Quando isso for feito, videoconferências virtuais, especificamente o Google Hangouts, podem reunir equipes distantes, garantir que todos estejam na mesma página e permitir que todos se envolvam sem a atmosfera sombria da sala de conferências (quem não gosta de relaxar no sofá para um encontro?).
Mas quando feito de errado? O Hangouts do Google pode ser um enorme desperdício de tempo, para não mencionar a distração e a dificuldade (as pausas de 15 segundos nunca são divertidas).
Quer ter um Hangout do Google eficiente e bem-sucedido que não enlouquece a todos? Aqui estão algumas coisas importantes para se manter em mente.
1. Planeje como você faria para qualquer outro encontro
Em geral, só porque você não precisa estar fisicamente no escritório para uma reunião, isso não significa que você pode afrouxar os preparativos. Afinal, você ainda quer que sua reunião corra o mais rápido (e dolorosamente) possível.
Significado: Faça um plano de jogo. Se você estiver executando o Hangout, envie uma agenda curta para todos com antecedência para que eles saibam o que esperar e o que preparar. Se você não estiver conduzindo a reunião, sugira para a pessoa que ele envie um e-mail curto com os principais pontos de conversa. Certa vez, sentei-me em uma reunião virtual em que a pessoa que estava executando esqueceu de dizer a outro funcionário para encontrar um documento específico (e vital) de antemão, de modo que essa pessoa passou 20 minutos na reunião pesquisando sua caixa de entrada. Sugiro o resto de nós desajeitadamente sentado em nossos computadores sem saber o que fazer.
Mas você pode facilmente evitar esse tempo perdido, certificando-se de que todos saibam o que devem estar "trazendo" com eles antes do tempo e prontos para participar assim que assinarem.
Uma dica profissional: utilize o recurso de bate-papo do Google Hangout no lado direito da tela para anotar rapidamente uma agenda que todos possam consultar. Ele não precisa ser detalhado, mas pode funcionar como uma sugestão para manter todos no caminho certo e focado.
2. Discuta o formato de antemão
O Hangouts do Google pode ser muito mais complicado do que as reuniões presenciais. Quando você e um grupo de pessoas estão fisicamente sentados em uma sala, é fácil captar as dicas do corpo para descobrir quem vai falar a seguir ou qual é a sensação geral da reunião. Mas quando você está sentado em uma tela de computador incapaz de ver nada, exceto o rosto de uma pessoa? É um pouco mais difícil.
Mais uma vez, muito do constrangimento pode ser reduzido se todos souberem previamente o formato da reunião. Uma pessoa vai falar muito mais do que todo mundo? Peça a outros membros da reunião para entrarem no Hangout com seus microfones silenciados. A sessão é um brainstorm de mesa redonda? Faça com que as pessoas saibam em que ordem serão solicitadas a apresentar, para que você não tenha que lidar com todos falando uns sobre os outros ou com aqueles longos e desconfortáveis "Então, quem quer ir em seguida?" Faz uma pausa. (Esses são os piores.)
3. Utilize os aplicativos do Google Hangout
Muitas pessoas não estão cientes de que alguns ícones podem salvar a vida de uma reunião, especialmente se você estiver tentando fazer isso o mais rápido possível.
Veja aquele pequeno ícone de microfone? Isso é um botão mudo. Use-o se o seu entorno estiver barulhento ou se você estiver digitando algo enquanto os outros estão falando. É uma grande cortesia para as outras pessoas no seu Hangout.
Além disso, se você estiver em uma reunião em que está tentando ver um documento ou página da Web ao mesmo tempo, use a opção de captura de tela do Hangout do Google. Estive em muitos Hangouts do Google, onde muitas pessoas estão tentando olhar para a mesma página da Web em seus próprios computadores (e, portanto, não prestando atenção no Hangout) e, nessas situações, isso é uma dádiva de Deus.
O Google também tem vários outros aplicativos especificamente para o Hangout, por isso, dê uma olhada e veja o que poderia funcionar melhor para sua equipe. De um quadro branco virtual que seus colegas de trabalho podem usar para uma sessão de brainstorming até um pequeno aplicativo estranho que dá a todos os bigodes e chapéus engraçados, você pode encontrar tudo o que precisa para tornar seu Hangout mais produtivo e divertido.
No geral, as reuniões do Hangouts do Google podem ser tão eficazes (se não mais) quanto as reuniões presenciais; eles apenas tomam um pouco de prática e planejamento de antemão. Mas se você conseguir que todos na mesma página entrem, será uma navegação tranquila e sem graça.
