Há muitas maneiras de um e-mail ser mal interpretado ou mal interpretado. Para compensar o tom de voz que é inconfundível por telefone ou a linguagem corporal que fala muito em pessoa, você precisa escolher cuidadosamente o fraseado que usa.
Para ser honesto, não amo quantas vezes coloco um ponto de exclamação para indicar que as coisas estão bem, boas, nunca melhores, ou para mostrar minha gratidão por um pedido ser cumprido - mas às vezes não há outra maneira de mostrar que eu m jogo. Às vezes, porém, nem mesmo uma pontuação animada pode salvar a situação se o significado de suas palavras contiver até mesmo uma hostilidade subjacente.
Antes de disparar um e-mail apressado e correr o risco de ofender ou incomodar o receptor, verifique essas linhas comuns, mas impopulares, e opte por uma alternativa.
1. "Desculpe ser um fardo / incômodo"
Essa é uma linha tão passiva e agressiva. Em quase 100% dos casos, quando esta linha é usada, a pessoa não se desculpa nem um pouco, e eles não acham que estão sendo um fardo ou um incômodo. Em vez disso, nove vezes em cada 10, eles estão empregando essa frase porque querem chamar a atenção (e talvez simpatia ou pena) do leitor. Eles assumem que essa abordagem elicia uma resposta compassiva do receptor.
Em vez disso, diga: "Obrigado por ser paciente comigo"
Isso indica responsabilidade por tudo o que está ocorrendo e é muito mais provável que seja recebido com uma resposta generosa e talvez até mesmo a certeza de que não é um problema. E se você realmente precisa de uma resposta o mais rápido possível, esta é a melhor maneira de obter um rápido acompanhamento.
2. "Tudo o que você pensa"
OK, vamos supor que isso foi dito após uma solicitação de entrada. Se o pedido foi sincero, mas você está chateado que há qualquer e para trás qualquer (sua idéia foi muito bem a maneira inicial que você apresentou, muito obrigado), então deixe-me ser o primeiro a dizer-lhe que estes três aparentemente inofensivo palavras transmitem seu aborrecimento e frustração em espadas.
Em vez disso, diga: "Estou aberto às suas ideias e estou feliz em fazer um pouco mais de brainstorming"
Isso demonstra que você tem um interesse ativo em encontrar uma solução que seja agradável e apropriada. Na verdade, nunca há uma hora em que “o que você pensa” é lido como uma declaração flexível e de aceitação. Isso não sugere que você esteja disposto a ser um membro da equipe; Parece que você está ofendido porque sua ideia não foi aceita sem questionamentos. Não seja essa pessoa hipócrita.
3. “Por favor, informe”
É formal e um pouco exigente quando você pensa sobre isso. Além disso, não abre a discussão; é insistente, indicando que você não tem tempo para isso e só precisa de instruções claras sobre os próximos passos rapidamente . Mas, infelizmente, nem tudo gira em torno de um centavo. Às vezes, a ida e volta e espaço para discussão é necessário para um resultado final agradável.
Em vez disso, diga: "Deixe-me saber se você tem algum pensamento sobre como proceder com isso"
Reenquadrar a resposta como essa estimula o engajamento e um diálogo aberto. Você está essencialmente dizendo que está aberto às opiniões da outra pessoa sobre o assunto, mas também está certo em descobrir uma solução alternativa se for preferível.
4. "Espero que seja mais para o seu gosto"
A pessoa que diz isso está perfeitamente satisfeita com o que “isso” é - e foi. Mas, infelizmente, ele foi recebido com um feedback menos que excitado e ajustado de acordo para que aquele que o avaliaria seja feliz. A realidade, porém, é que ele não se importa, já que ele provavelmente não viu necessidade de fazer nenhuma modificação em primeiro lugar.
Em vez disso, diga: "Estou interessado em seu feedback sobre essa atualização"
Estar aberto a ouvir comentários, mesmo que você suspeite que não seja 100% positivo, é uma parte crucial da melhoria e do avanço. Todos nós podemos fazer ajustes de tempos em tempos com base em críticas construtivas. Mesmo se você não estiver realmente super interessado, coloque sua melhor cara de jogo e aceite o feedback.
Nenhum de nós é perfeito ou sabe exatamente o que dizer, mas às vezes é simples pensar antes de falar e se perguntar se o que você está prestes a dizer pode ser interpretado de maneira errada. Ofender momentaneamente alguém a passar por sua própria lista de afazeres não lhe fará bem a longo prazo.
