Se você disser a palavra “encontro” para a sua equipe, é muito mais provável que você se depara com gemidos e murmúrios de “Por quê?” Ao invés de um “Caramba, sim! Não podemos esperar!
Uma das razões pelas quais muitas reuniões tendem a piorar é porque elas não começam bem. Como você provavelmente notou, os primeiros minutos muitas vezes definem o tom para o restante dele. Se ele não tiver um início forte, os membros da sua equipe se desconectarão ou sairão da pista. E você sabe que nada parece pior do que liderar uma discussão e ver as pessoas começarem a olhar furtivamente para o telefone.
Claro, se você tiver tempo para se preparar, você pode evitar isso. Afinal, suas reuniões não deveriam estar acontecendo apenas no piloto automático. Você não precisa começar cada um apenas lançando na agenda e divagando. Em vez disso, você pode começar de várias formas.
1. Conte a todos sobre o que é a reunião
A maioria das pessoas está sintonizada no WIIFM (O que há para mim?). Para envolver os participantes, primeiro você precisa lembrá-los por que eles estão sentados em uma sala com você, sendo afastados de seu trabalho. Sim, você provavelmente mencionou algo quando organizou a reunião, mas é sempre bom reafirmar o objetivo. (Dica: Se você não puder propor um propósito convincente, provavelmente deverá cancelar a reunião.)
Em seguida, acompanhe o motivo pelo qual sua equipe está especificamente lá para discutir esse assunto. Você não precisa apontar para cada membro e compartilhar por que ele ou ela é necessário na reunião, mas você precisa deixar claro que todos estão lá por um motivo. "Como a equipe de marketing da empresa, cabe a nós apresentar três ideias sólidas para aumentar nosso público no próximo trimestre" ou "Todos nessa sala foram recomendados pelo seu gerente devido às suas habilidades na organização". a reunião que não tem um propósito, não faça ele ou ela participar.)
2. Incentivar a positividade
Como você começa a reunião tende a ditar como vai o resto. Se a reunião começar com reclamações, reclamações e reclamações, pode muito bem terminar assim também. Por outro lado, se você abrir com otimismo, isso pode ter um impacto positivo no restante da discussão.
Você poderia pedir aos membros da sua equipe para compartilhar algo que está indo bem. Ou, se o grupo for muito grande, você pode começar elogiando o grupo por um feito recente - seja ele grande ou pequeno. Não importa o que esteja acontecendo em sua empresa ou em seu departamento, é essencial começar a conversa com uma nota animadora. Caso contrário, as pessoas começam a associar reuniões a palestras, más notícias e relatórios decepcionantes.
3. Compartilhe uma estatística surpreendente ou citações comoventes
Uma estatística surpreendente ou uma citação perspicaz não é apenas uma boa abertura para um discurso; também pode ser a base para uma grande discussão. Deixe sua equipe ter alguns minutos para discutir o que significa antes de passar para o objetivo principal da reunião.
Obviamente, deve ser uma estatística ou cotação que de alguma forma esteja relacionada ao conteúdo da reunião geral. Talvez seja números das projeções de crescimento recentes da empresa, ou talvez seja uma citação chocante de um novo estudo da indústria. Seja o que for, deve ser relevante o suficiente para manter sua equipe focada e em pista.
4. Conte uma história
Uma história pode ensinar uma moral, incutir uma lição importante ou até mesmo fazer as pessoas rirem. A melhor parte disso é que não vem da sua própria boca, o que suaviza “o golpe” (se for necessário suavizar o golpe).
Como uma citação ou uma estatística, você deve compartilhar uma história relacionada à reunião de alguma forma. No entanto, você tem um pouco mais de flexibilidade aqui. Por exemplo, você poderia compartilhar uma história de sucesso; algo que foi bem com um cliente, ou um membro da equipe que foi acima e além do call of duty. Ou você pode falar sobre algo que você leu recentemente envolvendo um lançamento de produto incrivelmente bem-sucedido que fez você repensar a estratégia que você definiu inicialmente. As pessoas tendem a se relacionar bem com uma anedota, independentemente do contexto. Sem mencionar que isso envolve o coração no processo de pensamento, em vez de apenas a mente.
Uma boa reunião é uma forma de arte, então dê a si mesmo algum tempo para descobrir o fluxo. As coisas podem não ser perfeitas na primeira vez, mas sempre há espaço para melhorias se você se esforçar para que isso funcione.
