Justificar os investimentos em TI é uma habilidade fundamental para quem trabalha com tecnologia. Embora muitas decisões de investimento em TI sejam tomadas pela liderança da organização de TI, geralmente as propostas de novos equipamentos ou serviços serão fornecidas pela equipe de TI. É importante entender a terminologia e as técnicas básicas para criar um caso para investir em um novo equipamento. Uma coisa é pedir para substituir seu software de help desk. Você provavelmente vai ouvir ", vamos olhar para isso." Alternativamente, se você disser algo como "substituir nosso software de help desk economizará US $ 35.000 por ano e se pagará em três anos", você obterá uma resposta muito mais positiva de seu gerenciamento de TI.
Este artigo fornecerá as habilidades básicas necessárias para analisar e criar uma avaliação para um investimento em TI proposto. Você precisa entender o básico antes de mergulhar profundamente nessas técnicas financeiras.
Terminologia Básica de Análise de Investimento em TI
Despesas de Capital (CAPEX): Capital é um termo usado para distinguir uma compra que tenha uma vida útil de mais de um ano. Por exemplo, quando uma empresa compra um laptop para um funcionário, espera-se que o laptop dure por 3 ou 4 anos. Os contadores exigem que esse tipo de investimento em TI seja contabilizado durante esse período, em vez de ser contabilizado no ano em que foi comprado. Uma empresa normalmente tem políticas sobre a vida útil do equipamento, bem como uma quantia mínima em dólar para uma despesa de capital. Por exemplo, um teclado custando US $ 50 não seria considerado capital.
Depreciação: A depreciação é o método usado para distribuir a despesa de um investimento de capital de TI durante a vida útil da compra. Por exemplo, suponha que a política contábil de capital usa a depreciação linear. Isso significa apenas que a depreciação será a mesma em todos os anos. Digamos que você compre um novo servidor por US $ 3.000 com uma expectativa de vida de 3 anos. A depreciação desse investimento em TI será de US $ 1.000 por ano durante 3 anos. Isso é depreciação.
Fluxo de caixa: O fluxo de caixa é o movimento do dinheiro dentro e fora do negócio. Você precisa entender a diferença entre itens em dinheiro e itens que não são em dinheiro. Normalmente, o dinheiro é usado no cálculo do valor dos investimentos em TI. A depreciação é uma despesa não monetária, o que significa que o ativo subjacente já foi pago, mas você está distribuindo a despesa durante a vida útil do ativo. A compra original do investimento em TI seria considerada a saída de caixa ao fazer uma análise financeira.
Taxa de desconto: Esta é uma taxa usada na análise para explicar o fato de que um dólar hoje vale mais que um dólar em 5 ou 10 anos. O uso de uma taxa de desconto na análise de investimento em TI é um método para declarar dólares futuros em termos de dólares atuais. A taxa de desconto em si é o assunto de muitos livros didáticos. Se você precisar de uma taxa de desconto altamente precisa para sua empresa, entre em contato com seu departamento de contabilidade. Caso contrário, usaremos algo como 10%, o que representa a inflação e a taxa que uma empresa pode obter com dinheiro não investido em seu equipamento de TI. É uma espécie de custo de oportunidade.
Técnicas de análise de investimento em TI
Existem muitos métodos para ajudar na avaliação de investimentos em TI (capital). Isso realmente depende do tipo de investimento que você está fazendo e da maturidade da organização de TI na avaliação de compras de capital. O tamanho da organização também pode desempenhar um papel. Mas tenha em mente que isso é algo que não leva muito tempo e, mesmo que você trabalhe para uma organização de pequeno e médio porte, esse esforço será apreciado.
Neste artigo, veremos duas técnicas simples de investimento em TI. Gostaria de encorajá-lo a usar os dois como juntos eles contam uma imagem mais completa do valor do investimento em TI proposto.
- Valor Presente Líquido
- Período de retorno
Valor Presente Líquido (VPL)
O Valor Presente Líquido é uma técnica financeira que alinha uma série de fluxos de caixa ao longo do tempo e desconta cada um para o período atual. O Valor Presente Líquido leva em conta o valor do dinheiro no tempo. É típico observar as entradas de caixa e as saídas de caixa ao longo de um período de 3 a 5 anos e descontar a entrada líquida menos a saída líquida em um único valor. Se o número for positivo, o projeto agregaria valor à organização e, se o VPL for negativo, diminuiria o valor da organização. O poder real da análise de VPL é quando se comparam investimentos alternativos em TI. O VPL fornece um valor relativo dos cenários de investimento de TI e o que tem o VPL mais alto é geralmente usado nas outras alternativas.
A parte difícil do cálculo do Valor Presente Líquido são os números reais a serem usados na análise. No lado da saída da equação, você pode usar o custo total do investimento juntamente com as despesas de manutenção e os custos de implementação. O lado da entrada pode ser mais difícil de alcançar. Se o investimento em TI gerar receita incremental, isso é bastante simples e você pode usar esses números em sua análise. Quando os influxos (ou benefícios) estão no lado soft, o que significa que eles são mais subjetivos, como a economia de tempo, é muito mais difícil estimar.
