Não tenho certeza sobre o que é falar com mais de uma pessoa no telefone, mas as teleconferências podem ficar muito rápidas. As pessoas ficam paradas e esperam que os outros falem (ou conversam umas sobre as outras), e muitas vezes não está claro onde a conversa deve seguir. Silêncios dolorosos são abundantes, e todos no grupo começam a se perguntar se estão em um primeiro encontro ruim.
Como redatora de uma equipe de marketing de uma empresa de telefonia, estou sempre atendendo a esses tipos de chamadas e aprendi alguns truques sobre como fazê-las funcionar com mais facilidade. Se o pensamento de ter uma ligação com mais de duas pessoas faz você se contorcer no seu lugar, continue lendo e repita depois de mim: As teleconferências não precisam ser estranhas.
Siga o Mestre
Claro, o objetivo da teleconferência é ter uma conferência, mas as coisas correm como um petroleiro bem engraxado, se você escolher um líder antes do início da reunião. Isso não significa que os outros não podem pesar, mas um líder pode direcionar a conversa ou pular onde for necessário (ou seja, se houver um silêncio constrangedor depois que um vendedor apresentar pontos de preço).
Se você for indicado como líder, inclua uma lista de perguntas que precisam ser respondidas. É o ponto da chamada para descobrir mais informações antes de fazer uma compra? É para resolver os termos de uma parceria? Você também deve criar uma agenda breve, observando pontos em que os outros membros da equipe devem conduzir a conversa e distribuí-la antes da chamada, para que todos saibam o que esperar. Mais expectativas significam silêncios menos constrangedores.
Obtenha o sistema certo (e saiba como usá-lo)
Um monte de estranheza nessas ligações pode vir de falhas técnicas (“Desculpe, todo mundo - ainda tentando configurar isso!”. “Amy não sabe como ligar - alguém pode ajudar?” “Charlie ainda está lá ou ele foi embora? ”)
Portanto, é importante ter um sistema telefônico funcional que possa suportar chamadas de conferência e, o que é mais importante, testá-lo antes da reunião, para que você tenha certeza de que funciona. E você não precisa trabalhar em uma empresa da Fortune 500 para ter uma solução tecnológica avançada e fácil de usar para sua equipe - até mesmo pequenas empresas e startups podem encontrar sistemas VoIP e PBX virtuais que suportem conferência.
Considere o vídeo
Toda vez que eu tenho uma conferência por telefone, eu gostaria de ver o rosto das outras pessoas. Não porque eu queira vê-los (OK, talvez eu faça um pouco) - mas porque parece mais uma reunião de pessoa para pessoa. Em vez de adivinhar se alguém está ou não sorrindo, você pode ver. Em vez de se perguntar se alguém está distraída ou se está apenas pensando, você pode ler o rosto dela. Eu estava recentemente em uma conferência por telefone com alguém que parecia estar em casa de cueca, cercado por uma montanha de Cheez Doodles. Foi ele? Eu não sei, eu gostaria de ter um vídeo.
Existem várias soluções de vídeo que são amplamente usadas, incluindo os Hangouts do Google, o Skype e o Join.me. Supondo que os participantes da sua reunião não estejam em casa de cueca, isso pode tornar as coisas muito menos difíceis.
Use sua voz do Big Kid
Não sei por que, mas as pessoas geralmente desaparecem durante esses tipos de telefonemas, com medo de chegar lá e falar o que pensam. Mas não tenha medo de falar - você é convidado para teleconferências porque sua opinião é valorizada! Na verdade, use a voz de seu filho grande, falando em voz alta e com confiança para que todos possam ouvi-lo.
Melhor ainda, certifique-se de que todos os outros participantes da chamada estejam participando também. Se alguém não disse nada durante algum tempo, peça para ele ou ela pesar. Isso garantirá que todos tenham uma voz ouvida (e esteja realmente prestando atenção à reunião).
Se você disser que é estranho, é inábil
Acredito firmemente que as situações são apenas estranhas porque as deixamos ser. Claro, às vezes os silêncios são desconfortáveis, mas eles não têm que nos fazer caretas. Entre em cada teleconferência com uma mente aberta e comprometa-se com uma experiência não embaraçosa! Se você não está disposto a deixar a chamada se transformar em um território estranho, então não será garantido.
Há uma razão pela qual existem chamadas em conferência - elas são uma maneira produtiva de reunir um grupo, mesmo se um membro mora em Wisconsin e outro mora em Los Angeles. Não pense apenas nas conferências telefônicas como um mal necessário, considere-as uma maneira divertida de reunir colegas distantes em uma sala virtual. Se você eliminar o constrangimento, as teleconferências podem ser divertidas!
