Ah, o viajante de negócios. Hollywood queria que acreditássemos que essas pessoas são guerreiras acirradas e cansadas do mundo, que vivem de malas surradas e sobrevivem de comida questionável em aeroportos. Eles são privados de sono, jet lag, e constantemente correndo para fazer reuniões, aplicando maquiagem ou executando um barbeador elétrico sobre suas sombras de cinco horas no banco traseiro dos táxis.
E, embora as viagens de negócios possam definitivamente ser frustrantes, elas não precisam ser.
Os viajantes de negócios mais experientes sabem como fazer cada reunião com facilidade. Eles nunca parecem roncados, enrugados ou com os olhos turvos. Eles até sabem como se divertir enquanto visitam uma nova cidade - e você também pode. Para descobrir como, conversamos com alguns dos especialistas em viagens de negócios da Booking.com. Aqui está o que eles tinham a dizer.
Reservar o hotel certo é arte e ciência
Se você estiver viajando pela primeira vez para uma cidade, é aconselhável pesquisar coisas como situações de trânsito em locais movimentados e de hora do rush. Mas, como o tráfego está muito fora de seu controle, faça o possível para removê-lo completamente de sua equação de planejamento. Seqouya Springfield, uma executiva de atendimento ao cliente da Booking.com em Orlando, enfatizou a importância de reservar sua acomodação o mais próximo possível do escritório ou do centro de convenções do seu cliente.
"Mesmo se você encontrar um hotel mais barato ou um com melhores amenidades mais longe do seu destino, você está fazendo uma troca em termos de custo de viagem e tempo de viagem", disse ela. "Você não sabe como será o trânsito em uma nova cidade, então a escolha mais inteligente é o hotel mais próximo do seu destino."
Ela acrescentou que há alguns erros que podem criar grandes dores de cabeça para viajantes de negócios.
"Se alguém na sua empresa reservar seu quarto, certifique-se de que eles estejam no lugar certo", disse ela. "Compartilhe suas preferências e prioridades com o assistente administrativo ou com quem mais estiver reservando seu quarto. Certifique-se de que eles também sabem onde estão suas reuniões."
"E", ela acrescentou, "se eles reservarem com um cartão que não está em seu nome, verifique com o hotel com antecedência para saber se você precisa de um formulário de autorização - e certifique-se de que todos os nomes estejam na sala, se está viajando com um grupo! "
Pack como um profissional
Dov Dorati é uma especialista em parceria sediada em Miami com Booking.com e um viajante de negócios veterano. Ela também está firmemente no "nunca confira uma bolsa a menos que você tenha que" acampar. Então, como ela fica pressionada e afiada ao viver fora de uma única mala de mão?
"Compre quantas roupas sem rugas você puder", disse ela. "Se você está planejando usar um terno ou blazer na sua reunião com o cliente, use a jaqueta no avião. Isso vai economizar espaço em sua bolsa e evitar que sua jaqueta fique amarrotada em trânsito. Use seus maiores e mais volumosos sapatos o avião também ".
Dê a si mesmo bastante tempo
Você tem muito em seu prato, então você quer minimizar o tempo de viagem, reservando um vôo que chega com o tempo suficiente para chegar ao seu destino, certo?
Errado.
"Se você tiver uma reunião de manhã cedo, voe na noite anterior", disse Miles McMullin, um importante gerente de contas da equipe da Booking.com for Business. "Você não tem controle sobre os atrasos de vôo, por isso, tenha bastante tempo viajando na noite anterior. Você sempre pode trabalhar depois de chegar, e você pode até ter tempo para explorar a cidade um pouco também."
Outra maneira de maximizar seu tempo e minimizar o estresse é evitar conexões sempre que possível. Obtenha voos diretos para o seu destino, se estiverem disponíveis.
E uma vez que você chegou, não cometa o erro de subestimar o tráfego. Se você estiver em uma nova cidade e não souber a situação do trânsito, tenha mais tempo para viajar até o escritório do seu cliente do que você acha que pode precisar. Não há nada pior do que aparecer atrasado!
Reservas de última hora podem ser uma bênção - e uma maldição
Viagens de negócios de última hora são impossíveis de evitar, especialmente se você estiver em um papel de cliente. Mas, como Miles apontou, reservar um hotel no último minuto pode realmente ajudá-lo a conseguir uma estadia mais chique.
"Os hotéis geralmente descontam seu estoque não vendido (o que significa quartos vagos) no último minuto para tentar minimizar as perdas", disse Miles. "Então, muitas vezes você pode obter um quarto melhor em um hotel mais chique por muito menos do que você normalmente pagaria por um quarto comparável."
Mas também há uma desvantagem em viajar no último minuto: o seu voo será muito mais caro do que se você reservasse com antecedência. A lição aqui? Reserve voos o mais cedo possível e considere reservar quartos mais perto de suas datas de viagem, se sua empresa permitir.
Entreter em estilo
Uma das melhores partes das viagens de negócios é levar os clientes para a cidade para jantar (e talvez algumas bebidas). Este pode ser um momento chave para cimentar uma relação de trabalho ou conseguir um novo contrato. Também pode ser um campo minado em potencial se você não tiver feito sua lição de casa.
"O primeiro passo é conhecer suas opções", disse Dov. "Sites como o OpenTable são ótimos recursos quando se trata de pesquisar restaurantes em uma nova cidade. Leia as resenhas e sempre olhe para o menu para ter certeza de que você pode realmente comprá-lo. E - isso é crítico - sempre faça uma reserva. Não há nada mais embaraçoso do que tirar um cliente e não conseguir uma mesa. "
Miles também acrescentou algumas palavras de sabedoria sobre o assunto:
"Pergunte aos moradores sobre seus lugares favoritos", disse ele. "Converse com seus garçons e garçons sobre onde eles gostariam de ir. Pergunte aos funcionários do hotel também. Você pode realmente impressionar um cliente, levando-os a um favorito local, em vez de apenas escolher o lugar mais chique da cidade."
Agora que você já ouviu falar dos especialistas, sua próxima viagem de negócios deve ser menos estressante, mais produtiva e talvez até mais divertida. Vamos deixar você com um último conselho: não perca seus recibos! Leve uma pasta e coloque todos os recibos nela e tire uma foto de cada um deles com o seu telefone. Isso fará com que seu próximo relatório de despesas seja menos doloroso de preencher.
