As mensagens instantâneas podem ser um método de comunicação padrão para você, mas algumas pessoas ainda acham isso intimidante. Se você estiver acostumado com mensagens de texto ou mensagens instantâneas de amigos e colegas, talvez não perceba como um texto pode parecer sair do campo à esquerda para um novo contato. Esse tipo de surpresa é especialmente uma preocupação em um contexto de negócios. Quando você usa textos em negócios, tenha em mente a etiqueta de mensagens do senso comum e siga algumas regras simples de conduta.
Peça permissão para enviar uma mensagem de texto
A pessoa que você deseja enviar um texto concordou em ser contatado dessa maneira? Não assuma que todo mundo carrega um celular o tempo todo para receber mensagens de texto ou está on-line para acessar mensagens instantâneas através de uma rede, Facebook ou outros programas de mensagens instantâneas. Peça pessoalmente ou em uma conversa telefônica como as pessoas preferem ser contatadas. Você pode descobrir que eles têm um plano de mensagens de texto limitado ou que o uso de mensagens instantâneas é desencorajado em suas estações de trabalho.
Apresente-se ao enviar uma mensagem inicial
Apresente-se em sua mensagem e torne-a breve. Embora seu nome, apelido ou número de telefone possam ser exibidos, dependendo do método de mensagens usado, o destinatário está vendo o texto fora de contexto. Inicie a mensagem com uma introdução e um quadro de referência, como:
- "Sou Joan Smith, da XYZ Consultants. Você tem tempo para discutir a pergunta que me fez no telefone na semana passada?"
- "É o Brad Jones da contabilidade, eu tenho uma pergunta sobre o seu pedido de reembolso. Você tem tempo para responder agora, ou devo ligar para você mais tarde?"
Ao fazer isso, você evita que sua mensagem pareça ser uma pergunta aleatória e, possivelmente, mal direcionada de uma pessoa que o destinatário possa lembrar apenas vagamente ou não.
Embora muitos programas de mensagens instantâneas tenham um arquivo que permita que as pessoas descubram quem você é e sobre o que você esteve falando no passado, geralmente é uma boa ideia se apresentar de forma ainda mais breve em conversas subsequentes, especialmente se você tiver mudado sua apelido ou número de telefone.
Mantenha a primeira mensagem breve
Comece com a introdução e o contexto apenas até que a pessoa responda. Caso contrário, você pode compor e enviar uma mensagem detalhada que nunca é vista. Essa é uma boa prática para todos os encadeamentos de mensagens.
Acompanhe educadamente se você não receber resposta
Enviar uma mensagem de texto ou mensagens instantâneas e não receber resposta pode significar várias coisas. A pessoa pode estar ignorando você, mas a pessoa provavelmente não está monitorando o telefone ou o computador para ver sua mensagem. Após um período de tempo adequado, faça o acompanhamento com uma mensagem adicional, mas também tente contatar a pessoa por e-mail ou telefone. Quando apropriado, você também pode parar na mesa da pessoa.
Esses protocolos remontam a como as pessoas preferem ser contatadas. Embora as mensagens possam ser a única maneira de se comunicar, não é a primeira escolha de todos. Se você deseja ter relações de trabalho produtivas, entenda e respeite que as pessoas tenham preferências diferentes.
