Uma pergunta que os clientes costumam fazer é qual formato eles devem usar para adicionar documentos ao site. Em muitos casos, esses documentos foram criados no Microsoft Word, mas nem todos têm esse software. Por esse motivo, e outros (tamanho do arquivo, arquivos são editáveis, etc.), você provavelmente não desejaria adicionar documentos voltados ao cliente em seu site como um arquivo do Word. Em vez disso, o formato de arquivo que eu recomendo é um PDF.
O formato PDF da Adobe, que significa Portable Document Format, é uma ótima maneira de adicionar documentos a um site. Isso é especialmente verdadeiro se esses documentos precisarem ser impressos ou se forem excessivamente complexos, o que dificulta a definição do conteúdo apropriado para uma página da web. Um exemplo comum disso seria formulários médicos que precisariam ser preenchidos antes de um novo paciente chegar para uma visita ao consultório.
Permitir que um paciente visite o site para baixar e imprimir esse formulário antes de sua visita é muito mais eficiente do que mandar o escritório enviar uma cópia física do formulário para esse paciente - e usar um PDF que é impresso e preenchido à mão também é muitas vezes é mais desejável do que coletar essas informações por meio de um formulário on-line devido à natureza sensível das informações coletadas (e aos requisitos de segurança rigorosos que o site precisaria adotar para coletar esses dados).
Este exemplo de formulário médico é apenas um dos motivos para usar um PDF. Outros usos comuns que tenho visto incluem:
- Minutos da reunião do membro do quadro de detalhes, onde você deseja disponibilizar o conteúdo para os leitores, mas não deseja que ele seja facilmente editável.
- Forneça documentos maiores, como manuais de funcionários, que precisem ser facilmente imprimíveis (e também não sejam facilmente editáveis).
- Exiba trabalhos impressos no portfólio de um designer.
Em última análise, adicionar um PDF a um site é incrivelmente fácil de fazer. Vamos ver como é fácil incluir um arquivo PDF em seu site.
Passo 1 - você precisa de um PDF
O primeiro passo neste processo é realmente criar o PDF. Embora você possa comprar a versão profissional do Adobe Acrobat para criar esses documentos, também é possível fazer isso de muitos outros aplicativos, como o Microsoft Word, usando a funcionalidade "Imprimir" e selecionando PDF como opção.
Se isso não estiver disponível para você, há várias ferramentas gratuitas de conversão de PDF disponíveis on-line, incluindo PDF Converter, Online2PDF, CutePDF e muito mais. Embora eu tenha uma versão completa do Acrobat, também utilizei o Bullzip PDF por muitos anos para criar documentos PDF conforme necessário em outros sistemas.
Depois de ter o arquivo PDF pronto, você pode passar para a próxima etapa.
Etapa 2 - Envie seu PDF
Você precisará adicionar seu PDF ao seu ambiente de hospedagem na web. Embora alguns sites que usam um CMS possam ter essa funcionalidade incorporada, em outras instâncias você simplesmente usará um programa FTP padrão para adicionar esses arquivos aos diretórios do seu site.
Se você tiver muitos arquivos PDF, é melhor mantê-los em um diretório separado dos arquivos HTML. Adicionar esses PDFs a uma pasta com um nome como "documentos" é uma prática bastante comum. Isso tornará mais fácil para futuras atualizações e para encontrar onde esses arquivos estão (é a mesma razão pela qual os arquivos gráficos do seu site estão dentro de uma pasta chamada "imagens", etc.).
Passo 3 - Link para o seu PDF
Com o PDF (ou PDFs) agora em vigor, você simplesmente precisa vincular a eles. Você pode vincular ao seu arquivo PDF como faria com qualquer outro arquivo - basta adicionar uma marca de âncora ao redor do texto ou da imagem que deseja vincular ao PDF e digitar o caminho do arquivo. Por exemplo, seu link poderia gostar disso:
Link de texto aqui
Dicas adicionais:
- Nos últimos anos, muitos sites se conectavam ao site do Acrobat Reader para ajudar as pessoas que não tinham esse software a baixá-lo para que pudessem ver o arquivo. A realidade é que os navegadores atuais na verdade mostrarão documentos PDF em linha. Isso significa que, por padrão, eles não os baixam para o computador do usuário, mas os mostram diretamente nesse navegador. Por causa disso, hoje não é necessário incluir o link para baixar o software, mas, se você preferir, certamente não poderá ser prejudicado (isso pode fazer com que seu site pareça um pouco ultrapassado).
- Use os arquivos do Acrobat para documentos que você não deseja que as pessoas possam editar, tornando-os PDFs seguros. Lembre-se, se alguém tiver uma versão profissional do software, ele poderá fazer edições, a menos que você proteja o documento de permitir essas alterações.
