Você está sobrecarregado com o trabalho quando chega ao escritório na manhã de segunda-feira. Você desenvolve projetos e responde a intermináveis e-mails, e antes que você perceba, são 7 da noite e você mal conseguiu influenciar sua lista de tarefas.
Mas então a sexta-feira chega e você está viajando. Você passou a primeira parte da semana se estressando e correndo para terminar as tarefas, apenas para passar o resto da semana revirando os polegares.
Então, o que você pode fazer para sair da sua carga de trabalho? Comece perguntando a si mesmo estas três perguntas:
1. Quem está colocando a pressão sobre você para fazer tudo no momento ?
Todo mundo tem prazos - mas quantos desses prazos você está impondo a você mesmo, e quantos estão sendo impostos a você por outra pessoa?
Se você perceber que é a razão, deve pular para a questão dois. Mas…
Se é seu patrão
Seu gerente pode esperar determinadas atribuições de você em determinados momentos e não estar ciente de que esses prazos estão gerando um desnível em seu fluxo de trabalho. E enquanto você pode se reportar a alguém que não se importa sobre como suas escolhas o afetam, espero que não seja o caso.
De qualquer maneira, você não saberá até que você a abra. Encontre tempo para se sentar com o seu gerente - idealmente quando não estiver sobrecarregado - e discuta quais são os prazos mais importantes para cumprir e quais eles podem considerar se mover ou estender. (Dica: esses modelos de email podem ajudá-lo a iniciar a conversa.)
Se é sua indústria
Mas, às vezes, é apenas o setor em que você se encontra e esse é o problema. Alguns trabalhos são executados em agendamentos de sprint, outros trabalham em torno de prazos inconvenientes. Se você está feliz com o papel que você está, você pode simplesmente aceitar que é assim que funciona.
No entanto, há pequenas coisas que você pode fazer para se sentir menos opressivo (mas mais sobre isso depois).
2. Você está tratando de tarefas não urgentes com urgência?
Fazemos isso o tempo todo - um e-mail é enviado para o qual nos sentimos obrigados a responder imediatamente, ou o chefe lança fora outro projeto e presumimos que devemos começar naquele dia, ou um cliente solicita uma reunião nesta mesma tarde.
Às vezes, essas situações são urgentes. Mas outras vezes você está apenas tratando-os dessa maneira por hábito. Então, respire fundo na próxima vez que você se encontrar em uma dessas situações, faça uma lista de tudo que você tem que fazer e priorize-a como agora ou mais tarde . Em caso de dúvida, peça um prazo ou se não há problema em empurrá-lo de volta. (Spoiler: As pessoas são mais propensas a dizer "sim, claro" se você explicar o porquê).
Ah, e se você ainda está lutando para priorizar tarefas, essas estratégias de listas de tarefas podem ajudar.
3. Você poderia passar dias lentos em frente?
Só porque todos os seus prazos são agrupados em alguns dias, não significa que você tenha que completá-los todos ao mesmo tempo. Aproveite seus dias mais lentos trabalhando à frente. Pode até ser tão simples quanto delinear um relatório, então tudo que você precisa fazer é preencher os espaços em branco mais tarde. Ou então, passar na sexta-feira a elaboração de e-mails que você envia normalmente em uma segunda-feira e programá-los (usando uma ferramenta como o Boomerang) para sair no momento apropriado.
Não é possível progredir em dias lentos porque faltam peças, você precisa assinar com seu chefe ou está aguardando as edições de um colega? Considere usar esse tempo para se organizar e se preparar para os dias atarefados.
Limpe sua mesa, configure sua lista de tarefas para a semana seguinte (experimente este modelo), leia artigos da indústria que você nunca tem tempo para ler, ou talvez apenas relaxe comendo o almoço longe de sua mesa ou pegando café com um colega - o que for preciso para ter certeza de que você será o seu melhor eu quando o estresse voltar a bater.
Nem sempre parece justo que certos dias o atrasem no escritório, enquanto outros o deixam imaginando por que você está lá, mas às vezes é apenas a realidade. No entanto, se você aproveitar ao máximo o tempo que você tem, não há razão para que tudo não seja feito quando precisar ser feito.
