Você não adora apenas ferramentas, atalhos ou hacks que ajudam você a fazer as coisas de maneira mais rápida ou eficiente? Afinal, quem quer gastar mais tempo fazendo qualquer coisa do que você absolutamente precisa?
Nessa nota, aqui estão três acrônimos incríveis que você deve conhecer no local de trabalho - e todos oferecem estruturas que ajudarão a mantê-lo concentrado e focado, não importa o que você esteja trabalhando.
1. OHIO: apenas lidar com isso uma vez
Quantas vezes você abre um e-mail apenas para voltar e lê-lo? Talvez tres ou quatro vezes?
Isso é um trabalho super improdutivo, a menos que você esteja pensando profundamente sobre o assunto. Dado que os especialistas dizem que apenas 20% do nosso e-mail é realmente essencial para os nossos trabalhos, tocá-lo várias vezes só piora a situação.
Em vez disso, OHIO! Abra uma vez e faça algo com ela. (A propósito, isso também funciona para papelada, correspondência recebida ou qualquer outra coisa.) Experimente estas dicas práticas de Como fazer as coisas para lidar com e-mail ou correspondência impressa de maneira mais eficaz.
- Não precisa disso? Delete isso!
- Se você quiser mantê-lo, mas não precisa tomar medidas imediatas, arquive-o.
- Se você puder agir imediatamente, pense nas mensagens que levam menos de dois minutos para responder.
- Para mensagens com conteúdo real de trabalho, você precisará priorizar e gastar tempo, arquivá-las em uma pasta de “ação” e, em seguida, retornar quando estiver pronto para fazer um trabalho focado nessa área.
2. FIOSP: Fatos, Emissão, Objetivo, Estratégia, Plano
Muitos anos atrás, um mentor compartilhou esse processo comigo e eu o utilizo o tempo todo para resolver problemas ou solucionar problemas. É uma grande ajuda para organizar meus pensamentos e obter um plano de ação juntos, seja trabalhando em meu próprio projeto ou com uma equipe.
Da próxima vez que você se deparar com uma crise de trabalho que precisa resolver o mais rápido possível, tente o seguinte:
Facto
Comece por esclarecer seus fatos. Você pode se sentir tentado a ir a suposições, observações ou opiniões, pular em soluções ou até mesmo culpar a raiz do problema. Mas, ao solucionar problemas, suas soluções precisam ser incorporadas aos fatos.
Por exemplo, digamos que você esteja tentando resolver o problema de um cliente que está insatisfeito com o serviço de call center que sua empresa está fornecendo. Aqui estão os fatos:
Os tempos de resposta no call center estão sendo executados em 60% das chamadas atendidas em dois minutos. Nosso contrato diz que precisamos atender 80% das chamadas em dois minutos.
Questão
Uma vez que você tenha os fatos da questão, declare a questão impulsionada pelos fatos. Novamente, fique longe da culpa e veja a implicação dos fatos:
O cliente é inundado com reclamações de funcionários sobre o nosso serviço, colocando em risco os nossos contratos futuros. Além disso, a não conformidade com o contrato custa à nossa empresa US $ 1.000 por dia em multas.
Objetivo
É aí que você fica claro sobre o que, exatamente, seu objetivo está na situação. Isso ajudará a identificar as lacunas entre os fatos e os objetivos.
Nosso objetivo é responder a 80% de todas as chamadas em até dois minutos, conforme o contrato, esclarecer o backlog atual e interromper as multas incorridas.
Estratégia
Agora, você dá um passo atrás e olha para o quadro geral: como as questões se encaixam nos fatos - e qual é a ação corretiva adequada.
Nossa estratégia é consertar o fraco desempenho trazendo pessoal de reserva treinado, estendendo as horas do call center em duas horas por dia esta semana e, quando necessário, fazendo chamadas para um centro de transbordo bem treinado.
Plano
Depois de identificar sua estratégia, estas são as etapas táticas que você tomará para implementá-la. Aqui, você pode atribuir tarefas e cronogramas conforme necessário.
Gerenciamento de conta
- Revise o plano de ação corretiva com o cliente até o fechamento dos negócios hoje.
- Fornecer atualizações do cliente a cada 24 horas até que os níveis de serviço retornem à taxa compatível.
Operações
- Ajuste os sistemas para acomodar duas horas adicionais de operação por COB hoje.
- Chame mais três funcionários em tempo integral até terça-feira.
Legal
- Analise as implicações do contrato não conforme e avalie os danos até a data.
Usando essa estrutura, você pode ir da dor de cabeça para a solução de maneira rápida e fácil, orientando sua equipe para uma conversa mais produtiva sobre a solução de dilemas do local de trabalho.
3. BRAN: Benefícios, Riscos, Alternativas, Nada
Não, não falando sobre o cereal aqui! É um acrônimo rápido para ajudar você a avaliar os prós e contras e as implicações para tomar uma decisão.
Por exemplo, digamos que seu departamento está tentando decidir se deve ou não contratar um novo funcionário para ajudar nas campanhas de mídia social.
Vamos ver o BRAN.
Benefícios
- Aumente as impressões e a notoriedade da marca criando uma presença consistente nos cinco principais locais de mídia social que o público usa.
- Crescer nossa lista de discussão.
- Aumentar as visualizações do site.
- Mantenha-nos na vanguarda dos mercados de mídia social.
Riscos
- É difícil medir o ROI em campanhas de mídia social. Como vamos saber se está funcionando?
- Adiciona uma contagem e despesas associadas a uma nova contratação.
- Não tenho certeza se a conscientização da marca social contribuirá para o crescimento de clientes ou receita.
Alternativas
- Atribuir mídia social para a equipe existente em uma escala menor e medir os resultados.
- Encontre um estagiário de baixo custo para provar o conceito durante o verão.
- Compartilhe o custo de um gerente de mídia social com outros departamentos da organização.
Nada
- Continue o status quo com os esforços atuais de marketing, não adicione contagem ou escopo, e não faça mudanças para aumentar a parte da mídia social.
Lembre-se, você sempre tem a opção de não fazer nada. Às vezes, "ainda não" é uma resposta boa o suficiente até que você obtenha mais informações, mais fundos ou uma declaração de benefícios mais clara.
O local de trabalho muitas vezes pode ser complexo, mas o uso de estruturas e ferramentas pode ajudar a eliminar parte dessa complexidade - e chegar a soluções e decisões que melhor sirvam a você e ao seu trabalho!
