Considerando que o email é a principal forma de comunicação na maioria dos escritórios, nem sempre escolhemos nossas palavras escritas da maneira mais sábia que devemos. Especialmente quando estamos tentando acessar rapidamente uma caixa de entrada ou responder a mensagens entre reuniões em nossos telefones, é fácil ser irritante, abrasivo ou simplesmente mal-educado sem perceber. Com apenas algumas palavras digitadas (ou omitidas), um e-mail rápido pode passar de uma mensagem amigável para um desastre total.
Bem, é hora de uma intervenção por email. Aqui estão alguns dos erros mais comuns no local de trabalho que inconscientemente fazemos - e algumas estratégias de correção rápida para evitá-los no futuro.
1
Você já recebeu uma mensagem de e-mail com apenas um assunto? Vi que você está no telefone - ligue para mim quando tiver uma chance ou Onde está seu relatório de fim de mês? Sim, e você provavelmente achou isso desagradável, irritante ou ambos. Lembre-se, seja você um associado ou um gerente, o envio de e-mails e mensagens de texto não são a mesma coisa - e nunca serão. E um email com um assunto escrito como um texto sempre enviará a mesma mensagem: você não vale o meu tempo.
Correção rápida: Todos nós temos dias malucos no escritório, quando você só precisa tocar na base com um colega ou subordinado direto sem escrever um romance. Então não faça. Use um assunto de uma ou duas palavras, como Reunião ou Fim do Mês, com uma linha rápida ou duas na sua mensagem:
Essa abordagem sempre e sempre valerá os 15 segundos extras do seu tempo.
2
Quando você tem um projeto ou relatório importante que está discutindo via e-mail, soletrando palavras completas em todas as letras maiúsculas e minúsculas ( PRECISO da sua assinatura AO FINAL DE HOJE ) e destacando, negrito ou sublinhando frases completas pode parecer aos seus colegas.
Certa vez, trabalhei com alguém que me enviava e-mails com NECESSIDADES DE APROVAÇÃO em vermelho e todas em maiúsculas ao longo de suas mensagens, ou com parágrafos inteiros destacados em amarelo. Ela estava tentando ser informativa e chamar detalhes importantes, mas sua abordagem saiu como excessivamente abrasiva.
Correção rápida: use títulos em negrito ou itálico ou marcadores para destacar os projetos ou pontos importantes que você está criando - e mantenha a formatação para algumas palavras, não para parágrafos inteiros. Se estiver preocupado com a possibilidade de o leitor verificar um e-mail e perder itens urgentes, verifique se está usando um assunto de e-mail informativo, como Projetos vencidos para aprovação no final do dia. Por fim, certifique-se de manter seus e-mails rápidos e concisos, o que tornará mais provável que o destinatário receba todas as informações necessárias.
3
Quando você envia um colega de volta por e-mail com uma dica útil ou um detalhe que foi ignorado em uma mensagem anterior, pressione "responder a todos" pode fazer comentários ou conselhos amigáveis como condescendentes ou competitivos, especialmente quando o gerente da pessoa é cc'ed. (Copiar o chefe de alguém no e-mail com uma correção é basicamente a mesma coisa que dar a ela uma crítica construtiva enquanto o chefe dela está ali - é apreciado por ninguém.)
Correção rápida: se você tiver uma sugestão para o remetente, envie um e-mail diretamente para ela, de preferência em um tópico diferente, para não correr o risco de acertar “responder a todos”. Melhor ainda, pegue o telefone! Um rápido telefonema facilita a limpeza dos detalhes, sem o risco de ofender ninguém.
4
Eu sei, quando você está apressado por tempo e alimentando através de sua caixa de entrada, pode parecer um passo desnecessário para digitar Obrigado, seu nome , especialmente quando sua assinatura de e-mail está lá. Bem, faça assim mesmo. Terminar um e-mail sem o seu nome é como fugir de uma conversa sem dizer adeus. Isso faz você parecer apressado e desleixado, e é rude.
Correção rápida: agradeça seu nome à assinatura da sua marca e configure-o para preencher seu e-mail automaticamente quando você clicar em enviar. Sair de uma maneira amigável e profissional será feito toda vez - sem que você precise fazer nada.
5
O envio de e-mails que você não deseja que seu gerente veja pode colocar você em uma ligação profissional se o e-mail for encaminhado. E sim, isso deve ir sem dizer, mas ainda acontece o tempo todo. Um amigo meu trabalhou com uma mulher que reclamou dela em uma cadeia de e-mail e adivinhe? Esse e-mail acabou na sua caixa de entrada.
Lembre-se também de que o e-mail da empresa é propriedade da empresa e considerado justo se os Recursos Humanos decidirem que precisam acessar sua conta. Candid conselhos a um colega, reclamações sobre seus colegas de trabalho ou detalhes sobre seus planos de fim de semana nunca devem deixar sua caixa de saída.
Correção Rápida: Seja o profissional consumado e finja que seu chefe está em todos os e-mails que você envia. Fim da história.
