Se você for como a maioria dos usuários, provavelmente não gasta muito tempo pensando sobre o nome dos seus documentos ao salvá-los. Infelizmente, isso pode dificultar a localização do arquivo que você quer, sem precisar pesquisar - você pode até ter que abrir vários arquivos diferentes para encontrar o que deseja.
Desenvolver um sistema de nomenclatura para os seus documentos e adquirir o hábito de usá-lo irá poupar tempo e frustração na hora de localizar o documento que você precisa. Em vez de pesquisar em inúmeros documentos com nomes de arquivos imprecisos, um sistema de nomes ajudará você a acelerar sua pesquisa.
O sistema de nomeação certo
Não existe uma única maneira correta de nomear seus arquivos, e os sistemas de nomes variam de usuário para usuário. O importante é encontrar o método que faz sentido para você e, em seguida, aplicá-lo de forma consistente. Aqui vão algumas dicas para você começar:
- Inclua a data em que o documento foi composto no seu nome de arquivo:Esse é potencialmente um dos elementos mais úteis para incluir em um nome de arquivo, principalmente quando você está lidando com correspondência. Mesmo que você não se lembre exatamente quando escreveu um documento, provavelmente poderá restringir sua pesquisa a um período de tempo específico.
- Inclua o nome do destinatário no seu nome de arquivo:Essa é uma prática particularmente valiosa quando se trabalha com letras, mas pode ser um elemento útil para outros tipos de documentos, como contratos, notas e até anotações.
- Indique que tipo de documento o arquivo é:Novamente, isso parecerá um dado para alguns usuários, e isso é porque é uma parte tão importante de um nome de arquivo. Se você está procurando uma carta que escreveu, pode eliminar um arquivo que tenha "contrato" ou "notas" no nome.
- Preste atenção em como você pede os elementos do nome do arquivo:Embora isso não possa ajudar você a diferenciar seus arquivos, ele ajudará você a fazer o pedido deles quando estiver pesquisando. Usando os controles de classificação na caixa de diálogo Abrir no Word ou no Windows Explorer, você pode classificar seus arquivos em ordem alfabética (ou numericamente) para que eles sejam classificados pelo primeiro caractere no nome do arquivo.
Esta não é uma lista completa de dicas sobre como nomear arquivos, mas é um bom lugar para começar. Depois de começar a prática de nomear seus arquivos de maneira consistente, você desenvolverá um sistema que funcione melhor para você - e provavelmente criará alguns truques seus.
