A maioria dos nossos e-mails provavelmente são considerados importantes, mas definitivamente não são todos eles. Ser capaz de distinguir mensagens importantes de outras pessoas, como spam ou mensagens que não precisam de nossa atenção imediatamente, pode afetar drasticamente o tempo gasto na filtragem de e-mails.
A maioria dos serviços e programas de email usa o que é chamado prioridades de mensagem para designar o que é importante e o que não é importante. Há duas formas principais de usar as prioridades de mensagens - manual e automaticamente, e embora possa parecer estranho fazer isso, você pode até marcar uma mensagem como baixa prioridade ou sem importância.
Como funciona
Dependendo do serviço de e-mail e do programa usado, você poderá marcar manualmente uma mensagem como importante ou sem importância. Quando você estiver pronto para enviar o e-mail, se for um recurso incluído, você pode dizer que o e-mail é importante e deve ser sinalizado como tal para o destinatário, ou você pode diminuir a importância para que eles não se sintam obrigados a resolver o email imediatamente.
Os e-mails com maior importância podem estar em negrito na Caixa de entrada ou marcados em vermelho, enquanto mensagens menos importantes podem ficar esmaecidas ou serem movidas para baixo na lista. Os detalhes dependem do programa de email do destinatário.
Alguns provedores de e-mail definem a prioridade de um e-mail automaticamente, mesmo que o nível de importância não tenha sido especificado pelo remetente. Ele assume o nível de prioridade e o filtra em uma seção "Importante" da sua Caixa de Entrada. Esse recurso é baseado no comportamento previsto e está em constante mudança pelo serviço com base em quem você envia por e-mail e se uma mensagem é gerada automaticamente ou de uma pessoa real.
Outros clientes de email podem até permitir que você altere o status de importância dos emails. Geralmente, isso é necessário se um destinatário sempre usar um sinalizador de prioridade alto / importante quando não deveria, mas é igualmente útil se você quiser que todos os e-mails de um remetente sejam marcados como importantes para nunca perder o controle deles.
Por que isso importa
O que você preferiria ter: um programa de e-mail que avisa cada vez que você recebe uma mensagem - até mesmo spam - ou um que filtra automaticamente o que acha que é sem importância e deixa os e-mails mais importantes em uma pasta separada ou, melhor ainda no topo da sua caixa de entrada?
Quando você passa menos tempo procurando por e-mails sem importância, pode passar mais tempo trabalhando ou respondendo a e-mails que precisam do seu foco e atenção agora. É uma das melhores maneiras de não apenas se comunicar melhor e ser ouvido mais rapidamente, mas também para ver facilmente o que é importante quando você recebe dezenas ou mais novas mensagens todos os dias.
Dependendo do aplicativo usado, o cliente de e-mail poderá enviar uma notificação de um novo e-mail somente se considerar a mensagem importante. Você pode ver com facilidade como isso é útil para eliminar todos os e-mails não críticos de suas notificações sem realmente excluí-los.
Comunicar a importância de uma mensagem é tão importante no e-mail quanto no contato face-a-face, e não é muito mais difícil. Só é preciso decidir entre uma prioridade alta ou baixa quando você envia o email.
Como fazer isso
A maioria dos clientes de e-mail permite que você defina a prioridade da mensagem ao redigir o e-mail. É normalmente localizado na caixa de composição, pois você pode definir o nível importante por e-mail.
Você pode alterar a prioridade de uma mensagem ou permitir uma filtragem especial Importante vista, em todos os tipos de clientes de email e serviços de webmail. Alguns exemplos incluem Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com e Yahoo Mail.
