Vamos ser real. O fato de o Gmail permitir que você divida sua caixa de entrada em cinco subpastas só pode significar uma coisa: a maioria dos e-mails que recebemos é uma porcaria total. E quando você está enviando uma nota para um colega, seu chefe ou um gerente de contratação, é provável que ele esteja em algum lugar entre algo crítico e spam de Viagra ou GIFs do BuzzFeed.
Então, como você garante que sua mensagem seja notada e, mais importante, lida? Coloque-se no lugar do seu destinatário e certifique-se de que qualquer e-mail escrito responda a essas cinco perguntas.
1. Por que devo abrir isso?
Sua linha de assunto é o identificador de chamadas de seu e-mail - ele determinará se ele será respondido ou ignorado. Torne isso específico e direto para que seu destinatário saiba exatamente o que esperar da mensagem. Se você precisar que seu colega de trabalho lhe dê feedback até terça-feira, não enterre uma nota na última linha. Indique o seu email “Responder por terça-feira: notas da reunião de hoje” em vez de “Ei” (que é o equivalente por email de ouvir “precisamos conversar”).
Se você está se candidatando a um emprego, use palavras-chave como o nome da posição ou a sua experiência para se destacar. Escrever “Community Manager With 4 Years of Experience” é uma forma curta e doce de oferecer suas credenciais na frente.
2. Quem é você?
Se você está escrevendo para alguém pela primeira vez - por exemplo, um gerente de contratação ou alguém que você ouviu falar em um evento, mas não se encontrou - você vai querer estabelecer um relacionamento o mais rápido possível. Por exemplo, antes de escrever um e-mail a uma empresa sobre cargos de freelancer, aprendi que o fundador e eu frequentávamos a mesma faculdade. Eu coloquei “Yale alum” no meu assunto e na primeira frase do meu e-mail; Eu recebi uma resposta e agendei uma entrevista dentro de 48 horas.
Use qualquer terreno comum que você possa encontrar - escolas, amigos ou interesses em comum, associações profissionais - para que os destinatários saibam que você vale a pena se conectar. Ou se você trabalha em uma grande empresa e está contatando um executivo que conheceu antes, um lembrete rápido de quando e onde você se conectou pela última vez ajudará a melhorar sua memória.
3. O que você precisa?
É por isso que você está escrevendo em primeiro lugar! Agora é a hora da grande explicação, certo? Ainda não. Objetivo de ser claro e convincente em uma ou duas frases. No trabalho, pense em seu e-mail como apenas um breve contato inicial que pode configurar uma conversa ao vivo por telefone ou pessoalmente, caso seja necessária mais explicações.
Isto é especialmente verdadeiro para e-mails frios quando o destinatário não está antecipando sua mensagem. Se você estiver escrevendo para solicitar uma reunião de café, seja específico, mas deixe espaço para intrigas. Por exemplo, escreva “Eu adoraria compartilhar o que aprendi em marketing de conteúdo, bem como aprender como posso contribuir com seus projetos atuais.” Lembre-se: pessoas ocupadas não querem ter seu cérebro “escolhido”, elas querem ficar mais inteligente trocando idéias.
4. O que há para mim?
Pense no seu e-mail como uma transação: o que você quer do seu destinatário deve beneficiá-lo tanto quanto o beneficia. No trabalho, todos procuramos a aprovação de nossos colegas, gerentes e clientes. Como o que você está solicitando ajuda o destinatário a realizar isso? Seja explícito com frases do tipo "posso ser uma vantagem para sua equipe", "isso pode ajudar a apresentar suas ideias com mais clareza" ou até mesmo "o feedback dos clientes mostra que eles estão procurando soluções como essas".
5. Você vai apreciar isso?
Com tantos e-mails impessoais chegando em nossas caixas de entrada a cada dia, faça o seu se destacar mostrando um pouco de humanidade. Independentemente de você estar se dirigindo a um colega ou a um contato frio, está solicitando que a pessoa tenha tempo para acompanhar cuidadosamente seu e-mail. Mostre que você aprecia o esforço assinando com “obrigado” ou “sinceramente” (seriamente, “melhor” é muito confuso). Um pouco de etiqueta irá percorrer um longo caminho para obter a resposta desejada.
Guarde estas perguntas em um Post-it e verifique suas mensagens contra elas antes de enviar. Não apenas você dominará o e-mail, você será um ótimo comunicador em qualquer ambiente profissional.
