Idealmente, o seu tempo longe do trabalho foi (pelo menos, um pouco) relaxante. Mas esse zen pós-férias pode sair pela janela quando você se senta para resolver sua caixa de entrada e perceber que há aproximadamente um milhão de mensagens esperando por você.
Responder a e-mails pode ser estressante a qualquer momento, mas é ainda pior quando eles se acumulam. E sentindo esse estresse, você pode estabelecer um objetivo para alcançá-los o mais rápido possível - apenas para cometer um dos erros comuns abaixo.
Então, reserve alguns minutos para ler como você pode evitá-los: valerá a pena!
1. Priorizando o tempo de resposta sobre a qualidade
Matematicamente, responder o mais rápido possível faz sentido. Se você gastar um minuto lendo um e-mail e um minuto respondendo, você passará pela sua lista mais rápido do que se você gastasse cinco minutos lendo e cinco minutos respondendo.
E enquanto você está certo de que este não é um dia para debater internamente entre “Parece bom!” Versus “Eu concordo”, você não quer simplesmente dar uma resposta rápida também.
"Parece bom" ou "Concordo" funciona igualmente bem se alguém perguntar se você gosta do plano deles, mas não faz sentido se eles lhe fizerem uma pergunta específica sobre o assunto. Ou seja, você receberá mais um e-mail deles e eles saberão que você não leu o que eles escreveram na primeira vez.
O conserto
Se você tiver páginas de e-mail para passar e não puder conter o desejo de responder o mais rápido possível, copie e cole uma resposta genérica. Tente isto "eu vou estar gastando hoje recuperar o atraso em e-mails. Se você precisar de uma resposta antes das 17h, por favor me envie um e-mail de volta e me avise. ”
Sim, é um passo extra, mas se o seu objetivo número um é voltar para todos, isso permitirá que você faça isso, então exale e leve seu tempo respondendo.
2. Encaminhando tudo com "FYI"
Na sua cabeça, você está compartilhando uma atualização de status para que a outra pessoa possa lhe dizer o que fazer a seguir. Mas na cabeça do seu destinatário, você está dizendo, isso foi resolvido. Você está essencialmente tomando uma abordagem de "batata quente" para e-mail, assumindo que a responsabilidade cabe a quem quer que tenha conseguido pela última vez - o que significa que há uma boa possibilidade de falta de comunicação.
É por isso que, como Jenni Maier, editora do Muse Managing, escreve: “Cada e-mail deve incluir um próximo passo (mesmo que não seja necessária resposta)”.
Quando você envia um e-mail de batata quente, uma das duas coisas acontecerá. Você vai ter de volta com uma pergunta (então tudo que você fez é um trabalho duplicado). Ou, talvez pior, eles não dirão nada e cada um de vocês acha que a outra pessoa é quem está dando os próximos passos.
O conserto
Siga o conselho de Maier e certifique-se de que as mensagens tenham uma intenção clara. Se você está enviando algo apenas para fechar o ciclo, é absolutamente correto dizer isso, ou mesmo "para sua referência". Soletrar exatamente o que você quer da outra pessoa obriga você a ficar claro primeiro - o que significa que você veja se o que você realmente precisa é dar um passo antes de compartilhar seu progresso.
3. Respondendo na Ordem Eles Entraram
Seu plano para responder em ordem cronológica reversa é bem intencionado: você quer voltar para a pessoa que está esperando há mais tempo, primeiro. No entanto, não é um plano inteligente se o seu objetivo é ser o mais eficiente possível.
Caso em questão: trabalhei com alguém que saiu de férias de duas semanas e, quando voltou, respondeu primeiro aos e-mails mais antigos. Isso significava que ele acompanhava minhas perguntas para perguntar se elas haviam sido classificadas - antes que ele visse uma cadeia posterior em que seu ponto de contato resolvesse essas questões para mim.
O "você conseguiu isso?" E "Nevermind! Vi que você fez! ”E-mails eram desnecessários, e se todo o seu objetivo é alcançar rapidamente, você não quer perder tempo com eles.
O conserto
Este é um ótimo momento para a abordagem LIFO: Last In, First Out. Porque, como explica Alex Cavoulacos, diretor de operações da Muse, “essa técnica se baseia em deixar que as coisas antigas se tratem”.
Em outras palavras, no momento em que você chegou ao e-mail que alguém enviou há uma semana, pode muito bem ser que eles já tenham lidado com o que quer que tenham perguntado. E se eles ainda quiserem sua atenção o mais cedo possível, estou disposto a apostar que eles notaram a data de retorno em seu OOO e enviaram um follow-up que estava no topo da sua caixa de entrada quando você retornou.
Quando você está encarando uma semana inteira de mensagens, sua tentação pode ser simplesmente mergulhar. Mas se você está pensativo sobre como responder, você evita erros comuns e se poupa de ter que voltar e respondê-los. novamente.