O melhor que você pode fazer é documentar as suposições e seguir seu exemplo. Vamos dar um exemplo onde você faz um investimento em TI em um pacote de software de help desk. O benefício de tal investimento é economia de tempo pela equipe de TI e, possivelmente, maior satisfação da comunidade de usuários.Se você estiver substituindo um pacote de software de help desk existente, também poderá economizar dinheiro em manutenção desse sistema. Você precisa dividir os fluxos de entrada e saída para conduzir uma análise de Valor Presente Líquido (VPL) para sua proposta de investimento em TI.
Entradas: Os influxos ou benefícios resultantes de um investimento em TI podem ser subjetivos e menos exatos. Muitas vezes, o benefício de um investimento em TI é a economia de tempo, a satisfação do cliente ou outros números "leves". Aqui estão alguns exemplos de influxos.
- Custos de manutenção salvos de software desativado
- Tempo economizado pela equipe de TI devido ao aumento da eficiência
- Receita Aumentada
Saídas: As saídas são geralmente mais fáceis de estimar, mas algumas também podem ser subjetivas. Aqui estão alguns exemplos de fluxos de saída.
- Custo do software (taxas de licença, etc.)
- Manutenção
- Custos externos de implementação
Essa imagem maior mostra uma análise de investimento de TI simples usando a análise do Valor Presente Líquido (VPL). O Excel torna esse tipo de análise muito simples. Também tem uma função para calcular o NPV. Como você pode ver na imagem, eu estabeleci entradas e saídas por ano e então calculei o VPL com base na taxa de desconto de 10%.
- Análise NPV: Investimento de TI Screenshot (large image)
Período de retorno
O resultado da análise do período de retorno indica quanto tempo o investimento em TI leva para recuperar o custo do investimento. Geralmente é indicado em anos, mas isso depende do horizonte temporal da análise. O Payback Period pode ser um cálculo simples, mas apenas com um conjunto muito simples de suposições. Aqui está a fórmula para calcular o período de retorno em um investimento em TI. Em geral, quanto menor o período de retorno, menos arriscado é o investimento em TI.
Custo do investimento em TI / Caixa anual gerada de investimento em TI
Vejamos o cenário em que você está comprando um software de comércio eletrônico por US $ 100.000. Suponha que esse software aumente a receita em US $ 35.000 a cada ano. O cálculo do período de retorno seria de US $ 100.000 / US $ 35.000 = 2,86 anos. Então, esse investimento se pagaria em 2 anos e 10 meses.
Existe uma desvantagem significativa em calcular o Período de Payback usando um conjunto de suposições tão simples. É altamente improvável que a receita resultante do investimento em TI realmente ocorra uniformemente durante um longo período de tempo. É muito mais realista que o fluxo de receita seja desigual. Nesse caso, você precisa analisar o aumento anual acumulado da receita até que o investimento original em TI seja "pago".
Considere o mesmo exemplo acima. Vamos supor que, no ano 1, o aumento líquido na receita do investimento em TI seja de US $ 17.000. Nos anos 2, 3, 4 e 5 são US $ 29.000, US $ 45.000, US $ 51.000 e US $ 33.000, respectivamente. Embora esse seja um aumento médio anual de receita de US $ 35.000, o Período de retorno é diferente devido à receita desigual gerada por esse investimento. O período de retorno no exemplo é na verdade mais de 3 anos, o que é mais longo do que o cálculo original usando uma média. Olhando para o aumento acumulado na receita, você pode ver quando o investimento original é coberto. Neste exemplo, basta encontrar onde o custo do investimento em TI (US $ 100.000) é coberto. Você pode ver que ocorre entre o ano 3 e o ano 4.
Aumento acumulado na receita:
- Ano 1 - US $ 17.000
- Ano 2 - US $ 46.000
- Ano 3 - US $ 91.000
- Ano 4 - US $ 142.000
- Ano 5 - US $ 175.000
Dê uma olhada na amostra da planilha do Excel para a fórmula detalhada para calcular o período de retorno.
Proposta de investimento em TI
Embora os cálculos sejam importantes em uma análise de investimento em TI, isso não é tudo. Eu recomendo fortemente que você crie uma proposta em vez de apenas imprimir sua planilha ou enviar os resultados por e-mail. Pense no seu CFO como público ao montar a proposta. Em última análise, se pode acabar em sua mesa de qualquer maneira.
Inicie a proposta com um breve resumo do investimento em TI (capital) que você está propondo, seguido de um breve resumo em palavras dos resultados de sua análise (junto com os cálculos resumidos). Por fim, anexe a análise detalhada da planilha e você terá uma proposta profissional que seu chefe apreciará.
Seu pacote de proposta de investimento em TI pode incluir:
- Resumo: um parágrafo ou dois resumindo o investimento em TI que você está propondo.
- Justificativa: um parágrafo ou dois resumindo os resultados de sua análise junto com a técnica usada (inclua uma tabela de resumo)
- Impressão: uma impressão limpa da planilha do Excel mostrando a análise detalhada
Exemplo de planilha do Excel
O exemplo de planilha do Excel tem 3 folhas, incluindo:
- Resumo
- Cálculo do Valor Presente Líquido (VPL)
- Cálculo do reembolso
- Análise de Investimentos em TI - Versão do Excel 97-2003
