Um colega de trabalho envia um e-mail perguntando se você está disponível para uma reunião às 14h30 e seu primeiro pensamento é: como vou sair dessa situação?
Você não bloqueou esse tempo em sua agenda, porque tecnicamente você não está comprometido com outra coisa. No entanto, você tem uma lista de coisas planejadas para a tarde, e não, uma reunião surpresa não é sobre isso.
Antes de você concordar automaticamente (embora, a contragosto) porque você não acha que tem uma escolha, mantenha isso em mente: Embora seja verdade que as pessoas julgarão alguém que declina cada reunião ou recua depois de concordar, não é isso que está acontecendo aqui. Se o seu colega de equipe lhe pede para se juntar no último minuto - e você explica por que não consegue de maneira cuidadosa -, é provável que ele ou ela entenda.
Em outras palavras, é possível dizer não a uma reunião de última hora e ainda parecer um jogador de equipe. Veja como:
1. Quando você está ocupado demais
Sim, há momentos em que as reuniões valem a pena e ajudam a equipe a atingir suas metas. No entanto, também há situações em que outros projetos têm prioridade e, como todos nós já estivemos lá, a maioria das pessoas obtém isso.
Caso em questão: eu aprendi que eu poderia parar dando uma resposta em profundidade a um e-mail, compartilhando que eu estava com prazo - o que era a verdade! As pessoas envolvidas poderiam se relacionar e me deram um passe. (Eles até me desejaram boa sorte no meu outro projeto!)
A mesma abordagem se aplica quando você deseja recusar uma reunião em um dia em que você está sobrecarregado. Não invente nenhuma desculpa. Seja honesto e diga: “Infelizmente, estou dedicando cada momento que eu tenho que vencer em dois dias. Por favor, mantenha-me informado se há alguma maneira de ajudar mais no final desta semana.
2. Quando você não acha que precisa estar lá
Como um CC de cortesia, às vezes os colegas de trabalho acham que incluí-lo, mesmo quando não é totalmente necessário, é uma coisa boa de se fazer - e eles não têm idéia de que isso está criando um trabalho extra para o seu fim.
A melhor abordagem aqui é que ambos reconheçam seu gesto e afirmem que você não ficará ofendido se a reunião continuar sem você. Parece assim: “Muito obrigada por me incluir. Da agenda, parece que a reunião será focada no produto, então eu não acho que vou poder acrescentar nada à discussão. ”
Outro benefício dessa resposta é que, se você estiver errado e o organizador quiser que você contribua, ele poderá corrigi-lo - e você saberá com antecedência para não ser pego de surpresa.
3. Quando você está tentando participar de menos reuniões no geral
Pessoas bem sucedidas evitam reuniões extras. Sabendo disso, você pode ter decidido tentar limitar o número que você atende a cada semana.
Mas como qualquer outra mudança que você está tentando fazer, você tem que dar uma pista nas pessoas ao seu redor. Por exemplo, você precisa dizer aos seus amigos que prefere se encontrar para uma caminhada do que comer nachos e bebidas, pois seu novo objetivo é ser mais saudável.
Então, se você simplesmente liga para as reuniões e diz não, seu colega pode muito bem desistir. (Claramente, ela acha que é importante - é por isso que ela chamou isso em primeiro lugar.)
Mantenha o foco em seu experimento dizendo algo como "Estou tentando definir um limite de reuniões por dia para aumentar minha produtividade".
Se for uma reunião one-on-one, faça o acompanhamento perguntando se você pode reprogramar por um tempo que funcione melhor para você. E diga que, enquanto isso, você está feliz em começar a conversa por e-mail (você ficaria surpreso com a quantidade de problemas que podem ser resolvidos dessa maneira!). Se um grupo grande for convidado, pergunte se você pode enviar pensamentos com antecedência ou comentar depois, o que for mais útil.
Se você sempre concordar em atender aos pedidos, o declínio pode parecer um pouco estressante no começo. Então, pense no que você está conseguindo. Isso não só poderia poupar você de um desperdício de tempo hoje, mas, no futuro, poderia incentivar as pessoas a contatá-lo apenas com convites relevantes.
