O recurso Subtotal do Excel funciona inserindo a função SUBTOTAL em um banco de dados ou uma lista de dados relacionados. Usar o recurso Subtotal torna a localização e a extração de informações específicas de uma grande tabela de dados rápida e fácil.
Embora seja chamado de "Recurso de subtotal", você não está limitado a encontrar a soma ou o total de linhas selecionadas de dados. Além do total, você também pode encontrar os maiores valores para cada subseção de um banco de dados.
Este tutorial passo a passo inclui um exemplo de como encontrar o maior total de vendas para cada região de vendas.
As etapas deste tutorial são:
- Digite os dados do tutorial.
- Classificando o exemplo de dados.
- Encontrando o maior valor.
Digite os dados do subtítulo
O primeiro passo para usar o recurso Subtotal no Excel é inserir os dados na planilha.
Ao fazer isso, lembre-se dos seguintes pontos:
- É importante inserir os dados corretamente. Erros, causados pela entrada incorreta de dados, são a origem de muitos problemas relacionados ao gerenciamento de dados.
- Não deixe linhas ou colunas em branco ao inserir os dados. Isso inclui não deixando uma linha em branco entre os cabeçalhos da coluna e a primeira linha de dados.
Para este tutorial
Digite os dados nas células A1 a D12, como visto na imagem acima. Para quem não gosta de digitar, os dados, instruções para copiá-lo para o Excel, estão disponíveis neste link.
Classificando os dados
Antes que os subtotais possam ser aplicados, seus dados devem ser agrupados pela coluna de dados da qual você deseja extrair informações.
Esse agrupamento é feito usando o recurso de classificação do Excel.
Neste tutorial, queremos encontrar o maior número de pedidos por região de vendas para que os dados sejam classificados pelo Região cabeçalho da coluna.
Classificando os dados por região de vendas
- Arraste as células selecionadas A2 para D12 para destacá-los. Tenha certeza não para incluir o título na linha um na sua seleção.
- Clique no Dados guia da faixa de opções.
- Clique no Ordenar botão localizado no centro da faixa de dados para abrir a caixa de diálogo Classificar.
- Escolher Ordenar por Região na lista suspensa sob o Coluna título na caixa de diálogo.
- Certifique-se de que Meus dados tem cabeçalhos está marcado no canto superior direito da caixa de diálogo.
- Clique Está bem.
- Os dados nas células A3 a D12 devem agora ser classificados em ordem alfabética pela segunda coluna Região. Os dados dos três representantes de vendas da região Leste devem ser listados primeiro, seguidos por Norte, depois Sul e por último pela região Oeste.
Encontrando o maior valor usando subtotais
Nesta etapa, usaremos o recurso Subtotal para encontrar o maior valor de vendas por região. Para encontrar o maior ou maior valor, o recurso Subtotal usa a função MAX.
Para este tutorial:
- Arraste selecione os dados nas células A2 para D12 para destacá-los.
- Clique no Dados guia da faixa de opções.
- Clique no Subtotal botão para abrir a caixa de diálogo Subtotal.
- Para a primeira opção na caixa de diálogo A cada mudança em: selecione Região na lista suspensa.
- Para a segunda opção na caixa de diálogo Use a função: selecione MAX na lista suspensa.
- Para a terceira opção na caixa de diálogo Adicione subtotais para: confira Vendas totais somente a partir da lista de opções apresentadas na janela.
- Para as três caixas de seleção na parte inferior da caixa de diálogo, marque a opção:Substituir subtotais atuaisResumo abaixo dos dados
- Clique Está bem.
- A tabela de dados deve agora incluir o maior total de vendas para cada região (linhas 6, 9, 12 e 16), bem como Grand Max (o maior total de vendas para todas as regiões) na linha 17. Ele deve corresponder à imagem na parte superior deste tutorial.
