Com que frequência você não consegue passar pela sua lista de tarefas?
E não, incluindo "Escrever lista de tarefas" só para dar a si mesmo algo para ser eliminado imediatamente, não conta como uma vitória.
É claro que nem sempre é sua culpa - cada exercício de incêndio que aparece apenas faz com que sua lista fique cada vez mais longa.
"Estamos muito ocupados em nossas vidas, tentando manter as bolas no ar e nossas cabeças acima da água: Existe uma maneira melhor de fazer isso?", Diz Maura Thomas, fundadora da RegainYourTime.com e autora de Personal Segredos de Produtividade .
Acontece que há - se você der uma dica de Dwight D. Eisenhower.
Popularizado por Stephen Covey, mas baseado nos princípios de produtividade do ex-presidente, o Eisenhower Matrix ajuda você a categorizar suas tarefas por seu nível de importância e urgência, para que você possa decidir onde focar sua energia.
Classificando suas tarefas em uma das quatro categorias claramente definidas, a Eisenhower Matrix obriga você a avaliar o que realmente é digno de seu tempo - e o que pode ser delegado ou até mesmo anulado.
Abaixo, oferecemos exemplos dos tipos de atividades que se enquadram em cada categoria. Veja como você dividiria sua lista de tarefas; em seguida, siga os conselhos de Thomas sobre como lidar com cada tipo para que você possa fazer mais em menos tempo.
Categoria # 1: Importante e Urgente
Sua assistente lhe avisa e seu último dia é amanhã. Uma solicitação urgente do cliente gera uma chave em um projeto que estava indo sem problemas. Essas tarefas são consideradas uma crise ou têm prazos críticos que você precisa cumprir.
Como enfrentá-los
Desde que você não pode prever quando as crises vão aparecer, suponha que eles vão acontecer e deixar espaço para eles em sua programação.
"A maioria das pessoas se sobrecarrega, mas se algo der errado, todos os seus planos caem como dominós", diz Thomas. A solução? Não encha mais de 60% do seu tempo produtivo.
Por exemplo, se você trabalha das 8h às 18h, deixe cerca de quatro horas em branco no calendário para permitir emergências. Se não houver emergências nesse dia, você está com sorte e pode progredir nas tarefas do dia seguinte.
Categoria # 2: Importante, mas não urgente
Agendamento de um almoço de networking com um gerente de contratação. Conseguir uma perna para planejar suas férias em família. Brainstorming objetivos de longo prazo para sua equipe. Essas tarefas influenciam seus objetivos gerais, mas não têm necessariamente um prazo final de gravação.
Como enfrentá-los
A maioria desses itens será de grandes projetos, e não de tarefas diárias, então divida cada um deles em prazos menores para ajudá-lo a começar, diz Thomas.
Para qualquer item que você não consiga dividir, determine uma quantidade de tempo que você pode trabalhar neles e que seja curto para você, de modo que a tarefa em si pareça menos complicada.
Thomas também sugere incluir apenas três tarefas importantes, mas não urgentes, em sua lista diária de tarefas, para que você reserve tempo para e-mails, reuniões e crises - e, sempre que possível, trabalhe nelas durante as horas do dia em que se sentir mais energizado.
Categoria # 3: Não Importante Mas Urgente
E-mails, telefonemas, perguntas de colegas de trabalho - essas são as coisas que você precisa resolver imediatamente, mesmo que não o ajudem com seus objetivos maiores.
Como enfrentá-los
"A maneira mais fácil de controlar suas distrações é controlar sua tecnologia", diz Thomas.
Primeiro, verifique seu e-mail em lotes apenas algumas vezes por dia, digamos, a cada três horas ou depois de concluir uma tarefa mais importante. Para garantir que você continue, encerre seu e-mail completamente para não ser tentado a verificar os alertas.
O mesmo vale para o seu telefone: silencie-o completamente - depois coloque-o em uma gaveta ou com a face para baixo na mesa para não ver os alertas.
E se você estiver recebendo muitas chamadas ou consultas de colegas de trabalho fora do período de tempo reservado para elas, basta fechar a porta do escritório, colocar fones de ouvido ou colocar um sinal de “não perturbe” no seu computador. cadeira ou parede do cubículo.
Categoria # 4: Não Importante e Não Urgente
Seja registrando relatórios de despesas, criando contratos ou preenchendo documentos, “essas são as tarefas que não terão um grande impacto no nosso trabalho, uma vez que as fazemos, mas elas não desaparecem”, diz Thomas.
Como enfrentá-los
Terceirize o máximo possível dessas tarefas, delegando-as a um funcionário júnior ou, para tarefas pessoais, a um assistente virtual, sugere Thomas.
Mesmo que você tenha que pagar por ajuda externa, as horas que você ganha de volta para realizar um objetivo mais importante - como, por fim, fazer progressos na próxima grande mudança de carreira - podem ajudá-lo a progredir financeiramente a longo prazo.
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