O governo é notório pela estagnação. Quando palavras como “vanguarda” são proferidas, elas geralmente se referem ao setor privado (ou a uma figura do início dos anos 90 que patina com o rom-com). Em uma indústria como essa, você geralmente precisa se atualizar para poder inovar. (Eu experimentei isso em primeira mão quando trabalhei para ajudar os departamentos da cidade de Nova York a começar a receber pagamentos on-line - até a era da Amazônia).
Mas se você escolheu uma carreira no governo - ou em qualquer outra indústria lenta - provavelmente você está lá em nome do progresso. Trabalhando em operações governamentais, meu trabalho era substituir processos antiquados e ineficientes por aqueles que funcionavam melhor, mais rápido e mais barato. Às vezes eu consegui, e às vezes eu falhei, inequivocamente. Mas o fracasso não é nada se não um professor eficaz. Aqui estão algumas das lições que aprendi em busca de um governo mais eficiente que poderia ajudar alguém tentando afetar a mudança em face da grande burocracia.
1. Busque Melhores Práticas, Não Melhores Práticas
O discurso gerencial se infiltrou até mesmo nas fileiras do governo: “Vamos alavancar uma abordagem sinérgica para inovar em direção a uma solução robusta!”
Talvez o favorito entre uma longa lista dessas expressões cansadas seja a idéia de melhores práticas, uma frase que é jogada como um vaqueiro no rodeio. Como gerente de projeto no governo da cidade de Nova York, parte do meu trabalho era pesquisar como outros governos e empresas privadas administravam algum aspecto de suas operações e determinar se teríamos algo a ganhar replicando seus sucessos. Realizamos fóruns e elaboramos apresentações em PowerPoint em abundância, tudo em nome da identificação de uma prática, chamando-a de melhor e jurando adotá-la por nós mesmos.
Mas, como eu percebi, a ideia de que algo é o melhor implica que ele não pode ser superado. Isso sugere que você pesquisou exaustivamente. Assume-se que a aplicação de um princípio em um ambiente funcionará tão bem em outro. A noção de melhores práticas está no caminho certo, mas se você realmente quiser afetar a mudança, terá que ajustar sua meta para práticas recomendadas. Não é apenas semântica; é uma reformulação completa do objetivo.
Melhores práticas significam que, uma vez que a melhor prática tenha sido identificada ou implementada, seu trabalho está longe de ser concluído. Melhores práticas levam em conta que, para se manter no controle de seu jogo - seja esse jogo a manutenção do parque, a redução do crime ou algo um pouco mais privado -, suas práticas nunca devem parar de evoluir.
2. Olhe além dos dados
O ex-prefeito de Nova York, Michael Bloomberg, uma vez twittou: “Em Deus nós confiamos. Todos os outros trazem dados. ”Vivemos na era da tomada de decisão baseada em dados. E isso é em grande parte um desenvolvimento positivo - qualquer coisa que não seja apoiada por números é apenas uma opinião, uma teoria esperando para ser comprovada. O problema é que muitas vezes tratamos dados como fatos, e números, como George Washington, são incapazes de mentir.
Isso está longe de ser verdade. Em primeiro lugar, os mesmos números podem ser usados para contar histórias diferentes - até mesmo opostas. Como aqueles que apoiaram a proibição da venda de refrigerantes com mais de 16 onças apresentaram seu caso? Números. E como seus adversários fizeram deles? Usando os mesmos números em um contexto diferente. Como Mark Twain uma vez brincou: “Os fatos são teimosos, mas as estatísticas são mais flexíveis.” Além disso, nem todos os funcionários do governo que coletam dados são um Nate Silver regular. As falhas na coleta e análise de dados muitas vezes nos levam a interpretar erroneamente o que os números podem estar tentando nos dizer.
