A maioria das empresas está familiarizada com o que pode ser feito no Microsoft Word e no Excel, mas entender o que o Microsoft Access pode fazer é um pouco mais difícil de entender. A ideia de criar bancos de dados e tentar mantê-los parece um uso desnecessário de recursos; no entanto, para pequenas empresas, esse programa pode oferecer várias vantagens distintas, especialmente quando se trata de gerenciar o crescimento e a organização. Ele fornece uma maneira muito mais robusta para as pequenas empresas rastrearem dados e projetos do que o Excel ou o Word.
O acesso pode levar mais tempo para aprender do que os aplicativos da Microsoft mais usados, mas também tem o maior valor agregado para acompanhar projetos, orçamentos e crescimento. Todos os dados necessários para executar uma pequena empresa para comparação e análises são mantidos em um único programa, facilitando a execução de relatórios e gráficos do que na maioria dos outros programas. A Microsoft oferece vários modelos para simplificar o processo de aprendizado, e os usuários podem personalizar os modelos à medida que vão. Compreender os fundamentos do Microsoft Access pode ajudar as pequenas empresas a ver seu valor total em suas operações diárias.
Bônus: se você já estiver usando uma planilha, é fácil converter sua planilha do Excel em um banco de dados do Access.
Manutenção da informação do cliente
Um banco de dados do Microsoft Access permite que uma empresa monitore todas as informações necessárias para cada cliente ou cliente, incluindo endereços, informações sobre pedidos, faturas e pagamentos. Desde que o banco de dados esteja armazenado em uma rede na qual todos os funcionários possam acessá-lo e atualizá-lo, as informações podem permanecer atualizadas. Como as informações do cliente são críticas para todas as pequenas empresas, o banco de dados pode (e deve) ser protegido. Adicionar formulários ao banco de dados ajuda as pequenas empresas a garantir que os funcionários insiram os dados de forma consistente.
À medida que os usuários se familiarizam com o programa, componentes mais elaborados podem ser adicionados, como o mapeamento para endereços de clientes. Isso permite que os funcionários verifiquem endereços para novos clientes ou planejem rotas para entregas. Ele também permite que as empresas criem faturas, enviem e-mails e correspondências regulares e acompanhem quando e como as faturas foram pagas. Atualizar e armazenar dados do cliente no Access é mais confiável do que uma planilha ou documento do Word e simplifica o gerenciamento dessas informações.
Acompanhamento de dados financeiros
Muitas empresas adquirem software especificamente para acompanhar as finanças, mas para uma pequena empresa pode ser um exagero; Além disso, tende a criar trabalho extra. Não apenas as faturas podem ser criadas e rastreadas em um banco de dados do Access, mas todas as despesas e transações comerciais também podem ser registradas. Para empresas que têm o Microsoft Office Suite completo, incluindo o Outlook e o Access, os lembretes de pagamento no Outlook podem ser vinculados ao banco de dados. Quando o lembrete aparece, os usuários podem fazer os pagamentos necessários, inserir os dados no Access e fechar o lembrete.
Pode ser necessário adquirir softwares mais sofisticados à medida que a empresa cresce, e essas empresas têm uma vantagem se todos os seus dados financeiros estiverem armazenados no Access. Muitos outros programas podem acomodar dados exportados do Access, facilitando a migração de informações quando chegar a hora.
Gerenciando Marketing e Vendas
Uma das maneiras menos usadas, mas mais poderosas, de usar o Access é monitorar as informações de marketing e vendas. Com as informações existentes do cliente já armazenadas no banco de dados, é fácil enviar e-mails, panfletos, cupons e correio regular para aqueles que possam estar interessados em vendas ou ofertas especiais. As pequenas empresas podem, então, acompanhar quantos de seus clientes existentes respondem após as campanhas de marketing.
Para novos clientes, campanhas inteiras podem ser criadas e monitoradas a partir de um único local. Isso torna mais fácil para os funcionários ver o que já foi concluído, o que resta a ser feito e quais são os seguimentos necessários.
Acompanhamento de Produção e Inventário
Semelhante ao rastreamento de clientes, o rastreamento de dados no inventário, nos recursos e no estoque é fundamental para qualquer negócio. O Access facilita a entrada de dados em remessas para armazéns e para saber quando é hora de pedir mais de um produto em particular. Isso é especialmente importante para fabricantes que exigem vários recursos diferentes para concluir um produto, como peças de avião ou ingredientes farmacêuticos.
Até mesmo as indústrias de serviços precisam manter estoque, e ter todas essas informações em um só lugar torna mais fácil ver qual computador é atribuído a qual funcionário ou determinar quando o equipamento de escritório precisa ser atualizado. Independentemente de rastrear veículos, dispositivos móveis, números de série, informações de registro, registros de usuários ou tempo de vida de hardware, as pequenas empresas podem rastrear seu hardware com mais facilidade no Access.
Além do hardware, as empresas precisam ser capazes de rastrear software. A partir do registro e do número de computadores autorizados a usar o software para informações sobre a versão e o usuário, as empresas devem conseguir obter informações com rapidez e precisão sobre suas configurações atuais.
Executando Relatórios e Análises
Talvez o aspecto mais poderoso do Access seja a capacidade do usuário de gerar relatórios e gráficos a partir de todos os dados. A capacidade de compilar tudo armazenado nos diferentes bancos de dados é o que faz do Microsoft Access uma potência para pequenas empresas. Um usuário pode gerar rapidamente um relatório que compara os custos dos recursos com os preços atuais, cria um gráfico que ilustra quanto está em estoque para uma próxima campanha de marketing ou executa uma análise identificando quais clientes estão atrasados nos pagamentos.Com um pouco de conhecimento extra sobre consultas, as pequenas empresas podem assumir o controle de como visualizam os dados.
Ainda mais importante, o Microsoft Access pode ser vinculado a outros produtos da Microsoft. Pequenas empresas podem revisar um relatório, pesquisar dados do cliente e gerar faturas no Word. Uma mala direta pode criar cartas de correio regular enquanto o usuário gera simultaneamente um email no Outlook. Os dados podem ser exportados para o Excel para uma análise mais detalhada dos detalhes e, a partir daí, serem enviados para o PowerPoint para uma apresentação. A integração com todos os outros produtos da Microsoft talvez seja o melhor motivo para usar o Access para centralizar todas as informações de uma empresa.
