Se você tiver mais do que um dia inteiro de mensagens em sua caixa de entrada, o "lide com todas as mensagens no momento em que elas chegam - a abordagem não está funcionando para você.
Não é sua culpa. Essa abordagem só pode funcionar para aqueles cujo único trabalho é responder e-mails o mais rápido possível.
Felizmente, uma avenida ligeiramente diferente permite que você trabalhe ininterruptamente por e-mail, ainda responda dentro de um prazo razoável, não tenha e-mails atrasados por meses e se livre do backlog de e-mail também.
Fique no topo do seu e-mail lidando com isso amanhã
Para controlar seu email:
- Tire os olhos da caixa de entrada.
- Verifique se a verificação automática de e-mails e os novos anúncios de e-mail estão desativados.
- Lidar com todos os e-mails que chegaram ontem, em quantos lotes você achar adequado.
- Quanto menos lotes, melhor. Se você tratar todos os e-mails de ontem de uma só vez, é provável que tenha gasto menos tempo e esforço nisso.
- Programe o tempo para o seu processamento de e-mail.
- Lidar com as mensagens em ordem.
- Se uma mensagem exigir pesquisa, agende essa pesquisa para amanhã e informe ao remetente que você retornará a ela. Se mais trabalho for necessário, programe por um período mais longo.
- Certifique-se de encontrar a mensagem original quando o trabalho estiver concluído. O remetente e, mais importante, a data anotada juntamente com a tarefa devem ser suficientes. No Mac OS X Mail, você também pode usar o LinkABoo.
- Você pode usar uma pasta inteligente que exibe apenas as mensagens recebidas ontem, aplicar sinalizadores (dias de rótulo em cores alternadas, por exemplo) ou confiar na classificação por data de chegada.
- Você pode verificar sua caixa de entrada periodicamente para qualquer e-mail que exija Ação urgente.
Se o seu trabalho exigir isso, processe os e-mails com mais frequência do que diariamente - três vezes por dia, por exemplo. Qualquer que seja o período escolhido, o elemento crucial é que a lista de emails é fechada para novas entradas enquanto você trabalha nela.
Por que processamento diário da caixa de entrada de email?
A menos que você precise lidar com correspondências com mais frequência, convido-o a experimentar o processamento diário. Tem benefícios adicionais:
- Você não define, ao acaso, o precedente de responder imediatamente, um compromisso que não pode ser cumprido.
- Um cronograma diário é fácil de manter e lembrar.
- Você pode escolher a hora perfeita do dia para cada tipo de mensagem.
Lidar com os e-mails mais fáceis primeiro!
Mesmo que isso não seja normalmente seu estilo,
- experimente primeiro tirar as mensagens mais fáceis do caminho.
Uma vez que você chega aos e-mails mais desafiadores, o progresso constante já os domou um pouco. Se você digitalizou rapidamente o complicado antes de se aventurar com a facilidade, você também passou algum tempo criando soluções.
E se eu perder um dia esvaziando minha caixa de entrada?
Se você perder alguns dias devido a viagens ou feriados, isso não é grande coisa.
- Lide com os emails como se tivessem chegado ontem.
Muitas vezes, passar dois dias ou até uma semana de e-mail não leva mais tempo e esforço do que um dia.
Se a pilha de e-mails é tão alta que você não consegue lidar com isso em um dia, deixe que outra estratégia o ajude:
Como limpar um backlog de email
Para se livrar de um backlog de emails:
- Crie uma nova pasta.
- Mova todos os e-mails pendentes da sua caixa de entrada para essa pasta.
- Todos os dias e antes de mais nada, faça algo com pelo menos uma das mensagens na pasta do backlog.
- Você não precisa responder a ela. Você não precisa arquivá-lo. Faça alguma coisa, no entanto. Procure um site que possa ajudá-lo a responder, por exemplo. Ou procure o endereço de e-mail (ou número) de alguém que possa ajudá-lo.
- Em alguns dias, você fará o mínimo. Ótimo! Em muitos outros, você lidará com um monte de mensagens de uma só vez. Ótimo!
- Lidar com todas as novas mensagens como acima.
