tente vê-la no contexto de um resultado possivelmente mais atraente. Sua conclusão poderia contribuir para o avanço de uma meta maior e mais positiva - por exemplo, impressionar os clientes ou ser visto como um membro da equipe? Isso pode ajudá-lo a permanecer no curso. Um bônus adicionado? As metas de abordagem parecem oferecer mais satisfação quando são finalmente cumpridas.
Experimente uma dessas estratégias e veja se as coisas mudam para melhor. Deixe-nos saber como você está fazendo no Twitter @dailymuse e @MRGottschalk.
Quer aproveitar mais o seu dia? Inscreva-se na nossa aula Hack Your Work Life na Muse University!
