Eu sempre dou risada quando pessoas realmente influentes mencionam algo como: "Ah, eu recebo mais de 600 e-mails por dia", porque soa tão horrível, até mesmo para um humilde brag. Mas o que pode ser ainda mais triste? As chances de seus e-mails serem vistos e respondidos por uma pessoa assim não são tão bons assim.
Mas existem algumas regras simples que você pode seguir para aumentar a probabilidade de não apenas ler seus e-mails, mas também de obter uma resposta. Se você está enviando um executivo de alto nível para sua empresa ou um contato profissional importante, siga estas regras.
Preste atenção à hora do dia
E-mail é ótimo, porque parece uma maneira não intrusiva de conseguir alguém. O raciocínio diz que “não importa quando você envia o email, eles o receberão quando tiverem um momento livre”. Mas isso não funciona assim. Na verdade, todos nós temos padrões de uso de e-mail, onde analisamos e respondemos a e-mails durante determinados horários de pico. E receber sua mensagem na caixa de entrada quando alguém estiver ativamente enviando um e-mail significa que você tem uma chance melhor de ser visto.
Normalmente, os líderes tendem a verificar os e-mails de manhã cedo ou tarde da noite, já que estão ocupados em reuniões durante a maior parte do dia, então esse é um bom lugar para começar. Se você não receber uma resposta de alguém depois de uma semana, tente enviar um e-mail novamente, mas em uma hora do dia completamente diferente.
Seja breve
Não inicie o email com uma longa diatribe sobre quem você é, onde encontrou o endereço de email de alguém ou a sua história de vida. Apenas vá direto a ela. No jornalismo, há o conceito de colocar todos os elementos essenciais da história no livro, não enterrando-os profundamente no quinto parágrafo. Faça o mesmo aqui.
E, literalmente, mantenha seu e-mail com o menor número de palavras possível. Um e-mail realmente longo será escaneado tão rapidamente que praticamente não há chance de que seu motivo real para e-mail seja visto. Na mesma nota:
Seja claro sobre o que você está pedindo
Recebo e-mails o tempo todo que termino de ler e digo para mim mesmo: “Não tenho ideia do que essa pessoa quer.” Ter uma meta ou ação desejada do leitor é essencial, porque se alguém não sabe o que quer, ele provavelmente não responderá. Então, qual é o objetivo? Você quer que uma pessoa se encontre com você? Você quer que ele conecte você com alguém? Ou você só quer que ela clique em um link para saber mais sobre algo? Certifique-se de mencionar especificamente o que gostaria que a ação fosse. E certifique-se de ser o mais educado possível.
Faça sobre eles
Uma pessoa ocupada não tem tempo para ler sobre o que sua empresa faz, como é sua pesquisa de emprego ou o que você realmente precisa agora para sua empresa. Em vez de dedicar muitas palavras a si mesmo, fale sobre a outra pessoa. O que você pode fazer para ajudá-lo? Por que responder será benéfico ou fácil para ela? Eu raramente respondo a um e-mail em que uma pessoa fala por dois parágrafos sobre o que sua empresa faz em detalhes agonizantes. Mas se uma pessoa puder me dizer rapidamente como ela facilitará minha vida, então estou inclinado a aprender mais.
Assunto Linhas Importantes
Nós colocamos muito tempo em nossos e-mails que muitas vezes esquecemos sobre o assunto. Mas as linhas de assunto para e-mails pessoais são tão importantes quanto para os e-mails de marketing (nos quais obcecamos meticulosamente cada palavra e testamos de forma febril diferentes opções para ver o que funciona melhor).
É fácil passar por cima ou ignorar linhas de assunto genéricas, então aqui estão algumas que eu evitaria totalmente:
- Introdução
- Saudações de Elliott
- Seguindo
- Ótima reunião você
Por quê? Porque eles são genéricos e podem vir de qualquer pessoa. Você não vai se destacar. Em vez disso, tente algo assim:
- Nós nos cumprimentamos no evento Smith Charity na noite passada
- Introdução para Pessoa 1 e Pessoa 2 para Conectar
- Você provavelmente não vai ler outro email como este hoje
Eles podem ser um pouco off-the-wall, mas eles provavelmente são diferentes de qualquer outra coisa na caixa de entrada da pessoa.
A má notícia é que, quando se trata de chegar a um contato importante, você pode fazer tudo certo e ainda não obter uma resposta. Mas, ei, quando alguém está lendo algumas centenas de e-mails por dia, ele nem sempre chega ao seu. Não tome o silêncio como uma rejeição - em vez disso, leia nossas dicas sobre como ser agradavelmente persistente e continuar com isso. Com o tempo, seguir essas regras aumentará suas chances de obter uma resposta a uma porcentagem maior de seus e-mails.