A lição: Sim, as decisões devem ser orientadas por dados, mas o foco exclusivo é obscurecer parte do quadro, e é importante suplementar os números frios e difíceis com pesquisas qualitativas. Se, por exemplo, você quiser saber como as pequenas empresas serão afetadas por um novo regulamento, pergunte a elas. Com ferramentas como o SurveyMonkey, esse tipo de pesquisa pode ser feito usando recursos limitados. Ele oferece nuances que os dados não conseguem, e sugere nuances de cinza entre o preto e o branco.
3. Buy-in é Chave
Você tem uma ideia, estabeleceu um plano de implementação e desenvolveu um orçamento. Essa é a parte fácil. Agora você precisa convencer os poderosos a defender a mudança. Você pode chamar isso de patrocínio executivo, mas o que isso realmente significa é garantir que as pessoas com autoridade para impor a mudança estejam totalmente a bordo. A melhor maneira de obter esse tipo de adesão é apresentar resultados projetados significativos: dólares a serem economizados, papel a ser eliminado, clientes a serem alcançados pela nova iniciativa. Você pode ter inventado o Porsche de idéias, mas mesmo um Porsche precisa de gás para se mover um centímetro.
Mas o buy-in de cima para baixo não é o único tipo que abrirá caminho para mudanças substanciais. Pense em todas as pessoas que essa mudança pode tocar e tente evitar cegá-las com ela. Digamos que você esteja implementando novas tecnologias para agilizar o processo pelo qual os membros da equipe administrativa completam sua manutenção diária de registros. Envolva essa equipe desde o início, tire suas frustrações e ideias e as incorpore, até certo ponto, no produto final. Um grupo de pessoas que foram ouvidas e incluídas no processo de mudança, em vez de serem impostas, é muito mais propenso a aceitar a mudança (e até mesmo aceitá-la).
4. Procure mudanças que melhor sirvam, mas não todas
Aqui está a parte em que retiro um pouco do que disse acima. Embora seja importante coletar feedback de uma variedade de partes interessadas à medida que você modela a mudança que espera implementar, tentar agradar a todos pode ser uma receita para a morte lenta e dolorosa de uma ideia sólida. A personalização excessiva foi um revés especialmente frequente em projetos de tecnologia em que trabalhei como gerente de projetos. Com apenas as melhores intenções para desenvolver o melhor produto possível, a equipe muitas vezes se atolou em requisitos que levariam uma semana inteira para ser construída, mas atendem apenas às necessidades de 2% dos usuários.
Às vezes você tem que tirar a caneta vermelha mágica e simplificar. Pense no público que você está atendendo e nas principais prioridades que deseja alcançar. Qualquer coisa que lhe pareça um luxo, ou como um pedido de um pequeno grupo de pessoas particularmente barulhentas, deve ser considerado para o bloco de corte. Isso economizará tempo e dinheiro. E, finalmente, é melhor agradar a maioria ao entregar resultados com rapidez e eficácia do que desapontar a todos, porque você se afogou nos detalhes.
5. Seja Paciente
Finalmente, lembre-se de que a mudança no governo - ou em qualquer outra indústria burocrática - é possível, mas é lenta. Às vezes você precisa esperar que os ventos políticos mudem de direção. Às vezes é o processo legislativo ou um contrato que fica preso no escritório de compras.
Uma das mudanças mais gratificantes que consegui fazer foi participar do projeto de pagamentos on-line, trazendo os departamentos da cidade de Nova York para fora da era glacial dos cheques de papel e dos livros contábeis e entrando no novo milênio com sistemas de pagamento eletrônico e contabilidade. Não é nada sexy, mas está economizando milhões de dólares para a cidade. E demorou quatro anos desde o momento em que o documento de briefing chegou à minha mesa até que um programa completo estava em funcionamento.
Se você tem tudo a ver com soluções rápidas, será difícil encontrá-las em qualquer lugar na paisagem de um governo (ou escritório burocrático de outra forma). Mas acredite em mim: grande mudança vale a pena a espera. Na verdade, é provavelmente por isso que fazemos o trabalho em primeiro lugar.
