Ah, email. Não importa se você está gerenciando algumas pessoas, uma equipe grande ou apenas você, isso pode ajudar e atrapalhar seu sucesso. Porque, como tenho certeza de que você notou, quanto mais pessoas colaboram com você, mais mensagens se acumulam, e mais difícil é passar por elas nos cinco minutos que você tem entre reuniões consecutivas.
Embora eu não possa agitar uma varinha mágica e resolver esse problema para você, posso dizer que encontrei um sistema que realmente funciona para mim como gerente - tudo se resume a ter alguns rótulos confiáveis em sua caixa de entrada. (Se você não tem idéia de como usá-los, aqui está um 101 aqui para o Gmail e para o Outlook.)
Ao contrário dos filtros que uso para arquivamento permanente, esses três são temporários e usados apenas para chamar minha atenção para coisas importantes. Assim que abordar a mensagem, removo o rótulo e o arquivo como faria normalmente.
Então, sem mais delongas:
1. “BLOCKER PARA OUTROS”
Sim, este aqui está em maiúsculas. Eu até mudei a cor na minha caixa de entrada para torná-la vermelha. Todas as manhãs, eu examino minha caixa de entrada para ter certeza de que identifiquei mensagens críticas que exigem minha resposta. (Aka: Sem minha resposta, as pessoas não podem seguir em frente. De forma alguma.) Identificando-as especificamente, garanto que não priorizo respostas rápidas sobre respostas importantes.
No final de cada dia, certifico-me de que todos os emails restantes com esta tag são geridos primeiro. E, salvo a rara exceção, não saio para a noite até que isso seja feito. Isso não significa apenas que não estou segurando ninguém, mas que posso terminar todos os dias sabendo que as questões mais urgentes são resolvidas.
2. “O nome de qualquer pessoa com quem você se encontra regularmente”
Eu tenho uma reunião one-on-one com cada um dos meus subordinados diretos a cada semana, e enquanto mantemos uma agenda em execução em um documento do Google de coisas para discutir, descobri que às vezes perguntas rápidas ou FYIs caem nas rachaduras.
O que mudou isso para mim foi criar um rótulo para cada pessoa com seu nome, por exemplo, "Para Lindsay" e "Para Yusuf". Como e-mails chegam à minha caixa de entrada que acho que seriam relevantes para eles ou que eu quero uma atualização Eu adiciono a tag com o nome dela. Então, nas minhas reuniões semanais, posso fazer uma pesquisa rápida para ver se falei com eles sobre tudo antes de terminarmos. Uma vez que essa missão seja cumprida, eu removo a tag.
Embora eu use isso para meus subordinados diretos, você pode usá-lo para qualquer pessoa com quem se reúna regularmente, desde seu gerente até a equipe de marketing até um gerente de projeto.
3. "Resposta Rápida"
Já escrevi sobre isso antes, mas achei extremamente útil ter uma lista de e-mails para os quais posso responder em cinco minutos ou menos. Quando estou esperando na fila para tomar café, pegando o metrô algumas paradas, ou cedo para uma reunião, agora tenho minha primeira parada (sim, antes do Twitter ou do Instagram) para ter certeza de lidar com qualquer pedido.
Melhor parte deste rótulo? Você se sente super realizado, muito rapidamente.
E é isso, três rótulos simples que você pode configurar facilmente uma tarde. Você tem outros truques da caixa de entrada que ajudam você a gerenciar? Compartilhe-as comigo no Twitter @acav!
