Como manter o arquivo PST pequeno, arquivando seu correio antigo

À medida que a pilha de emails que você mantém no Outlook aumenta, normalmente o tempo que o Outlook leva para fazer o que você deseja faz. O limite de tamanho do arquivo PST se aproxima. (O arquivo PST ou "Pastas particulares", é claro, é onde o Outlook mantém todos os seus dados, incluindo calendários, contatos e e-mails.)

Um pequeno arquivo PST é um arquivo PST rápido

De qualquer forma, vale a pena manter o tamanho do seu arquivo PST principal pequeno e gerenciável. Você pode fazer com que o Outlook faça isso usando AutoArquivar. Ou você divide suas mensagens entre mais arquivos PST, o que pode ser indolor e rápido.

Arquivar emails antigos no Outlook e manter o arquivo PST pequeno

Para criar um arquivo de mensagens antigas no Outlook separadas do arquivo PST que você usa todos os dias:

1. 1. No Outlook 2007:
      1. Selecione Arquivo> Gerenciamento de arquivos de dados no menu do Outlook.
   2. No Outlook 2016:
      1. Clique Arquivo.
      2. Vou ao Info categoria.
      3. Clique Configurações da conta.
      4. Selecione Configurações da conta … no menu que foi mostrado.
      5. Vou ao Arquivo de dados aba.
2. Clique Adicionar :
   1. No Outlook 2016:
      1. Digite o nome do arquivo sob Nome do arquivo:.
      2. Escolha o formato desejado em Salvar como tipo:; normalmente, selecione Arquivo de dados do Outlook.
   2. No Outlook 2007:
      1. Escolha o formato desejado. A menos que você precise acessar os dados com o Outlook 2002 ou anterior diretamente, é seguro destacar Arquivo de pastas particulares do Office Outlook (.pst).
      2. Clique Está bem.
      3. Digite o nome do arquivo desejado.
         1. Arquivos anuais funcionam bem e nomear o arquivo PST após o ano faz sentido. Naturalmente, você pode escolher arquivos mensais se tiver muitos e-mails grandes para lidar ou outro esquema. Apenas certifique-se de que os tamanhos dos arquivos PST resultantes estejam em torno de 1-2 GB. Arquivos maiores tendem a ser menos eficientes.
      4. Clique Está bem.
      5. Digite o nome desejado do arquivo PST do arquivo sob Nome:.
         1. Novamente, faz sentido nomear seu arquivo após seu conteúdo.
3. Opcionalmente, proteja o acesso com uma senha.
4. Clique Está bem.
5. Agora clique Perto.

Mover Mail para o Arquivo

Para preencher seu arquivo recém-criado PST:

• Arraste e solte pastas inteiras para a pasta raiz que aparece recentemente sob Pastas de Correio.
  • Isso é útil se você já tem um Arquivo pasta que contém, digamos, todas as correspondências do ano passado. Basta soltá-lo no arquivo PST.
• Como alternativa, arquivar itens individuais:
  • Clique na pasta raiz com o nome do seu arquivo PST em Pastas de Correio com o botão direito do mouse.
  • Selecione Nova pasta … no menu.
  • Digite o nome da pasta desejada.
  • Certificar-se de que Correio e item de postagem s é selecionado em Pasta contém: se você quiser arquivar e-mails. Para arquivar outros itens, escolha a categoria apropriada.
  • Clique Está bem.
  • Arraste e solte indivíduos ou grupos de e-mails para a pasta recém-criada.
• Para mover todas as mensagens que precedem uma determinada data em uma pasta (ou pastas aninhadas):
  • • No Outlook 2016:
      • Clique Arquivo.
      • Vou ao Info categoria.
      • Clique Ferramentas de limpeza.
      • Selecione Arquivo… Do menu que apareceu.
    • No Outlook 2007:
      • Selecione Arquivo> Arquivo … no menu do Outlook.
  • Certificar-se de que Arquivar esta pasta e todas as subpastas: é selecionado.
  • Realce a pasta desejada.
  • Especifique os e-mails de data antes dos quais (digamos, 1º de janeiro deste ano) você deseja mover Arquivar itens mais antigos que: __ .
  • Use o Squeaky toy … botão para selecionar o arquivo PST do arquivo criado acima.
  • Clique Está bem.
• Opcionalmente, compacte seu arquivo PST ao vivo para reivindicar o espaço recém-liberado imediatamente.

Feche o arquivo PST do arquivo morto

Depois de ter arquivado todos os itens, você pode fechar o arquivo PST no Outlook:

1. Clique na pasta raiz do seu arquivo PST em Pastas de Correio com o botão direito do mouse.
2. Selecione Perto "___" no menu.

Acessar email de um arquivo PST de arquivo fechado

Para recuperar mensagens de um arquivo PST de arquivamento que você fechou:

1. 1. No Outlook 2016:
      1. Clique Arquivo.
      2. Selecione Abrir e exportar.
      3. Clique Abra o arquivo de dados do Outlook.
   2. No Outlook 2007:
      1. Selecione Arquivo> Abrir> Arquivo de Dados do Outlook … no menu do Outlook.
2. Realce o arquivo PST do arquivo desejado.
3. Clique Abrir.

O arquivo PST e suas pastas aparecerão sob Pastas de Correiopronto para a ação.