Configurar uma resposta automática de ausência temporária no Outlook

Configure uma resposta de férias fora do escritório no Outlook e o programa responderá a todas as novas mensagens de e-mail recebidas enquanto você estiver ausente.

Levar o seu email com você é fácil; O que é difícil é deixar isso para trás

Onde quer que você vá, levar todos os seus e-mails com você em um pacote pequeno e prático é fácil. Deixá-lo para trás em um computador grande e volumoso é a coisa difícil e muitas vezes sensata a fazer.

Se você deseja sanidade, o Outlook está aqui para ajudar: enquanto você tira férias do dilúvio diário de e-mails, o Outlook responderá automaticamente às mensagens recebidas - tirando esse fardo de seus ombros, mesmo depois de voltar.

É claro que o Outlook nunca poderia responder da maneira mais coerente, convincente e concisa possível, mas responderá com diligência, informando aos remetentes que você está fora do escritório, talvez quando voltará e se eles devem seguir então (se ainda relevante) ou encaminhá-los para outro contato para questões que exigem uma resposta mais imediata.

Configurar uma resposta automática de férias fora do escritório no Outlook para uma conta POP e IMAP

Para configurar um autoresponder no Outlook para uma conta de email IMAP ou POP (para o Exchange, consulte mais adiante), primeiro configure a mensagem usada para a resposta:

1. Crie uma nova mensagem (clique em Novo Email ) no Outlook.

2. Digite o desejado Sujeito e mensagem para sua resposta automática fora do escritório do Outlook.

   • Se possível e relevante, inclua quando as pessoas enviam mensagens você pode esperar uma resposta pessoal ou se elas devem esperar uma resposta. Isso pode levar algum tempo depois de você ter retornado.
   • Você também pode adicionar Cc: e Cco: destinatários para receber uma cópia de cada resposta automática.
   • Se você configurar a resposta automática fora do escritório do Outlook para ser enviada em resposta a todos os e-mails recebidos (em vez de apenas mensagens de contatos selecionados), leve em consideração que revelar muita informação livremente representa um risco.

3. Clique Arquivo (ou ARQUIVO ).

4. Escolher Salvar como na folha que aparece.

5. Certificar-se de que Modelo do Outlook é selecionado em Salvar como tipo: .

6. Opcionalmente, insira um nome de modelo sob Nome do arquivo: (O Outlook escolheu o assunto do modelo por padrão).

7. Clique Salve  .

Vá em frente para criar a regra de resposta automática fora do escritório no Outlook:

1. Clique Arquivo (ou ARQUIVO ) na vista Correio do Outlook.

2. Certifique-se de que Info categoria está aberta.

3. Clique Gerenciar regras e alertas debaixo Informação da conta .

4. Certifique-se de que você está no Regras de e-mail guia no Regras e Alertas janela.

5. Agora, verifique se a conta para a qual você deseja criar a resposta de férias está selecionada Aplicar alterações a esta pasta:

   Você pode ter a regra aplicada a todas as suas contas facilmente; veja abaixo, passo 21.

6. Clique Nova regra…

7. Certificar-se de que Aplicar regra nas mensagens que recebo é selecionado em Começar de uma regra em branco .

8. Clique Próximo> .

9. Certificar-se de que Onde meu nome está na caixa Para é verificado em Etapa 1: selecione a (s) condição (ões) .

   Você pode deixar todas as caixas desmarcadas e fazer com que a resposta automática do Outlook no escritório responda a todas as mensagens recebidas, ou você pode verificar Onde meu nome está na caixa Para ou Cc para incluir e-mails dos quais você é, mas um Cc: destinatário.

10. Clique Próximo> .

11. Certificar-se de que responder usando um modelo específico é verificado em Etapa 1: selecione a (s) ação (ões) .

12. Clique em um modelo específico debaixo Etapa 2: Edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado) .

13. Certificar-se de que Modelos de usuário no sistema de arquivos é selecionado em Olhar dentro: .

14. Realce o modelo criado antes.

15. Clique Abrir .

16. Agora clique Próximo> .

17. Certificar-se de que exceto se for uma resposta automática é verificado em Etapa 1: Selecionar exceção (s) (se necessário) .

