O Microsoft Access 2010 permite que você crie facilmente relatórios formatados profissionalmente automaticamente a partir de informações armazenadas em um banco de dados. Neste tutorial, criaremos uma listagem bem formatada de números de telefone residencial de funcionários para o uso do gerenciamento usando o banco de dados de exemplo Northwind e o Access 2010. Se você estiver usando uma versão anterior do Access, um tutorial mais antigo estará disponível.Antes de começarmos, abra o Microsoft Access e abra o banco de dados Northwind.
Se você precisar de ajuda com essa etapa, leia o artigo Instalando o banco de dados de exemplo Northwind. Se você é novo no Microsoft Access, talvez queira começar com os Fundamentos do Microsoft Access 2010. Depois de abrir o banco de dados, siga estas etapas:
- Escolha o menu Relatórios. Depois de abrir o Northwind, escolha a guia Criar na faixa do Microsoft Office. Na seleção "Relatórios", você verá vários métodos compatíveis com o Access para criar um relatório. Se desejar, sinta-se à vontade para clicar em algumas delas e ter uma ideia de como são os relatórios e os vários tipos de informações que eles contêm.
- Crie um novo relatório. Depois de ter satisfeito a sua curiosidade, vá em frente e clique em "Report Wizard" e vamos começar o processo de criação de um relatório. O assistente nos guiará pelo processo de criação passo a passo. Depois de dominar o assistente, você pode querer retornar a essa etapa e explorar a flexibilidade fornecida pelos outros métodos de criação.
- Escolha uma tabela ou consulta. A primeira tela do Assistente de Relatório nos pede para escolher a fonte de dados para o nosso relatório. Se você quiser recuperar informações de uma única tabela, poderá selecioná-las na caixa suspensa abaixo. Como alternativa, para relatórios mais complexos, podemos optar por basear nosso relatório na saída de uma consulta que nós projetamos anteriormente. Para nosso exemplo, todos os dados que precisamos estão contidos na tabela Employees, então escolha “Table: Employees” no menu drop-down.
- Selecione os campos para incluir. Observe que depois de selecionar a tabela no menu suspenso, a seção inferior da tela muda para mostrar os campos disponíveis nessa tabela. Use o botão ">" para mover os campos que você gostaria de incluir em seu relatório para a seção "Campos selecionados". Observe que a ordem em que você coloca os campos na coluna da direita determina a ordem padrão em que eles aparecerão em seu relatório. Lembre-se de que estamos criando uma lista telefônica de funcionários para nossa gerência sênior. Vamos manter as informações contidas nele simples - o primeiro e último nome de cada funcionário, seu título e seu número de telefone residencial. Vá em frente e selecione esses campos. Quando estiver satisfeito, clique no botão Avançar.
- Selecione os níveis de agrupamento. Nesse estágio, você pode selecionar um ou mais níveis de agrupamento para refinar a ordem em que nossos dados de relatório são apresentados. Por exemplo, podemos querer dividir nossa lista telefônica por departamento para que todos os membros de cada departamento sejam listados separadamente. No entanto, devido ao pequeno número de funcionários em nosso banco de dados, isso não é necessário para o nosso relatório. Vá em frente e simplesmente clique no botão Next para ignorar este passo. Você pode voltar aqui mais tarde e experimentar os níveis de agrupamento.
- Escolha suas opções de classificação. Para tornar os relatórios úteis, muitas vezes queremos classificar nossos resultados por um ou mais atributos. No caso de nossa lista telefônica, a escolha lógica é classificar pelo sobrenome de cada funcionário em ordem ascendente (A-Z). Selecione este atributo na primeira caixa suspensa e clique no botão Avançar para continuar.
- Escolha as opções de formatação. Na próxima tela, apresentamos algumas opções de formatação. Aceitaremos o layout tabular padrão, mas vamos mudar a orientação da página para paisagem para garantir que os dados se ajustem corretamente à página. Depois de concluir isso, clique no botão Avançar para continuar.
- Adicione o título. Finalmente, precisamos dar um título ao relatório. O Access fornecerá automaticamente um título bem formatado na parte superior da tela, com a aparência mostrada no estilo do relatório selecionado durante a etapa anterior. Vamos ligar para o nosso relatório "Employee Home Phone List". Certifique-se de que a opção "Visualizar o relatório" esteja selecionada e clique em Concluir para ver nosso relatório.
Parabéns, você criou com êxito um relatório no Microsoft Access! O relatório final que você vê deve parecer semelhante ao apresentado acima. Você também deve observar que o relatório Lista de Telefones Residenciais do Funcionário aparece na seção “Objetos Não Designados” do menu do banco de dados Northwind no lado esquerdo da tela. Se desejar, você pode arrastar e soltar isso na seção Relatórios para fácil referência. No futuro, você pode simplesmente clicar duas vezes no título deste relatório e um novo relatório será gerado instantaneamente com informações atualizadas do seu banco de dados.
