Como alguém que administra uma grande organização com dezenas de funcionários virtuais, vi meu quinhão de e-mails. E, como todas as outras coisas na vida, algumas mensagens são melhores que outras.
No mundo da correspondência por e-mail, “ugh” é provavelmente a última coisa que você quer que seu chefe diga ao ler sua mensagem. Então, que tipos de mensagens você deve evitar enviar, e como você pode torná-las melhores? Abaixo estão três exemplos principais.
1. E-mails de acompanhamento desnecessários
E-mails de acompanhamento vêm em todas as formas e formas, então o que torna um desnecessário? Se tudo o que a sua mensagem faz é pedir ao seu chefe para lhe enviar um email, isso se torna mais um incômodo do que uma correspondência importante.
Muitas pessoas enviam esses e-mails por paranóia de que fizeram algo errado ou perderam alguma coisa, mas posso dizer da perspectiva de um chefe que é agravante receber vários e-mails de acompanhamento quando alguém não me deu uma chance respirar.
Um exemplo: há muito tempo atrás, eu tinha uma funcionária que entraria em pânico se não respondesse aos e-mails em uma hora, pensando que isso significava que ela tinha feito algo errado (quando, na verdade, eu não tinha conseguido para o email dela). Eu posso pensar em um caso particular quando cheguei em casa de um longo dia para encontrar seis (sim, seis !) E-mails dela perguntando se eu tinha recebido sua mensagem.
Yikes
O que enviar em vez
Embora a maioria das pessoas não seja tão paranóica a ponto de enviar seis e-mails de acompanhamento em um dia, até mesmo um e-mail de acompanhamento inoportuno pode deixar seu chefe irritado.
A menos que o conteúdo do seu e-mail precise ser tratado hoje (nesse caso, você provavelmente deve falar com seu chefe pessoalmente em vez de e-mail), eu sugiro que você espere pelo menos 24 horas e envie o que eu gosto de chamar de faux follow -up ”.
Isso implica enviar o seu acompanhamento (“Apenas para verificar se você recebeu os relatórios trimestrais que lhe enviei há dois dias”), mas você também incluirá algum outro pedacinho de informações, seja uma pergunta sobre uma apresentação futura ou uma atualizar em um projeto atual ("Ah, e acabamos de receber os números mais recentes na conta X, e as vendas aumentaram 30%!"). Isso permite que você pergunte ao seu chefe de forma sorrateira ao mesmo tempo em que oferece a ele alguma informação que agregue algum valor, fazendo com que se sinta menos como se estivesse apenas incomodando ele ou ela.
2. E-mails com novas ideias
Eu absolutamente amo os membros entusiastas da equipe, mas algo que fica um pouco esmagador é quando os funcionários me enviam todas as suas novas idéias - em e-mails separados. Certa vez recebi 10 e-mails diferentes ao longo de 24 horas porque alguém da equipe de marketing atingiu um passo de inspiração e continuou me enviando novas ideias.
Embora ter tantas coisas novas para tentar fosse incrível, também era extremamente confuso tentar catalogar tudo e acompanhar cada e-mail e ideia que estava chegando. Mesmo quando apenas um e-mail aparece com novas ideias ou conceitos, é muito fácil perdê-lo no buraco negro que é minha caixa de entrada.
O que enviar em vez
Primeiramente, eu recomendaria esperar por um momento mais oportuno para trazer idéias. No caso do funcionário da equipe de marketing, eu teria esperado até a reunião do Hangout do Google que programamos na semana seguinte para trazer tudo isso para cima.
Se você não tem certeza de quando chegará a hora certa ou se o e-mail é a única opção por algum motivo, recomendo que você envie um e-mail ao seu chefe para dizer que tem novas ideias e gostaria de saber qual é a melhor maneira de compartilhar eles seriam. Se meu empregado tivesse me perguntado isso, eu teria dito a ela para me enviar um e-mail com um documento do Word preenchido com tudo o que ela queria. Teria sido muito mais simples e fácil de guardar para mais tarde. Seu chefe pode sugerir uma ligação rápida para falar com eles ou pedir que você armazene as ideias e envie-as por e-mail em um determinado dia da semana.
3. E-mails em que seu chefe é contratado por nenhuma razão
Qualquer profissional ficaria aborrecido por ser abordado em tópicos de e-mail que não fazem parte: ele apenas aumenta a pilha crescente de e-mails, e você acaba perdendo tempo lendo algo que provavelmente não precisa ser.
Do ponto de vista do funcionário, entendo: você quer ter certeza de que seu chefe sabe que você está fazendo o seu trabalho e que está tentando manter a linha de comunicação aberta. Mas na maioria das vezes, tudo isso realmente é entupir a caixa de entrada do seu chefe.
O que enviar em vez
A menos que o seu chefe precise estar no circuito, leve-o para fora da linha CC e, depois que a interação terminar, envie um breve resumo das informações relevantes que surgiram durante a conversa (“FYI, Company Y será destaque nessa história na data Z ”). Ele mantém seu gerente informado sobre o que está acontecendo, sem mantê-lo constantemente em loop enquanto você descobre os detalhes. Um e-mail definitivamente supera 42!
No geral, o nome do jogo ao enviar um e-mail ao seu chefe é simplificar suas mensagens e ser mais seletivo sobre o que você envia. Pode soar contra-intuitivo, mas se eu estou recebendo menos e-mails de um funcionário, mas todos eles são significativos, eu provavelmente acho que essa pessoa está fazendo um trabalho melhor do que alguém que eu ouço o tempo todo.
