Quando você exclui um arquivo, realmente não remove os dados, apenas as direções para ele. O espaço ocupado por esses dados é marcado como livre e, eventualmente, será sobrescrito.
A chave, então, é minimizar a gravação de dados na unidade que contém o arquivo excluído.
Em outras palavras, quanto menos atividade de gravação (salvar arquivos, instalar software, etc.) na unidade, mais longos, em geral, os arquivos excluídos nessa unidade poderão ser recuperados.
Por exemplo, se você excluir um vídeo salvo e, em seguida, desligar o computador e deixá-lo desligado por três anos, poderá, teoricamente, ligar o computador novamente, executar um programa de recuperação de arquivos e restaurar completamente esse arquivo. Isso ocorre porque pouquíssimos dados tiveram a chance de ter sido gravados na unidade, potencialmente sobrescrevendo o vídeo.
Recuperando Arquivos na Vida Real
Em um exemplo mais realista, digamos que você exclua um vídeo salvo. Por semanas, ou mesmo dias, você usa seu computador normalmente, faz o download de mais vídeos, edita algumas fotos etc. Dependendo de quão grande é a unidade da qual você está trabalhando, a quantidade de dados que você está gravando na unidade e o tamanho do vídeo excluído, as chances são de que ele não será recuperável.
Em geral, quanto maior for um arquivo, menor será o tempo necessário para desfazê-lo. Isso ocorre porque as partes de um arquivo maior são distribuídas por uma faixa maior de sua unidade física, aumentando a probabilidade de parte do arquivo ser sobrescrita.
Consulte Devo usar a opção portátil ou instalável de uma ferramenta de recuperação de arquivos? para ajudar a evitar a coisa mais devastadora e irônica que você pode fazer ao tentar recuperar arquivos excluídos.