Muitos clientes vêm a mim em um estágio do tipo "não aguento mais".
Tome Tricia, por exemplo, que veio para mim desanimada com seu trabalho e sua incapacidade de gerenciá-lo. Ela trabalhava muitas horas - a maioria passava em reuniões e lidava com centenas de e-mails - e depois corria o último minuto para terminar as campanhas de marketing, que sempre pareciam transformar-se em simulações de incêndio.
A mentalidade “sempre ligada” estava chegando a ela. E ela estava pronta para desistir.
Eu imediatamente vi que Tricia estava perdendo a habilidade de trabalho mais essencial que eu acredito que todos os funcionários devem ter: definição de prioridades e gerenciamento. Ou seja, a capacidade de identificar claramente as prioridades mais importantes e concentrar a grande maioria de sua energia e tempo nessas coisas.
Infelizmente, embora muitas vezes falemos sobre gerenciamento de tempo e produtividade no escritório, a arte da priorização é muitas vezes perdida. Como resultado, muitas pessoas acabam como Tricia: exaustas, frustradas e exaustas.
Se você está se sentindo sobrecarregado por horas excessivas e mudando constantemente de tarefas, aqui estão alguns sinais reveladores de que você pode precisar gerenciar melhor suas prioridades - e algumas maneiras fáceis de voltar aos trilhos.
Sinal # 1: você acredita que tudo é importante
Se você olhar para a sua lista de tarefas e ver tudo como igualmente importante, é fácil ficar sobrecarregado com o volume de tarefas, em vez da qualidade do seu trabalho. Mas considere isto: o Princípio de Pareto sugere que 20% de suas tarefas produzem 80% de seus resultados - e isso significa que uma pequena fração de seu trabalho diário merece a maior parte de sua atenção.
No caso de Tricia, ela aceitou todos os convites de reunião que recebeu. Mas isso não significava que as reuniões valessem o tempo dela ou a ajudassem a realizar seus objetivos principais.
Solução: fique claro em suas metas e objetivos
Trabalhe com seu gerente para ter uma ideia clara de como seu desempenho será avaliado (por exemplo, você será avaliado com base no valor em dólar que você trouxe ou no nível de satisfação de seus clientes?). Depois de ter um melhor controle sobre suas entregas, você pode dividi-las em metas semanais.
Por exemplo, se seu objetivo final é gerar novas receitas, seu foco principal deve ser o acompanhamento de leads recebidos em uma feira de negócios e a construção de relacionamentos com clientes em potencial, sem gastar horas por semana ajudando a planejar a próxima feira comercial.
Ao tomar decisões sobre o trabalho ao longo do dia, pergunte a si mesmo: "Como isso me aproximará de meus objetivos?" Se isso não acontecer, coloque-o para baixo e siga em frente.
Sinal # 2: você está sendo consumido pela atividade em vez de realizações
Você já começou com uma lista no início do dia, sentiu-se ocupado durante todo o dia, mas se sentiu como se não tivesse feito nada? Frustrante, certo? Tricia certamente estava ocupada, mas ela não estava realizando muito.
Na realidade, você provavelmente fez muitas coisas de baixa prioridade, como clicar em e-mails sem importância, passar por reuniões ineficientes ou fazer pequenas tarefas que não levam adiante seu trabalho importante. Talvez você tenha passado o dia em projetos ajudando seu chefe ou colegas de trabalho, mas não realizando seu próprio trabalho.
Solução: Faça um plano diário e atenha-se a ele
Crie um plano diário que comece com o agendamento do seu trabalho mais importante. Essas atividades prioritárias começam primeiro no seu calendário, antes mesmo de pensar em fazer qualquer outra coisa.
É mais provável que você conclua determinadas tarefas ao definir um compromisso específico de data e horário para elas. Se o email for uma distração constante, desligue-o e verifique-o apenas duas ou três horas específicas por dia. (Quando você está entrincheirado no trabalho e se distrai lendo um e-mail, leva 64 segundos para o seu foco se recuperar. Pense nisso: você está perdendo mais de um minuto de tempo valioso para cada e-mail que você lê enquanto o meio de um trabalho importante!)
Sinal # 3: Quando você chega ao trabalho importante, você se distrai
Você ouve o "toque" contínuo de e-mails recebidos, mensagens de texto e mensagens instantâneas e se sente compelido a espiar. Você constantemente se distrai com o apelo da mídia social. A procrastinação impede você de começar e o perfeccionismo impede que você termine. E você pensa erroneamente que, ao realizar multitarefas, você está fazendo mais no mesmo período de tempo. Soa familiar?
A multitarefa, até certo ponto, é inevitável, mas lembre-se: mesmo que você consiga restringir seu trabalho às tarefas mais importantes, você não poderá progredir se não puder se concentrar por tempo suficiente para concluí-las.
Solução: Desenvolva sua capacidade de enfocar
Uma vez que você tenha clareza sobre o trabalho prioritário que precisa ser feito, aprenda como ficar - e permanecer - focado nessas tarefas. Experimente estas estratégias:
1. Chunk Your Work: Use a técnica Pomodoro para agendar intervalos de tempo de 25 minutos para trabalhar em tarefas prioritárias. Não olhe para cima até o tempo acabar, depois faça uma pequena pausa. Repita quatro vezes e depois faça uma pausa mais longa.
2. Lote seu trabalho: Agrupe tarefas semelhantes em blocos de tempo no seu calendário, para que você possa se concentrar em uma coisa e fazê-la. Atividades como processamento de e-mail, retorno de chamadas telefônicas ou revisão de documentos podem ser agrupadas e feitas em lotes.
3. Pare a multitarefa: no final, cada tarefa levará mais tempo - e você comprometerá a qualidade do seu trabalho para inicializar.
À medida que você passa o dia, faça verificações freqüentes da realidade: pare a cada hora e pergunte-se rapidamente: a última hora contribuiu para minhas metas mais importantes? Se não, prometa melhorar os próximos 60 minutos e começar de novo. Se você fizer uma checagem de realidade a cada hora, nunca deixará um dia inteiro se afastar de você.
Finalmente, acompanhe seu sucesso. Termine todos os dias com uma revisão do que você realizou e como isso o levou em direção aos seus produtos mais essenciais. Isso torna mais fácil deixar as outras coisas - não essenciais - irem.
Quando você estiver pronto para retomar o controle da sua vida profissional, lembre-se de que não se trata de gerenciamento de tempo ou produtividade. O importante não é fazer tudo - é fazer o trabalho mais importante . Eu gosto de manter o conselho de Brian Tracy em mente: "Não é o tempo que você gasta trabalhando em geral, mas a quantidade de tempo que você gasta trabalhando em tarefas de alta prioridade."
