De vez em quando, eu recebo um daqueles e-mails que me fazem dizer: "Huh?" Meu rosto se contorce em uma expressão de enorme confusão, e eu não tenho certeza do que responder. Eu posso dizer a partir do comprimento ou do conteúdo do e-mail que uma resposta é necessária, mas algo sobre a mensagem fez com que até mesmo começar uma resposta em uma enorme dor de cabeça.
Para aqueles dias em que você se depara com um enigma semelhante, aqui está meu conselho: não envolva o e-mail não-sensitivo, e jogue-o de volta na quadra da outra pessoa.
Para ajudá-lo, eu compilei minhas respostas sugeridas para os quatro tipos mais comuns de e-mails confusos que recebo.
1. O não perguntar
Este tipo de e-mail é o pior infrator. Normalmente, bastante longo, com muitos detalhes, o e-mail incerto não solicitante é muitas vezes não estruturado - e não está claro o que o remetente está realmente procurando. Você relê (depois releia novamente depois de tomar um café), e percebe que não é o seu cérebro confuso - é uma comunicação muito confusa.
Sua responsabilidade
3. A Lista de Lavanderia
Esse tipo de e-mail geralmente inclui uma lista maluca de marcadores, itens de ação, perguntas e comentários - e exigirá muito tempo não apenas para passar, mas para responder. Sua abordagem deve ser um pouco diferente, dependendo se o remetente tem a autoridade para lhe atribuir trabalho ou não, mas, de qualquer forma, peça a ele que priorize e divida o trabalho.
Sua resposta (se é alguém que pode lhe atribuir trabalho)
Sua resposta (se é alguém que não deveria estar lhe atribuindo trabalho)
4. O Email Frio para Conselhos
Esse tipo de e-mail é um dos que você geralmente quer responder, pois quer ajudar outras pessoas que estão pedindo ajuda, mas algumas pessoas são melhores em pedir conselhos do que outras. Quando um quase-estranho envia um e-mail pedindo por algo nebuloso ou, pior ainda, para responder a mais perguntas do que um pedido de faculdade, considere fazer com que ele ou ela reformule a pergunta.
Sua responsabilidade
Em resumo, não torne a incapacidade de alguém comunicar as suas necessidades claramente deixando que mais trabalho (ou stress) caia no seu prato. Com um pouco de finesse, você pode mover o fardo de entender e priorizar e-mails de volta ao tribunal do remetente, reduzindo o tempo de resposta e poupando-lhe uma grande dor de cabeça no processo!