18. Clique Próximo> .

19. Digite o nome desejado para o seu filtro de resposta automática em Etapa 1: especifique um nome para esta regra .

20. Certificar-se de que Ligue esta regra é verificado para ativar o atendente de férias de uma vez; você pode desmarcar Ligue esta regra é claro, e envolva a resposta automática somente quando necessário.

    Para ativar o filtro a qualquer momento, abra o Regras e Alertas janela como acima e verifique se a regra de resposta de férias é verificar no Regras de e-mail aba.

21. Opcionalmente, ative Crie esta regra em todas as contas .

    Lembre-se, no entanto, que os filtros podem não funcionar com determinados tipos de conta (para os quais o Outlook não os criará mesmo com esta caixa marcada).

22. Clique Terminar .

23. Clique Está bem .

Desativar uma regra de resposta de férias do Outlook

Para desabilitar uma resposta automática de ausência temporária que você configurou (e habilitou) no Outlook:

1. Selecione Arquivo (ou ARQUIVO ) na visualização do Mail do seu Outlook.

2. Vou ao Info categoria.

3. Clique Gerenciar regras e alertas (próximo a Regras e Alertas ).

4. Certifique-se de que Regras de e-mail guia está selecionada.

5. Selecione a conta para a qual você deseja desabilitar a resposta automática. Aplicar alterações a esta pasta: ( Você precisará desativar a resposta de férias para cada conta separadamente.)

6. Certifique-se de que a regra de resposta automática criada para ativar a resposta não esteja marcada na lista de regras.

7. Clique Está bem .

Uma alternativa: complemento de resposta de férias do Outlook

Em vez de configurar uma regra no Outlook manualmente, você pode usar uma ferramenta como o Respondente de Email (FreeBusy) ou o Gerenciador de Resposta Automática.Essas ferramentas geralmente também são inteligentes em enviar apenas respostas automáticas necessárias fora do escritório.

Leve em conta que o próprio Outlook só enviará uma resposta automática para cada endereço uma vez por sessão; uma segunda resposta automática só pode ser enviada depois que o Outlook for fechado e reaberto. Além disso, o Outlook não responderá automaticamente a um remetente com duas mensagens diferentes.

Configurar uma resposta automática de férias fora do escritório no Outlook para uma conta do Exchange

Se você usar o Outlook com uma conta do Exchange, poderá configurar uma resposta automática fora do escritório diretamente no servidor:

1. Clique ARQUIVO na janela principal do Outlook.

2. Abra o Info categoria.

3. Clique Respostas automáticas .

4. Certificar-se de que Enviar respostas automáticas é selecionado.

5. Para que a auto-resposta inicie e pare automaticamente:

   • Certificar-se de que Envie apenas durante este intervalo de tempo: está checado.
   • Selecione a data e hora desejadas para iniciar a resposta automática em Hora de início: .
   • Escolha a data e hora de término desejadas em Fim do tempo: .

6. Digite a mensagem da resposta automática de fora do escritório em Dentro da minha organização .

   Este e-mail será enviado para as pessoas da sua empresa.

7. Para enviar respostas automáticas para pessoas fora da sua empresa também:

   • Abra o Fora da minha organização aba.
   • Certificar-se de que Responder automaticamente a pessoas fora da minha organização é verificado se você está bem com os riscos de segurança envolvidos.
   • Digite a mensagem enviada para pessoas de fora da sua empresa.

8. Clique Está bem .

Para manter as respostas de ausência do escritório mais centralmente em um servidor Exchange (incluindo modelos com campos mesclados com o Active Directory), você pode tentar o Symprex Out-of-Office Manager.

(Testado com o Outlook 2013 e o Outlook 2016)