Se você não conseguir sair do escritório quando o relógio chegar às 6 da tarde todos os dias, sabe como é ter sempre mais uma coisa a fazer. É claro, isso bate totalmente com os polegares até que você possa sair correndo em uma nuvem de fumaça (estilo cartoon, é claro). Mas também pode ser um sinal de que, de algum modo, seu tempo poderia ter sido melhor administrado durante o dia.
Trabalhadores e pessoas ambiciosas geralmente se preocupam com a maneira como passam seus dias. Isso é algo que freelancers, funcionários em tempo integral, artistas, empreendedores - qualquer um, na verdade - pode concordar.
E se eu disser que há uma pequena ferramenta chamada Toggl que pode ajudá-lo a ser ainda mais consciencioso e eficiente? Este programa gratuito foi criado para lhe dar mais clareza e insights sobre o colapso do seu dia. Seu objetivo principal é simples: registrar exatamente quantos minutos são dedicados a cada tarefa que você faz. E fazer isso é tão fácil quanto pressionar "Iniciar" e "Parar" enquanto você trabalha ou inserir o intervalo de horas real durante o qual você executa uma determinada tarefa.
Os recursos básicos são gratuitos, o que significa que você pode registrar o tempo das tarefas conforme você as realiza, ver como vários projetos se comparam entre si e quanto tempo eles levam juntos. Você também pode receber uma visão geral semanal do seu fluxo de trabalho. Disponível no navegador, na área de trabalho ou no dispositivo móvel, o programa permite que você trabalhe sozinho ou em uma equipe de até cinco pessoas gratuitamente. Funciona tão bem para um grupo quanto para indivíduos - diferentes membros podem acompanhar o detalhamento de suas partes individuais de um projeto.
Recursos extras, como adicionar mais membros da equipe, custarão caro, mas, para os meus propósitos, a versão gratuita estava ótima.
Falando sobre meus propósitos, aqui está como e por que eu decidi usá-lo. Talvez ajude você a determinar se vale a pena conferir a si mesmo.
O que eu sabia antes de começar a usar o Toggl
Em um nível básico, eu tinha uma noção de como meu tempo estava sendo gasto e que eu poderia dividir minhas responsabilidades em pequenas, médias ou grandes em termos de consumo de energia e tempo. Faço minhas listas de tarefas de acordo, levando em conta se sei que algo deve levar cerca de 15 minutos ou duas horas.
Também sei quais são os hábitos que me permitem ser mais produtivo. Começando no início do dia, deixando o tempo de lado a cada semana para fazer uma lista detalhada de tarefas, e me permitir flexibilidade para pausas me ajuda a ficar energizado e na tarefa. Mas como tenho uma posição remota que me permite, mais ou menos, definir meu próprio horário, também tenho a flexibilidade de fazer pausas mais longas e trabalhar (ou não trabalhar) durante horas estranhas.
Então, eu estava interessado em usar o Toggl para entender como minha distribuição de tempo on-time foi adicionada e para ver se conseguia aproveitar ainda mais o dia. Essas são distinções importantes a serem reconhecidas: Comecei a usar a plataforma com uma boa estimativa de meus motivadores e metas de melhoria já em mente .
O que eu aprendi depois de usar o Toggl
Exatamente quanto tempo cada projeto leva
Ter uma quantidade concreta de tempo para se referir parecia que eu de repente colocara um preço em cada projeto. E colocar esse número tangível em perspectiva me fez mais intencional não apenas em como eu gasto meu tempo, mas também em quais projetos eu concordo e quero gastar esforço.
Aqui está um exemplo de como uma lista de tarefas pode ser exibida:
Um projeto de rastreamento de tempo é um projeto em si
Estou disposto a apostar que você não está acostumado a apertar um botão toda vez que começar e terminar uma tarefa. Nem eu. Como eu não estava acostumado com o programa, a menos que eu me desse lembretes, eu esqueceria de começar a rastrear. O Toggl tenta tornar isso tão fácil quanto possível - o site é direto e fornece uma função de lembrete para acompanhar.
Criar itens de projeto distintos (como delinear, desenhar, editar e fazer upload como peças separadas da criação de um artigo, por exemplo) também me permitiu criar barreiras mentais entre tarefas - o que significava que eu não estava mais fluindo de um para o outro como um zumbi no piloto automático.
É uma coisa fácil esquecer ou deixar ir, então se você é sério sobre entender seus hábitos de produtividade, você também tem que ser sério sobre alertar o cronômetro sempre que você começar uma nova tarefa.
Dias lentos fazem uma enorme diferença
Sabe aquelas manhãs quando você acorda completamente descansado? Você não vai acender todas as luzes verdes todos os dias, mas o Toggl ajuda você a entender o quanto de impacto seus níveis de energia podem ter na sua eficiência. Quando formatei e enviei o boletim informativo Sunday Inspiration do Muse, por exemplo, duas doses de café expresso podem significar a diferença entre 30 minutos e uma hora de construção.
Há mais tempo no dia do que eu pensava
Especialmente como trabalhador remoto, estou definitivamente no campo de que, se minha mente não estiver totalmente concentrada na tarefa, eu deveria fazer uma pausa ou redirecionar minha energia até poder chamar toda minha atenção para o projeto. Mas isso também significava que meus dias começariam cedo e durariam mais do que um dia normal de trabalho, porque eu tenho flexibilidade para almoçar, fazer caminhadas por inspiração ou dormir até tarde, dependendo do meu humor.
Com o Toggl, pude visualizar a grande quebra de imagem do meu uso de tempo em uma determinada semana. E olhar como as coisas se encaixam me fez entrar em sintonia com quando eu me apresentava melhor e mais rapidamente, e quando minha mente estava presa pensando em todas as possibilidades para a Grey's Anatomy da próxima temporada (sim, ainda está no ar). Aqui está como o conhecimento dos números me fez melhor no planejamento estratégico para a semana seguinte:
Olhando para o tempo de consumo da mesma tarefa em diferentes momentos do dia me ajudou a perceber quando eu tenho mais energia para determinadas atividades. Lembra quando eu lhe disse que a construção do boletim semanal levava menos tempo depois que eu tomava meu café da manhã do que depois de ter almoçado? Sabendo que economizou algumas horas por semana deixando tarefas mais diretas para quando minha mente ainda está voltada para o foco.
Da mesma forma, olhando para o tempo de consumo de diferentes tarefas na mesma hora do dia me permitiu descobrir quando no dia eu me senti melhor trabalhando em algo. Se eu chegasse cedo às tarefas mais pesadas, eu me sentia mais relaxada (e menos culpada) do que os dias em que eu passava os meus e-mails logo de manhã para chegar a todo o resto.
Antes de encontrar o Toggl, eu achava que o estresse relacionado ao trabalho era um dado - que trabalhar com todo o seu potencial necessariamente significava ultrapassar o seu horário em alguns dias ou optar por um almoço de trabalho para os outros. Qualquer um que se dedique ao seu trabalho sabe o que quero dizer: colocar as horas tem que ser uma evidência concreta de esforço significativo e compromisso com a posição.
Mas o que aprendi com esse experimento é que poupar algum tempo não faz com que você invista menos no trabalho. Se alguma coisa, isso mostra que você está empenhado em direcionar os resultados para casa da maneira mais eficiente possível.
Manter o controle de seu uso do tempo pode abrir completamente os olhos para o que funciona e o que não funciona para você. E se ser um ativo mais forte para a sua empresa não ajuda a pressão arterial, então ter mais algumas horas de folga a cada semana certamente irá.
