Você sabe como é. Você começa o e-mail com seu chefe, colega, cliente ou diretor de RH com uma saudação adequada. Você cruza seus "eus" e coloca seu "eu" e conclui a mensagem com uma assinatura formal como "Melhor" ou "Sinceramente".
O destinatário do email responde com a mesma formalidade, dirigindo-se a você em uma saudação padrão e, em seguida, escrevendo alguns parágrafos gramaticalmente sonoros antes de encerrar a anotação com uma assinatura semelhante; talvez seja "Atenciosamente", ou o mais casual "Cheers".
Como essa mensagem exige uma resposta sua, você continua a jogar junto com o que acha que é o modo profissional - digitando a saudação completa (novamente), compondo o corpo da mensagem e concluindo com "Tudo de bom". Você continua a fazer isso mesmo depois de várias idas e voltas, embora eventualmente pareça totalmente inútil e até mesmo um pouco estranho.
A menos que você trabalhe em um escritório corporativo super rígido, onde até pontos de exclamação sejam desaprovados, você tem que ficar bom com a falência formal, particularmente se a comunicação com seu chefe ou colegas durante o dia de trabalho é uma ocorrência frequente.
Assim que parecer natural desfazer-se do “Olá”, agradáveis e redundantes “Obrigado”, adeus, faça-o. E para ajudá-lo a se sentir realmente bem fazendo isso (e não como um monstro de etiqueta), cheguei a algumas diretrizes.
1. Sinta-se livre para seguir o terno
Embora possa ser tentador formalizar todas as trocas se é a que você está acostumado ou porque é como você foi ensinado, na maior parte do tempo, simplesmente não é necessário. Preste atenção às suas sugestões no local de trabalho ou acabará por ficar de fora. Se o seu chefe te manda um e-mail com nada mais do que uma nota sobre dar uma olhada para ver se é interessante, e você responde com uma mensagem formal, eu prometo a você, você não está ganhando nenhum ponto - você só está entupindo sua caixa de entrada e ignorando como sua equipe lida com correspondência casual. Ou, se o seu colega começou a se comunicar com você de maneira casual (sem abordar você pelo nome ou incluir um sinal oficial), aceite isso como seu sinal para responder da mesma maneira.
2. Ligue-o (dependendo de quem você está falando)
Não importa se seu último chefe deixou claro que adotar um tom informal era intolerável; você não está mais trabalhando para ela. No entanto, uma palavra de cautela, só porque você chegar a um ponto em que você deixa cair o "melhor" com o seu gerente não significa que você deve abolir completamente a palavra do seu vocabulário. Se você está falando regularmente com alguém que você nunca conheceu e seu relacionamento é mais formal do que não, não seja tão rápido a assinar sem incluir um fechamento adequado, especialmente se você está em cima do muro sobre como proceder. Errar do lado da cautela sempre será um bom conselho.
Saiba disso: a mudança não se aplica apenas a pessoas diferentes. Mesmo que uma correspondência com uma pessoa comece formalmente, você pode entrar na discussão do assunto quando estiver discutindo um item em um longo tópico de e-mail - em vez de se preocupar com saudações ou assinaturas.
3. Considere o tempo
Se você sair de férias por uma semana e retornar ao escritório com uma lista de perguntas para seu chefe, com quem você não falou ou viu desde que foi embora, provavelmente é melhor começar o primeiro e-mail de volta com uma gentileza como “Bom dia”, “Espero que você tenha corrido bem” ou, se seu gerente fosse o que estava de férias, “Bem-vindo de volta” - mesmo que você e seu supervisor costumem pular a saudação ou conversa fiada. Os lapsos de tempo de referência também são importantes para trocas com clientes ou fornecedores externos. Se você estiver em contato uma vez por semana ou apenas algumas vezes por mês, pode ser apropriado começar a mensagem inicial após algum tempo com a introdução e a assinatura de fechamento apropriada.
Uma base de contato mensal com um membro sênior de seu departamento também pode exigir que você se incline para escrever de forma mais conservadora. Se essa mensagem inicial resultar em um avanço significativo em alguns dias, provavelmente é bom reduzir o fator formal, especialmente se a outra parte o fez.
Em última análise, você precisa determinar o tom e a estrutura de suas mensagens de saída. Eu posso lhe dizer uma coisa, eu pessoalmente nunca achei problemático quando alguém com quem falo regularmente decide abandonar a abertura e o fechamento padrão; na verdade, acho um pouco alivio podermos apenas dizer o que temos online para dizer. Accessorizing um e-mail muitas vezes é apropriado apenas para um ponto e meu palpite é que você vai saber quando acabar com a formalidade.
