A ferramenta número 1 do comércio para consultores é o PowerPoint. Apresentações - também conhecidas como “decks” - são usadas em quase todas as situações de consultoria, incluindo relatórios finais (sem documentos maciços do Word aqui), apresentações formais e documentos detalhados de análise.
E depois de criar algumas centenas (mil?) Deles no meu dia, eu aprendi algumas dicas pro para montar apresentações que são convincentes, convincentes e seriamente impressionantes. Experimente estas estratégias para o seu próximo PowerPoint para impressionar seus clientes - ou seu chefe.
1. Use o Princípio da Pirâmide
Antes mesmo de começar a construir sua apresentação, é importante pensar na estrutura. Uma vez que as apresentações são muitas vezes entregues a pessoas ocupadas com muito em mente, a comunicação nítida e concisa é extremamente importante. E se você não planejar sua estrutura geral de antemão, é improvável que sua apresentação conte a história fácil de entender que você quer.
O Princípio da Pirâmide é uma metodologia usada por muitas empresas de consultoria para orientar a comunicação estruturada. Essencialmente, uma boa apresentação de informações deve fluir de um resumo de nível superior para informações mais detalhadas - exatamente como a forma de uma pirâmide. Assim, o seu deck deve começar com a resposta ou recomendação primeiro, e depois seguir com argumentos e fatos de apoio: "Eu recomendo X e Y. A recomendação X é apoiada pelos fatos 1, 2 e 3 …"
Manter essa estrutura em mente é poderoso por alguns motivos. Primeiro, permite que você declare seus pontos ao público antes que eles comecem a fazer perguntas e os ajude a se concentrar no que é importante durante a apresentação. Mas também facilita a criação de sua apresentação, pois você não precisa reinventar a roda e se preocupar em como organizar melhor sua mensagem.
2. Suba no Trem da Tagline
Você provavelmente já usa títulos em suas apresentações do PowerPoint, mas sabia que também deveria usar slogans? Taglines são essencialmente “frases de tópico” que resumem a mensagem principal de cada slide em uma sentença. Geralmente colocados logo após o título, eles devem ajudar a comunicar sua história durante toda a apresentação e garantir que os leitores possam digerir rapidamente o conteúdo do slide.
Qual é a diferença entre um título e um slogan, você pergunta? Um título diz o que está no slide, enquanto um slogan explica o que aprender com o slide. Assim, um título pode estar nos moldes do "Resumo executivo" e um slogan pode ler: "Depois de realizar uma análise detalhada em toda a organização, identificamos cinco oportunidades principais que levam a uma economia potencial de aproximadamente US $ 100 milhões".
Quer saber se você está certo? Digitalize seus slides, olhando apenas para os slogans. Eles devem combinar uma história eficaz sobre o conteúdo que você está apresentando, sem deixar lacunas confusas.
3. Adicionar Slides do Apêndice
Você sabe (ou pelo menos eu espero que você) que manter seus slides simples e organizados é fundamental para fazer uma apresentação que as pessoas possam seguir. Mas, especialmente se você está explicando uma análise ou sabe que seu público realmente deseja que os dados façam backup de suas reivindicações, pode parecer que você precisa embalar seus slides com muitas informações para ser convincente.
Pare.
Mesmo que você saiba que precisa de toneladas de informações de suporte para o que está dizendo ao seu público ou antecipar perguntas sobre sua análise ou sobre o projeto, não sobrecarregue seus slides principais com tudo isso. Eu garanto que vai sobrecarregar o seu público, e eles não vão receber a mensagem final que você está tentando transmitir.
Em vez disso, incorpore os slides do apêndice ao final do seu baralho com todos os materiais de apoio que não se encaixam na narrativa da sua apresentação, mas isso pode ser útil. Elas podem incluir todo tipo de coisa - dados, depoimentos, mapas de processos, gráficos adicionais - qualquer coisa que possa ser útil para fazer o backup do que você está dizendo, mas que você não precisa necessariamente contar a história. Colocando-os no apêndice, você terá as informações para voltar, se as perguntas surgirem, mas o público não se envolver nos detalhes e perder a visão geral.
Combine essas dicas com o conselho de Alex Cavoulacos para criar lindos slides do PowerPoint, e você terá uma apresentação de nocautes em pouquíssimo tempo.
