Algumas semanas atrás, minha amiga e eu discutimos nosso desdém compartilhado pelas reuniões e ela disse: “Eu sinto que estamos tendo a mesma conversa repetidas vezes. Quando não são feitos corretamente, podem ser queimadores de tempo. ”
Eu não poderia concordar mais. Em trabalhos anteriores, quando um convite de calendário aparecia na minha caixa de entrada, eu geralmente emitia um suspiro alto (o que sempre é ótimo em um ambiente de escritório aberto). Então, eu gastaria um tempo precioso tentando descobrir como evitar aceitá-lo.
Não estou dizendo que todas as reuniões são inúteis. Alguns são absolutamente necessários. E às vezes são a única maneira de fazer as coisas. Mas também acredito que há espaço para sermos incrivelmente mais eficientes nos perguntando essas três questões antes de cada uma.
1. Quem precisa estar aqui?
Dica: Provavelmente não tantas pessoas quanto você pensa. É fundamental estar consciente de quem você está pedindo para estar lá, para que você possa garantir que seja o mais produtivo e significativo possível para todas as partes. Ninguém deve sair pensando: "Bem, isso foi uma perda colossal do meu tempo".
Porque esse sentimento não é bom para o indivíduo, o grupo ou a empresa. Imagine todo o trabalho que poderia ser feito se você tivesse apenas quatro pessoas na sala, em vez de 10. Por um intervalo de tempo de 60 minutos, são mais seis horas que poderiam ser gastas fazendo o trabalho.
Por exemplo, digamos que você esteja debatendo sobre o novo logotipo da empresa. O designer gráfico está lá para garantir que ele entenda a visão. O diretor de branding está lá para ter certeza de que segue as diretrizes da empresa. Mas você precisa do gerente de RH porque coloca o logotipo em todas as vagas de emprego? Não. Quando estiver finalizado, você pode pedir a ela que mude o antigo para o novo. Por enquanto, deixe-a em paz - ela tem trabalho a fazer!
Se você não é o organizador, deve avaliar se sua presença é essencial ou não. Às vezes, os colegas de trabalho convidam você simplesmente porque acham que você quer estar lá. Mas você pode recusar se achar que é apropriado (ou seja, se você não tem ideia do que você pode contribuir ou se você está simplesmente ocupado).
Em situações como essa, eu digo algo como: “Olá, ai. Eu acho que será capaz de lidar com isso sozinha. Se há uma razão específica pela qual você gostaria que eu estivesse presente, me avise!
E depois aproveite essa hora livre e volte para a rotina.
2. Quais são os objetivos?
O que exatamente você está tentando realizar? Identificar os objetivos de antemão é crucial. Pode mantê-lo na tarefa e ajudar a moldar toda a conversa. Caso contrário, você pode sentar-se ali divagando por 45 minutos sobre como Leonard está sempre cantarolando a música-tema do Titanic . (Me recebe toda vez também. Nunca deixe ir, Jack!)
"Uma agenda eficaz define expectativas claras para o que precisa ocorrer antes e durante uma reunião", explica Roger Schwarz, autor de Smart Leaders, Smarter Teams: como você e sua equipe se descontrolam para obter resultados.
“Ele ajuda os membros da equipe a se preparar, aloca o tempo com sabedoria, coloca rapidamente todos no mesmo tópico e identifica quando a discussão está completa. Se ainda ocorrerem problemas durante a reunião, uma agenda bem projetada aumentará a capacidade da equipe de abordá-los com eficácia e rapidez ”, afirma Schwarz.
Talvez você queira que todos forneçam atualizações de status em projetos prioritários. Ou você precisa tomar uma decisão - hoje - sobre qual gerente de conta será atribuído a um novo e enorme cliente.
Descubra o seu destino e chegue lá. (E, também, é útil se você compartilhar seus planos com o restante dos participantes para que eles saibam o que esperar e se há algo que eles precisam fazer com antecedência.)
E aqui vai uma dica: Se você não pode responder com precisão um motivo para se encontrar, então por favor, pelo amor de todas as coisas de chocolate, cancele-o .
3. O que eu preciso preparar?
Um ex-colega meu costumava bloquear o tempo para se preparar para reuniões com outras pessoas, e eu sempre me perguntava por quê. E então, eu assisti a um grupo onde eu esqueci completamente o que tínhamos discutido da última vez e tive que fazer uma recapitulação, ou eu (embaraçosamente) não completei um item de ação. Em todos esses casos, acabamos tendo que dedicar mais tempo aos nossos cronogramas.
Para garantir que isso não aconteça, você precisa aparecer preparado. Talvez esteja revisando as notas da sessão da semana passada, então está fresco em sua mente. Ou, talvez, esteja fazendo uma lista de pontos de discussão e respostas que você precisa. Seja o que for, faça o tempo para fazê-lo. Vai pagar muito tempo.
Como exemplo, eu supervisiono o programa de educação de colegas do meu departamento e estou trabalhando duro para reformulá-lo. Em duas semanas, terei meu mano a mano com meu supervisor para discutir minhas propostas. Eu tenho recolhido o feedback dos alunos e compilado meus pensamentos, e o próximo passo é traçar a estrutura e o cronograma no papel.
Se eu me aproximar dela de mãos vazias, provavelmente gastaremos o tempo trocando ideias, o que não é necessariamente ruim , mas também não me ajuda a seguir em frente.
Eu prometo a você - eu gosto de trabalhar com pessoas. Mas um dos meus maiores problemas é ineficiência, especialmente quando é fácil prevenir. Se a sua agenda parece um pouco cheia demais, ou se toda vez que você se encontrar tiver flashbacks para esperar o sino tocar no ensino médio, talvez seja hora de dar um passo para trás e começar a se fazer essas perguntas.
E ei - se você tiver mais perguntas como essas que você mesmo se pergunta, deixe-me saber o que elas estão no Twitter!
