Os critérios segmentam determinados dados nas consultas de banco de dados do Microsoft Access. Ao adicionar critérios a uma consulta, o usuário pode se concentrar em informações que tenham texto chave, datas, região ou curingas para cobrir uma ampla variedade de dados. Os critérios fornecem uma definição para os dados extraídos durante uma consulta. Quando uma consulta é executada, todos os dados que não incluem os critérios definidos são excluídos dos resultados. Isso facilita a geração de relatórios sobre clientes em determinadas regiões, estados, códigos postais ou países.
Tipos de Critérios
Os tipos de critérios facilitam a determinação do tipo de consulta a ser executada. Eles incluem:
- Numérico-Consultas baseadas em um número, como uma data, valor em dólar ou um código de área
- Texto- Consultas baseadas em texto, como país, sobrenome ou informações de um campo de comentários.
- Nulo- Consultas que procuram entradas que tenham um campo específico deixado em branco, o que é útil para garantir que todas as informações pertinentes sejam fornecidas em um banco de dados, como para inventário ou manutenção de informações do cliente.
- Curinga- Esse pode ser qualquer um dos tipos anteriores de consultas. Um caractere curinga atrai uma gama maior de dados e é melhor usado quando um usuário não tem certeza da data específica ou precisa extrair um intervalo de dados sobre todos os clientes que solicitaram um determinado tipo de serviço.
- Condicional- Usado para extrair dados com base em vários tipos de critérios. Os critérios condicionais são avançados e os usuários devem se acostumar a critérios básicos antes de tentar usar critérios condicionais.
Como adicionar critérios no Access
Antes de começar a adicionar critérios, saiba como criar consultas e como modificar uma consulta. Depois de entender essas noções básicas, o seguinte orienta você ao adicionar critérios a uma nova consulta.
- Crie uma nova consulta.
- Clique em Critério para a linha na grade de design em que você deseja adicionar os critérios. Por enquanto, basta adicionar critérios para um campo.
- Clique Entrar quando você terminar de adicionar os critérios.
- Execute a consulta.
Examine os resultados e verifique se a consulta retornou os dados conforme o esperado. Para consultas simples, mesmo a redução dos dados com base em critérios pode não eliminar muitos dados desnecessários. Tornar-se familiarizado com a adição de diferentes tipos de critérios facilita a compreensão de como os critérios afetam os resultados.
Exemplos de critérios
Os critérios numéricos e de texto são provavelmente os mais comuns, portanto, os dois exemplos enfocam os critérios de data e local.
Para pesquisar todas as compras feitas em 1º de janeiro de 2015, insira as seguintes informações no Visualização do criador de consultas:
- Campo - insira a data
- Mesa - entrar na compra
- Critério - digite 1/1/15
Para procurar compras no Havaí, insira as seguintes informações no Visualização do Designer de Consulta.
- Campo - insira o país / região
- Mesa - insira clientes
- Critério - entre no Havaí
Como usar curingas
Os curingas fornecem aos usuários o poder de pesquisar mais de uma única data ou local. No Microsoft Access, o asterisco (*) é o caractere curinga. Para pesquisar todas as compras feitas em 2014, digite o seguinte.
- Campo - insira a data
- Mesa - entrar na compra
- Critério - digite como "* 14"
Para procurar clientes em estados que começam com “W”, digite o seguinte.
- Campo - insira o país / região
- Mesa - insira clientes
- Critério - digite como "W *"
Procurando por valores nulos e zero
Procurar por todas as entradas para um determinado campo que está vazio é relativamente simples e se aplica a consultas numéricas e de texto.
Para procurar por todos os clientes que não possuem informações de endereço, digite o seguinte.
- Campo - insira o endereço
- Mesa - insira clientes
- Critério - entrar ""
Pode demorar um pouco para se acostumar com todas as possibilidades, mas com um pouco de experimentação, é fácil ver como os critérios podem ter como alvo dados específicos. Gerar relatórios e executar análises é consideravelmente mais simples com a adição dos critérios corretos.
Considerações para adicionar critérios para acessar consultas
Para obter os melhores resultados, os usuários precisam pensar sobre o que precisa ser incluído nos dados recebidos. Por exemplo:
- Que tipo de resultados são necessários? As consultas podem ser executadas em valores numéricos, datas, texto e valores nulos.
- Qual é a maneira mais simples de extrair os dados mais detalhados? Os usuários que estão interessados apenas em entregas feitas ao longo de um ano e que foram os seus melhores clientes para o mesmo tempo só precisam de uma consulta que extraia dados e inclua nomes de clientes e valores em dólar para os pedidos. Os usuários que desejam obter dados sobre novos contratos com base nas últimas campanhas de marketing precisam de algo mais complexo; a consulta precisa considerar vários campos diferentes.
- Qual é a menor quantidade de dados necessária? Isso determina quanto deve ser incluído na consulta, o que restringe os critérios necessários.
- Existe uma consulta existente que pode ser modificada? Ao iniciar pela primeira vez com o Access, a resposta é não, mas é melhor começar examinando as consultas existentes à medida que o banco de dados se torna mais robusto.
- É provável que essa consulta precise ser puxada novamente? Isso ajuda a determinar se a consulta deve ser salva e armazenada para todos os usuários que possam precisar dela.Mesmo que uma empresa esteja apenas obtendo dados para 2015, os curingas podem ser usados na versão salva para que a consulta possa ser reciclada.
