É possível ter uma lista de tarefas que o energize, ajude a priorizar seu dia e motive você a seguir em frente, mesmo depois dessas inevitáveis distrações ou retrocessos. No entanto, muitas pessoas que escrevem listas ficam impossibilitadas de verificar tudo às 18h.
E isso é principalmente porque eles não estão fazendo suas listas corretamente. De fato, muitas pessoas estão habitualmente matando sua própria produtividade.
Se você é culpado de qualquer um dos seguintes, eu posso estar falando com você.
1. Você está deixando de lado o tempo para os vampiros de energia
Mesmo que você nunca tenha ouvido essa frase antes, você sabe quem são essas pessoas: elas esgotam sua energia concentrando-se exclusivamente em si mesmas e não no bem da equipe. Seu tempo e prioridades nem se registram no radar deles. E, por algum motivo, essa pessoa está constantemente enviando um e-mail para você ajudar com algo, na maioria das vezes, algo que consome tempo e que acaba na sua lista de tarefas (apesar de não ter nenhum benefício para você).
A solução
Fácil. Se não é um assunto urgente, que altera a empresa, você pode destacar educadamente com um simples "Estou com um prazo apertado agora e infelizmente não posso ajudar esta semana". Se a pessoa persistir, faça uma pergunta que aponte. Por que isso não pertence ao seu prato: “Estou trabalhando no momento. Se isso for urgente, posso dar uma olhada no meu gerente e perguntar como ele gostaria que eu desse prioridade.
2. Você está listando itens que não são claros
Simplificando, qualquer item da sua lista que não possa ser listado como uma ação não deveria estar lá. Isso inclui as duas tarefas que são vagas (responder sobre o projeto) ou multi-etapas (lançar nova linha). Você está preso tentando lembrar a qual projeto você queria reagir ou ficar sobrecarregado com a perspectiva de lançar uma linha em uma tarde.
A solução
Em vez disso, use frases claras para os itens da sua lista, use sempre mais detalhes do que você acha que precisa. Porque às 4 da tarde, os seus pensamentos às 9 da manhã podem ser uma lembrança distante. E, quando se trata desses itens maiores, divida-os em etapas menores. Na verdade, um item na sua lista poderia ser "Rascunho da linha do tempo para o lançamento da nova linha de produtos". Essa linha do tempo torna-se então aqueles itens de ação menores que você pode colocar em sua lista a cada semana.
3. Você está carregando sua lista com muitos itens
Se a sua lista é mais idealista do que o que você pode realisticamente realizar, você está se preparando para o fracasso e impedindo-se de obter essa sensação de realização no final do dia. Além disso, quando você escreve muitas coisas, é mais provável que você ache isso muito assustador. Você não saberá por onde começar e aumentará a probabilidade de procrastinar.
A solução
Belle Beth Cooper, criadora de conteúdo da Buffer, compartilhou as seguintes dicas com Jeff Haden, da Inc. , sobre como refazer sua lista de tarefas:
Como você determina o que é mais importante? Geralmente são aquelas atividades que são mensuráveis, bem como aquelas que são generativas, ou seja, quando elas são concluídas, elas movem todo o projeto, equipe ou empresa para atingir os objetivos.
4. Você está esquecendo de agendar pausas
Claro, em um mundo ideal, você poderia entrar no escritório às 9 da manhã e trabalhar sem parar até às 6 da tarde. Mas este não é um mundo ideal e você vai ser interrompido, ficar com fome e ficar nervoso por horas a fio.
A solução
Isso pode incluir uma caminhada (meu favorito pessoal), pegar algo para comer ou beber ou visitar um site útil ou inspirador. Precisa de ideias? Esta lista destaca 55 sites úteis e inspiradores, perfeitos para um rápido intervalo de trabalho.
5. Você não está permitindo a você qualquer espaço para interrupções
Você se esforçou muito para entender suas prioridades e anotá-las. Mas então você se distrai. Por e-mail, pelo seu colega de trabalho, por notícias de última hora, a lista continua. Então, apesar de todo o seu trabalho duro e referências codificadas por cores, você está fora da pista no segundo em que a primeira mensagem urgente entra na sua caixa de entrada.
A solução
Deixe algumas lacunas na sua agenda todos os dias, onde você não agenda nada. Isso lhe dará margens para trabalhar nesses momentos inesperados. Pior cenário? Nada de urgente aparece e você termina o seu dia cedo.
Além disso, você também pode evitar interrupções sendo pró-ativo: torne seu status "ocupado" em bate-papos internos, configure seu smartphone para ir direto para o correio de voz e ajuste suas configurações de e-mail para que seja alertado apenas quando pessoas específicas enviarem mensagens . (Veja como fazer isso no Gmail e no Outlook.)
Não há um jeito certo de fazer uma lista de tarefas, mas a maneira como você se aproxima da sua pode fazer ou quebrar seu dia. Assim, independentemente do que você usa - um aplicativo, seu computador, caneta e papel antiquados - evite esses cinco assassinos de produtividade e você conseguirá que as coisas certas sejam feitas a tempo .
