Enviar um email é o método mais fácil e menos intrusivo para fazer solicitações dentro das equipes. Mas é precisamente porque o email é tão fácil que pode ser um completo desperdício de tempo. Disparar um e-mail vago que não diga claramente aos destinatários o que eles devem fazer ou por que sua pergunta é importante criará mais trabalho para todos.
Os e-mails mais eficazes tratam a linha de assunto como um identificador de chamadas e usam palavras que chegam imediatamente ao ponto.
Aqui estão alguns prós e contras para escolha de palavras que irão transmitir claramente a sua mensagem e evitar que você perturbe (ou confunda) seus colegas de trabalho:
1. Quando há tarefas para concluir
Não escreva: Etc.
Escreva: O, isto ou estes
Seus professores na escola primária estavam certos - seja específico! Mesmo que seu e-mail esteja seguindo uma conversa ou reunião recente, é provável que ele seja arquivado como algo a ser feito mais tarde. Quando o seu destinatário estiver pronto para lê-lo, não será útil consultar “Acompanhamento da reunião da equipe etc.”. Em vez disso, seja claro sobre o que você precisa e escreva: "Por favor, resolva essas questões na reunião da equipe" ou "O relatório discutido na reunião da equipe". Pense em seu assunto como pré-escrever um item da lista de tarefas para que seja fácil para ser verificado.
2. Quando você está compartilhando outro e-mail
Não escreva: “FWD:”
Escreva: Ajuda
Este sempre me faz pensar nos anos 90, quando era comum ver e-mails que eram algo assim: “Fwd: fwd: fwd: fw: Envie isso para 10 pessoas e este será seu dia de sorte!” A menos que você realmente está enviando cartas correntes no trabalho (sério, não faça), você provavelmente está apenas compartilhando algo que alguém escreveu que você quer que seu colega de trabalho leia ou faça algo a respeito. Nesse caso, faça um favor a ela e escreva “Você poderia me ajudar a decifrar isso?” Ou “Parece que o cliente precisa de ajuda”. Claro, você pode ter planejado escrever essa mensagem no corpo do e-mail, mas o assunto é um lugar muito melhor se você quiser que seja notado rapidamente.
3. Quando você está tentando ser pessoal
Não escreva: Hey
Escreva: você
Enviar um "Ei" em uma linha de assunto de e-mail é a mesma coisa que enviar mensagens de texto "Precisamos conversar" com um amigo ou com alguém que você esteja namorando. Não faça isso! Você fará com que o destinatário desconfie do que virá a seguir e poderá esperar um pouco por uma resposta, pois ela pode nunca ser aberta. Como você pode realmente precisar conversar sobre algo pessoal ou particular, tente “Quando você tem tempo para um bate-papo de 15 minutos?” Essa abordagem tira vantagem e coloca o poder nas mãos do destinatário para escolher uma hora que funcione para ele. .
4. Quando você precisar agora
Não escreva: urgente
Escreva: hoje
Quando o tempo é curto e a pressão é alta, “urgente” é uma palavra que só pode produzir pânico. E entrar em pânico é a última coisa que uma pessoa responsável por uma tarefa deve fazer. Se você tiver tempo suficiente para reconhecer a necessidade e enviar um e-mail, você também terá tempo para avisar com antecedência que "isso precisa ser sua primeira prioridade hoje". Se realmente for urgente, faça uma ligação telefônica ou uma visita pessoal em vez de.
5. E mais uma frase bônus
Por último, mas não menos importante, uma frase que todos dizemos para encerrar nossos e-mails, mas raramente pode ser usada para falar diretamente com nossos colegas de trabalho: "Obrigado". Uma mensagem curta e simples de agradecimento ajudará muito a fortalecer os laços entre você e os membros da sua equipe. Diz que você reconhece seus esforços e valoriza seus papéis. E com certeza é melhor que uma queda de confiança.
