Colocar sua assinatura é provavelmente a parte mais fácil de redigir seus e-mails, e não é só porque não há regras claras para essa parte da etiqueta do e-mail.
Posicionamento de assinatura de e-mail
Coloque sua assinatura de e-mail logo abaixo do final do seu texto - tanto nas respostas quanto nas novas mensagens. Faça isso tanto no e-mail que você envia profissionalmente quanto naqueles que vão para a família e os amigos.
- Considere, no entanto, não usar uma assinatura em mensagens particulares, pois a correspondência privada pode ser mais íntima do que mensagens formalizadas usando uma assinatura altamente estruturada.
- Nas respostas, nenhuma assinatura ou uma condensada também são boas opções; o destinatário, afinal, já conhece você.
Na prática, o posicionamento da assinatura de e-mail varia de acordo com as preferências definidas no programa de e-mail:
- Se você incluir mensagens originais usando recuo e cotação seletiva, sua assinatura geralmente aparecerá na parte inferior da mensagem.
- Se você citar preguiçosamente colocando sua mensagem em cima da mensagem original (não fragmentada), sua assinatura geralmente estará entre sua mensagem e a mensagem original que você cita, logo acima da linha "- Mensagem original -".
A diferença entre cotação preguiçosa e cotação seletiva geralmente é uma função do cliente de e-mail que você usa ou dos padrões de sua profissão. Profissionais que amam o Linux, por exemplo, geralmente se baseiam em citações seletivas, enquanto o Microsoft Outlook usa o padrão de preguiçoso.
Erros de colocação de assinatura por e-mail que você deve evitar
Colocar sua assinatura onde ela não pertence dificilmente é uma grande ofensa à etiqueta, mas mesmo assim você deve evitar erros comuns de posicionamento para reduzir a confusão.
- Assinatura no topo, responda na linha abaixo: os leitores são condicionados a não olhar muito além de qualquer assinatura que encontrem. Se o seu programa de e-mail ou serviço estiver configurado para colocar sua assinatura em cima do texto citado em respostas e encaminhamentos, não escreva nada no texto citado. É provável que os destinatários se atrapalhem com sua resposta vazia - mas possivelmente não o suficiente para encontrar suas respostas na parte citada. Em vez disso, responda acima da assinatura ou mova a assinatura para o final.
- Assinatura na parte inferior, responda tudo no topo: se você responder na parte superior, mas sua assinatura de e-mail estiver na parte inferior, os destinatários nunca verão a assinatura ou, se a virem, a assinatura poderá enviá-los à procura de texto de resposta in-line que possam ter perdido. Em vez disso: mova a assinatura acima da parte citada e abaixo da sua resposta.
Assinaturas em Geral
Sua assinatura de e-mail não tem mais que quatro ou cinco linhas de texto e contém o delimitador de assinatura padrão. Sua assinatura não tem mais de 75 caracteres. Evite, quando possível, incluir imagens, pois alguns programas de email tratam imagens incorporadas como anexos e os extraem da própria mensagem.
Postscripts
Naturalmente, posicionar sua assinatura nos locais sugeridos oferece a opção de incluir os postscripts logo abaixo dela. Note, entretanto, que alguns programas e serviços de e-mail tratam qualquer coisa abaixo do delimitador de assinatura, parte da própria assinatura. Então, como alternativa, inclua seu postscript abaixo de "assinar" o texto principal da sua mensagem com o seu nome, mas acima da assinatura do e-mail.
