Eventos de angariação de fundos são excelentes maneiras de arrecadar dinheiro e conscientização para sua organização. Mas se você trabalha em uma pequena organização sem fins lucrativos, pode ser difícil encontrar a equipe (e tempo!) Para realmente planejar tais eventos.
É aí que entra um comitê anfitrião.
Simplificando, um comitê anfitrião é um grupo de voluntários que se responsabiliza pelo planejamento de um evento. O escopo real das responsabilidades pode mudar de organização para organização (ou mesmo de evento para evento), mas geralmente, você pode esperar que eles convidem convidados, promovam o evento e comprem um ingresso para participar.
Como acontece com todos os voluntários, no entanto, um comitê de acolhimento normalmente precisa de alguma direção para melhor atender às suas metas organizacionais. Aqui estão algumas dicas para gerenciar um comitê de acolhimento, a fim de tornar a sua próxima festa um sucesso.
1. Escolha sabiamente
Bons membros do comitê de acolhimento devem ter dois atributos-chave: Eles devem ter um grande e influente círculo de contatos e não devem ter medo de contatá-los.
Para fazer isso de maneira mais eficaz, no entanto, esses membros do comitê já devem ter alguma experiência com sua organização e estar familiarizados com o trabalho que você faz. Isso lhes permitirá falar com potenciais doadores com mais autoridade e falar de sua própria experiência, que é sempre mais eficaz. Com isso em mente, revise suas listas de doadores e listas de voluntários para ver quem pode ser um bom candidato.
Se você precisar de ajuda além disso - por exemplo, com o planejamento da logística do evento - escolha membros do comitê que tenham um histórico de aparecer e realizar o trabalho de forma eficaz em outros eventos que sua organização já realizou.
Porque eu sou o único fundraiser dedicado na equipe da minha organização atual, eu só puxo os membros do comitê do meu principal doador e lista de prospects. Ao fazer isso, sou capaz de planejar o evento e cultivar doadores ao mesmo tempo.
Quando eu estava em uma organização maior que fazia mais divulgação nos nossos eventos, no entanto, tentamos obter nomes de celebridades em nosso comitê anfitrião. Eles geralmente não eram capazes de ajudar (e às vezes nem sequer compareceram!), Mas chamaram a atenção da sociedade e dos escritores de entretenimento, que então cobriram o evento.
2. Seja claro sobre os deveres
O desafio com muitos trabalhos voluntários é que existem poucas expectativas concretas ou maneiras de responsabilizar as pessoas.
Embora você certamente precise lembrar que os voluntários estão desempenhando suas funções com a bondade de seus próprios corações, a maioria dos voluntários que conheço prefere instruções e orientações claras sobre o que será mais útil para a execução do evento. Eu gosto de elaborar uma “descrição do trabalho” para cada evento que faço, descrevendo as responsabilidades dos membros do comitê de acolhimento - para que eles saibam o que esperar, eu posso mantê-los no caminho certo, e todos nós ficamos na mesma página.
No que diz respeito a essas responsabilidades, os comitês anfitriões podem fazer de tudo, desde pegar alimentos e suprimentos até planejar convites para fazer grandes doações. Simplesmente descubra o que você precisa e peça na sua descrição de voluntário.
A melhor descrição que eu vi até hoje é da Equality Hawaii, que não apenas estabelece deveres do comitê anfitrião, mas também inclui um formulário de doação, o que torna fácil para os voluntários contribuírem com o presente que é exigido para a participação no comitê anfitrião. Esse tipo de acordo não é apropriado para todas as organizações, mas é uma ótima inspiração para uma organização sem fins lucrativos em crescimento.
3. Diga obrigado
As primeiras pessoas que você ligar, enviar por e-mail ou escrever no dia seguinte ao seu evento devem ser seu comitê de recepção. Na verdade, assim que eu confirmar meu comitê anfitrião, eu dirijo cartões de agradecimento, então eu tenho uma coisa a menos para fazer na manhã após a festa.
Você também quer ter a perspectiva deles sobre como o evento foi - se há algo que você possa fazer melhor da próxima vez, se algum de seus convidados estiver interessado em se envolver mais com a organização e se eles se divertirem no geral. Essas informações valiosas podem garantir que seus eventos sejam mais eficazes no futuro e que sua organização possa aproveitar novas oportunidades.
Mais importante ainda, você quer garantir aos seus voluntários que quando eles fazem um grande momento e compromisso financeiro com você, você sinceramente agradece.
Voluntários felizes - especialmente os felizes e potencialmente ricos voluntários - talvez sejam o melhor recurso que você pode ter como uma pequena organização sem fins lucrativos. Se você os tratar com sabedoria e bem, você não terá apenas a ajuda necessária para planejar e executar um grande evento, mas também poderá aumentar sua captação de recursos para o próximo nível.
