Mesmo que você não trabalhe em TI, é quase certo que você trabalha com tecnologia de uma forma ou de outra - fazendo planilhas, atualizando páginas da web, verificando informações de clientes de bancos de dados ou apenas lendo e-mails. E, como você provavelmente notou, a tecnologia nem sempre funciona do jeito que você gostaria, ou pior, do jeito que deveria. Isso significa que às vezes você precisa trabalhar com sua equipe de tecnologia para resolver problemas.
No entanto, como todos que participaram dessa interação sabem, nem sempre é fácil. Para garantir que você receba a ajuda de que precisa e que os especialistas técnicos sempre terão prazer em ajudá-lo, veja aqui dicas práticas para se comunicar com a equipe de uma maneira que funcionará bem para ambas as partes.
1. uma emergência
Exemplo: "O site está inoperante!"
Seu mundo digital está desmoronando, ou talvez apenas o servidor da sua empresa esteja falhando. Seja qual for a crise, você precisa entrar em contato com sua equipe de tecnologia imediatamente, mas sem entrar em pânico, pirando e balançando as mesas. Não, você precisa fazer isso da maneira certa, porque é tão crítico. Isso significa que você precisa trazer os fatos para a equipe técnica da maneira mais rápida e clara possível.
Mas, uma palavra de advertência antes de enviar esse e-mail em letras maiúsculas ou ligar para um desenvolvedor em uma manhã de domingo: certifique-se de que a situação realmente seja “vida ou morte”. Para a maioria das empresas, “vida e morte” envolve a linha de fundo. . Em outras palavras, é um problema que impede ou prejudica seriamente que você, seus colegas ou sua empresa sejam capazes de atender adequadamente aos clientes? Sim? Continue. Não? Respire fundo.
Não tem certeza do que é considerado uma emergência? Pergunte ao seu chefe se há uma política em vigor e, em caso afirmativo, o procedimento estabelecido a seguir, caso o pior aconteça. Se nenhuma dessas coisas existir, agende uma conversa rápida com seu gerente técnico ou com o desenvolvedor líder sobre a possibilidade de configurar um sistema. As probabilidades são de que a equipe de TI não apenas aprecie seu interesse, mas eles também ficarão felizes que isso levará a menos alarmes falsos no futuro. (Até mesmo os entusiastas da tecnologia temem uma emergência do servidor das 11 horas.)
2. Bugs Internos
Exemplo: “Quando clico no botão 'Next', não sou levado para a próxima página.”
Desta vez, o problema não é uma ameaça para os negócios, mas é uma falha irritante que faz com que as tarefas concluídas sejam desafiadoras. Você pode ser capaz de continuar o seu dia, trabalhando em torno do bug, mas você não deve simplesmente ignorá-lo.
Novamente, você deve seguir qualquer protocolo definido para relatórios. (E, voltando ao número um, você pode ajudar a configurar um sistema de relatórios, caso não exista nenhum.) Ao arquivar seu relatório, lembre-se de incluir o máximo possível de informações relevantes.
Um relatório de sonho incluiria o seguinte:
- O que você estava tentando fazer
- O que aconteceu quando você fez isso?
- O dispositivo e o sistema operacional que você estava usando
- Qualquer software envolvido
- Uma captura de tela do problema
Embora essa informação possa parecer tediosa para escrever, ajudará a equipe de tecnologia a diagnosticar o problema mais rapidamente. Quer pontos de bônus (e seus problemas abordados mais rapidamente)? Atualize seus termos técnicos para falar sobre o bug. Isso salvará todos os envolvidos de muitas adivinhações.
3. Uma atualização urgente
Exemplo: "O cliente precisa de sua homepage atualizada EOD".
Retornar para a central de crise. Mas desta vez, você é quem está iniciando a corrida. Isso significa que você precisa ser especialmente sensível à sua equipe de TI. Seja muito claro sobre o que precisa ser feito. E, se precisar de ajuda com vários itens, informe à equipe a prioridade de cada um, para o caso de tudo não poder ser feito ao mesmo tempo.
Além disso, em vez de exigir que a equipe de tecnologia deixe tudo para atendê-lo, pergunte quanto tempo eles acham necessário para fazer a mudança. Se isso não puder ser feito tão rapidamente quanto você queira, você deve reforçar por que a tarefa é tão urgente (lembre-se dessa linha de fundo?) E deixar claro que está aqui para ajudar a completá-la o mais rápido possível.
Também é importante lembrar que só porque você precisa de algo, isso nem sempre torna isso possível. Sempre assuma que antes de você chegar com sua tarefa urgente, a equipe de tecnologia estava trabalhando em outro projeto (ou dois ou três) com um prazo final.
Sim, você provavelmente precisa legitimamente fazer algo imediatamente, mas existe uma correção temporária ou rápida (como corrigir os erros de digitação e links quebrados) que funcionaria por enquanto? Se assim for, vá com isso. Em seguida, configure uma linha do tempo para o restante do projeto que funcione para todos os envolvidos.
4. Sugestão (Pequena)
Exemplo: "Devemos criar uma maneira de os leitores comentarem em nosso blog usando seus perfis do Facebook".
Tem uma ideia inteligente que você acha que melhoraria o aplicativo ou o site da sua empresa? Você pode estar no caminho certo. Mas isso não significa que você deve se apressar para a equipe de tecnologia e esperar elogios por sua ideia. Em vez disso, você precisa ser inteligente e respeitoso com a forma como aborda isso.
Deixe os desenvolvedores ou designers saberem por que você acha que vale a pena implementar sua ideia (“Nossa equipe de marketing acabou de compartilhar algumas estatísticas sobre o quão ativo nossos clientes estão no Facebook, e acho que isso pode nos ajudar a melhorar o engajamento no site”). No entanto, ao mesmo tempo, tenha em mente as limitações de tempo e dinheiro que todos enfrentam. E lembre-se de respeitar o conhecimento e as opiniões de seus profissionais de TI. Considere usar "poderia" em vez de "deveria" para evitar soar como se você já soubesse todas as respostas certas.
Além disso, se criar esse tipo de ideia for uma parte regular de seu trabalho, tente aprender sobre desenvolvimento ou design. Até mesmo alguns conhecimentos básicos ajudarão você a fazer sugestões mais úteis e realistas.
5. Uma grande ideia
Exemplo: "Que tal redesenhar toda a página inicial?"
Às vezes você quer agitar as coisas. E suas percepções como uma pessoa de fora podem (às vezes) ser apenas o que é necessário para atualizar a estratégia ou marca da sua empresa.
Mas não se deixe levar pelos seus impulsos revolucionários. Novamente, você precisa dizer ao seu design ou equipe de desenvolvimento porque acredita que a mudança é necessária. E, como essa é uma grande reforma da qual você está falando, você deve estar preparado para justificar a despesa e o tempo necessários para que isso aconteça.
Você pode tornar a ideia mais atraente se puder encontrar uma maneira de ajudar. Talvez você possa ser um testador beta. Ou você pode escrever uma cópia. Ou, talvez, você possa emprestar à equipe de tecnologia seu estagiário para ajudar a pesquisar alguns aspectos (mais simples) do processo. De qualquer maneira, você pode aumentar a carga, o que significa que sua grande ideia pode se tornar uma realidade mais rapidamente.
Se o que você precisa é de uma tarefa sensível ao tempo ou apenas uma sugestão criativa de melhoria, saber como abordar sua equipe de tecnologia quando precisar da ajuda deles tornará seus trabalhos mais fáceis e ajudará todos a trabalharem juntos melhor - idealmente levando a menos e-mails confusos estresse todos para fora.
