Entre as ferramentas on-line mais robustas e econômicas, os produtos do Microsoft Office 365 continuam sendo um pilar para profissionais e organizações empresariais.
Incluídos no Office 365 estão as ferramentas on-line conhecidas que todos estão usando hoje, como quadros de discussão, blogs e wikis que são necessários para a produtividade e a colaboração da equipe. E as videoconferências, teleconferências e bate-papo de última hora ajudarão a acomodar diferentes preferências do usuário para entrar em contato conforme necessário. Aqui estão cinco dicas de usabilidade e exemplos para ajudá-lo a crescer através da comunicação e colaboração com outras pessoas no Office 365.
Instalação rápida do Office 365 para sites de equipe
Os sites de equipe no Office 365 oferecem vantagens para as equipes utilizarem o SharePoint Online para configurar e acessar bibliotecas de documentos e criar listas de itens e tarefas de calendário, entre muitas outras coisas. Você configurou um site de equipe? Se possível, tente que duas pessoas atuem como administradores do site para que haja sempre uma pessoa de backup disponível para gerenciar as permissões dos usuários e saber o que está acontecendo para ajudar outras pessoas da equipe. O Office 365 inclui modelos para design de site de equipe ou as equipes podem criar suas próprias páginas com logotipos, gráficos e temas de cores.
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02 de 05Espaços de Trabalho de Documentos do SharePoint
Se você não estiver familiarizado, os espaços de trabalho de documentos no Office 365 também fazem parte da tecnologia do SharePoint Online. O SharePoint Online permite a personalização de subsites ou espaços de trabalho de documentos de sites de equipe para acessar documentos específicos do projeto, documentos de check-out e check-in nas bibliotecas de documentos e notificar outras pessoas sobre alterações. Não há necessidade de enviar documentos por e-mail ou rastrear outros usuários para encontrar arquivos ausentes. Além disso, o espaço de trabalho inclui quadros de discussão para postar perguntas, discutir projetos e trabalhar em direção a objetivos comuns.
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03 de 05Reuniões on-line usando o Lync Online
O Lync Online, incluído no Office 365, é o tipo de aplicativo que permite que todos participem de reuniões on-line. Hoje, as pessoas precisam de acesso a ferramentas de produtividade por meio do navegador da Web, estejam elas em uma mesa ou em uma configuração remota usando um dispositivo móvel. O Lync Online facilitará a hospedagem ou a participação em uma reunião agora ou em uma reunião agendada em uma data futura. Convidar convidados externos que não usam o Office 365 é possível por meio do aplicativo da Web do Lync ou do aplicativo de atendimento on-line do Lync. Uma empresa de promoções de entretenimento fornece um exemplo de como eles podem se conectar com membros da equipe interna para progredir na criação de um esquema de estágio promocional com requisitos digitais.
04 de 05Office Web Apps para criar e compartilhar documentos
Um software baseado na nuvem chamado Office Web Apps permite que sua equipe crie documentos do Office em qualquer lugar e colabore continuamente entre os membros da equipe, colegas e clientes. Você sempre precisa de arquivos da área de trabalho? O Office Web Apps fornece aos usuários a capacidade de criar, editar e compartilhar documentos (Word, Excel, PowerPoint e OneNote) de um navegador da web ou fazer upload de arquivos da área de trabalho para trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora. O Office 365 é o repositório de documentos. O Outlook Web App também faz parte do Office 365 para acessar e administrar emails usando o Exchange Online. Neste exemplo ilustrado pela Coho Vineyards, o proprietário descreve a atualização de listas de preços usando o Office Web Apps em tempo real durante uma reunião on-line, onde quer que a equipe esteja.
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05 de 05Intranet / Extranet e Site Externo
Qualquer organização de tamanho precisa manter todos informados por meio de notícias da empresa, press releases externos, estudos de caso do trabalho que sua empresa realizou, oportunidades de emprego, redes sociais e assim por diante. O envolvimento dos funcionários por meio de uma intranet patrocinada pela empresa pode fornecer as ferramentas para promover uma cultura de colaboração. O Office 365 também permite hospedar um subsite de projeto, servindo como uma extranet para compartilhar o acesso com parceiros externos. Você pode criar e manter seu site externo usando modelos no Office 365 ou personalizar seu próprio site para corresponder à sua intranet ou extranet; hospedagem na web está incluída no preço do Office 365. Neste exemplo de uma intranet personalizada, a Reed Integration, Inc. gerencia os recursos de gerenciamento de conhecimento dos funcionários e um clube de redes sociais de funcionários, um ponto de encontro virtual para os funcionários.
