O seu Calendário Google está sobrecarregado com toneladas de microprojetos? O Trello ocupa horas do seu dia? Você já fez tantas listas que você não consegue mais mantê-las em linha reta?
Não tenho dúvidas de que você está configurando sua agenda com as melhores intenções, mas se parecer que suas tentativas de se organizar não estão dando resultado, é provável que você esteja usando o tipo errado de ferramenta de planejamento.
A maioria das ferramentas de agendamento populares de hoje atende a um dos três propósitos. Verifique se você está usando o caminho certo para o trabalho que está tentando realizar.
1. A lista básica de tarefas
Você sabe o que é uma lista de tarefas. Esse tipo de cronograma é ótimo para membros individuais da equipe ou para projetos não-lineares em que a ordem das tarefas que estão sendo concluídas não é muito importante.
Ferramentas como Wunderlist e Any.do são impressionantes para aqueles que buscam algo mais básico, porque eles têm uma interface de usuário limpa e são acessíveis em vários dispositivos. Crie e salve suas listas nos aplicativos da Web ou gerencie-as em qualquer lugar no seu telefone.
Use-o quando sua prioridade estiver concluindo metas não relacionadas
As listas de tarefas são simples e diretas, o que significa que você pode planejar e modificá-las rapidamente sem prejudicar qualquer outra parte do seu dia. Se as suas tarefas diárias não dependem umas das outras, isso vai ajudá-lo a lembrar o que você tem que fazer sem ter muito tempo para você organizar.
Então, se você está olhando para o fim de semana, quer comprar mantimentos, sair correndo, se encontrar com amigos e mandar alguns e-mails; Sua melhor aposta é registrar todos esses itens não relacionados em sua conveniente lista de tarefas.
2. O cronograma Kanban
As ferramentas Kanban se concentram em ajudar você a organizar tarefas em intervalos. Idealmente, quando uma tarefa se move de um balde para outro, ela fica mais perto de ser concluída. Por exemplo, esses intervalos podem ser estágios de um processo ou subtarefas em uma tarefa maior que você precisa concluir.
O cronograma Kanban é o que você vê usado por ferramentas como o Trello e o Google Keep. Eles permitem que você mova itens facilmente, defina prazos e lembretes e compartilhe sua linha do tempo com outras pessoas.
Use-o quando sua prioridade está passando por muitos estágios estruturados
O sistema de caçambas ajudará você a visualizar os estágios de um processo e rastrear projetos individuais conforme eles se movimentam por esses estágios. Isso não apenas ajuda você a gerenciar seus projetos, mas também pode ajudá-lo a detectar ineficiências em seu processo.
Se você tem uma equipe remota de funcionários trabalhando em vários aspectos do mesmo projeto - e quem está acompanhando o progresso por meio de entregas e não por um cronograma - esse é o caminho a ser seguido.
3. O cronograma de Gantt
Os cronogramas de Gantt enfatizam a oportunidade e os prazos. Com esse tipo, você pode planejar quanto tempo cada etapa de um processo deve levar e como cada etapa se relaciona com as etapas anteriores e posteriores.
As pessoas que trabalham com base em prazos geralmente preferem usar o Google Agenda ou o Instagantt no Asana. Ambas as ferramentas permitem colorir o código de seus projetos (o que acho incrivelmente útil). Eles também incluem recursos de arrastar e soltar para que você possa reorganizar facilmente suas tarefas, caso algo inesperado surja.
Use quando sua prioridade é prazos
O foco do agendamento de Gantt na pontualidade ajudará você a detalhar as subtarefas do seu projeto maior e alocar a quantidade adequada de tempo para cada uma delas. Ao dividir a quantidade de tempo necessária para concluir o projeto, você poderá planejar com mais eficiência cada etapa do processo e evitar essa tensão de prazo final.
Se você quiser ter certeza de que todos os membros da sua equipe estão concluindo as subtarefas de um projeto longo no prazo, você vai querer usar isso.
Faça um favor a si mesmo e reserve alguns minutos - hoje - para anotar alguns dos aspectos mais importantes da sua programação. Não pense na ferramenta de gerenciamento de tarefas que você usa atualmente: anote o que é importante no seu dia-a-dia.
Em seguida, dê uma olhada na sua lista e determine que tipo de programação seria melhor para você. Você precisa de um sistema que atenda mais aos seus prazos, ou precisa de uma lista mais simples que não leve uma hora para planejar a cada semana?
Só não se esqueça de agendar a tempo de twittar e me dizer como seu novo sistema está funcionando.
